Управление проектами
Шрифт:
Стиль управления, подходящий команде, зависит от этапа развития команды:
– на этапе формирования – это директивный стиль управления;
– на этапе приспособления – стиль влияния;
– на этапе нормализации – участвующий стиль;
– на этапе выполнения работ – передача полномочий.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения
• планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
• план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);
• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
• письменные и устные;
• вертикальные и горизонтальные.
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ, подразумевают
Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и ШгЪ-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.
Интегрированная информационная система управления проектами:
• объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту; обеспечивает хранение, сбор и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;
• создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;
• должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;
• должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;
• является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;
• является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.
Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:
• этапам проектного цикла;
• функциям;
• уровням управления.
Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.
На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.
Вопросы для самопроверки:
1. Кто является основными действующими лицами в проекте, используя схему обязанностей.
2. В чем заключается конфликт интересов участников проекта?
3. Дайте характеристику команде проекта.
4. Что такое “управление коммуникациями проекта”?
5. Какую роль в управлении проектами играют информационные технологии?
6. Что такое “интегрированные информационные системы поддержки принятия решений”? Дайте краткую характеристику.