Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
Шрифт:
В конце каждого рабочего дня приводите в порядок свой письменный стол: уберите с него бумаги по делам, которые вы уже уладили, или отложите их до следующего раза (поместив в подвесную картотеку, органайзер, четко надписанные бумагодержатели или папки). Насладитесь возникшим чувством того, что каждый документ, положенный на отведенное ему место, будет свидетельствовать в вашу пользу.
Определите, какой проект будет завтра самым важным, соберите необходимые бумаги и положите их на середину стола. Так вы обеспечите себе отличное деловое начало завтрашнего дня.
Электронная почта в повседневной
За последние несколько лет корреспонденция стала обрабатываться по-иному: как в офисах, так и в домашних условиях. Бумагу заменили компьютерные файлы, дни ожидания превратились в мгновенный обмен информацией. Процесс переписки упростился, но многие моменты стали вызывать большее нервное напряжение, чем раньше. В списке «портящих настроение вещей» электронная почта часто значится одним из первых номеров. Вот несколько советов, как правильно и продуктивно осуществлять обмен электронной корреспонденцией по рабочим вопросам.
В первую очередь вы должны избавиться от нежелательной рассылки рекламы, так называемого спама, ведь сегодня он составляет около 80% всей входящей корреспонденции. Вероятнее всего, фильтр для спама вам уже предоставлен вашим интернет-провайдером или почтовой программой. Фильтр имеется также и в новейшей версии Microsoft Outlook. С его помощью наиболее массовые варианты рекламных роликов опознаются по ключевым словам (например, «cheap viagra» или «sexually-explicit») и удаляются. Тем не менее люди, рассылающие спам, изобретают все новые и новые уловки, чтобы избежать фильтрации.
Более надежными являются программы, сразу же определяющие нежелательные сообщения по адресу отправителя. Но самой значительной и надежной программой по защите от спама является программа SpamNet, которая имеется пока только в английской редакции и стоит порядка 40 USD в год. В течение 30 дней к ней можно подключиться бесплатно (на сайте www.spamnet.com). Каждое входящее сообщение сопоставляется этой программой с имеющимся в ней «черным списком». Если все же «проскочило» подозрительное письмо, вы выделяете его и щелкаете мышью по клавише «Block» («Заблокировать»), которая устанавливается в вашей почте системой SpamNet. После этого данное сообщение перемещается в папку со спамом, а адрес отправителя заносится в «черный список». Кликнув мышью по клавише «Unblock» («Разблокировать»), вы сможете открыть себе доступ к нужному сообщению. Существует также бесплатная, хотя и не столь хитроумная программа, размещенная на сайте www.spamresearchcenter.com.
С помощью программ Outlook и Outlook Express входящие сообщения могут быть автоматически рассортированы по нужным папкам, пересланы или удалены. На некоторые сообщения программы могут даже ответить самостоятельно, применив заранее выбранный вами текст. А таким сервисом вы должны обязательно воспользоваться: проделав путь «Сервис»/«Правила для сообщений»/«Почта», вы найдете хорошо осведомленного помощника, который поможет вам наладить работу электронной почты.
Особенно эффективными окажутся автоматические функции Outlook и других почтовых программ, если вы попросите отправителей почты включать в строку «Тема сообщения» слово, которое будет служить паролем. Попросите, скажем, ваших друзей и родных заносить в эту строку при отправке вам сообщений слово «Личное». Благодаря соответствующей функции такие сообщения будут автоматически отправлены в папку с корреспонденцией личного характера. А если все ваши сотрудники поставят в данной строке название проекта, над которым вы работаете, то все сообщения
Если вы станете сразу же отвечать на каждое полученное письмо, то будете отвлекаться от работы и рабочий день получится сумбурным. Поступите так же, как и в случае с обычной почтой — выделите для просмотра электронной почты время в первой и во второй половине дня. Приучите ваших клиентов и коллег даже срочного ответа ожидать в течение получаса. Для этого обязательно установите у себя мелодию, извещающую вас о приходе каждого электронного сообщения. Эта мелодия изначально установлена на многих персональных компьютерах. Если у вас ее нет, то удалите галочку в меню «Сервис»/ «Параметры, общие»/ «Звуковое уведомление при получении новых сообщений» (внимание: затем сразу нажимайте не «ОК», а «Использовать по умолчанию» . Только после этого мелодия будет установлена).
Этот совет является, по мнению читателей наших ежемесячных Публикаций «как проще», самым эффективным. Начните ваш рабочий день не с просмотра электронной почты (ваша «реакция»), а с какого-нибудь неприятного, давно откладываемого трудного дела (ваша «акция»). Возьмите, как говорится, быка за рога, представив дело в виде больших букв «НН» («Неприятно» и «Не сделано»). Если вы одолеете эти «НН» или, по крайней мере, возьметесь за них, вы почувствуете большее удовольствие, чем после обычного просмотра ваших почтовых ящиков. Разберитесь с почтой позднее — желательно в то время, когда ваша работоспособность снизится и вы как раз «созреете» для такой, в общем-то, рутинной работы.
Работайте так, как будто отдыхаете!
На индивидуальный рабочий ритм могут влиять различные внешние факторы. Если, например, за окнами лето и все цветет и зеленеет, то становится значительно труднее сосредотачиваться на своих рабочих обязанностях. Поэтому мы хотим дать вам несколько рекомендаций, как даже в «нерабочее» время года работать эффективно и с энтузиазмом.
Если вас одолевает желание пойти прогуляться или полежать на солнышке — сделайте это! При любой возможности прервите работу и получите удовольствие, вобрав в себя солнечный свет и радость жизни! А затем вернитесь на рабочее место отдохнувшим и зарядившимся энергией. Эти прогулки не должны быть, разумеется, слишком длительными. Но в конце концов срабатывает правило: если, проведя час на свежем воздухе, вы три часа будете работать с полной отдачей, вы успеете гораздо больше, чем за четыре часа в офисе «на нервах».
Немножко фантазии — и часть работы можно выполнить на воздухе: обработать рукописи, написать доклады (с помощью ноутбука), сделать звонки (с мобильного или радиотелефона). Даже встречу можно назначить на скамье в парке, во дворе офиса или где-нибудь еще под открытым небом. Пусть ваша работа станет переносной!
Второй вариант — «перенести» природу в офис. Когда у вас нет возможности выйти на улицу, раскройте окно (если от этого не становится слишком шумно) или займитесь работой на балконе. Одевайтесь по-летнему, не забывайте побаловать себя какими-нибудь прохладительными напитками. Если и это невозможно, вы можете привнести летнее настроение в офис, поставив на стол букет живых цветов. Позвольте себе не один, а два часа прогулки в обед, скажем, по берегу реки, а после напряженной трудовой недели попробуйте взять лишний выходной день. Если вам звонят, заканчивайте разговор быстрее, чем обычно. Можно сослаться на то, что вас кто-нибудь ждет, да это и в самом деле так — вас ждет за окном лето!