Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
Шрифт:
Итак, разбейте порочный круг! Дайте себе команду: «Стоп, машина!» Найдите в своем ежедневнике один свободный день и пометьте его буквой «У» (уборка), так, как если бы это была важная встреча или неотложный визит к врачу, отнимающий целый день. Начинайте ваш «уборочный день» с утра, причем как можно раньше: быстро позавтракайте, не расслабляйтесь за чтением газет, не делайте звонков, не просматривайте обычную и электронную почту — никаких отвлекающих моментов, прямо к делу! Исключите все, что может вам помешать, и включите автоответчик. Сегодня — тот самый, единственный день. Не расстраивайтесь, что дела сегодня
Если ваши письменный стол и полки завалены бумажками, дисками, книгами и коробочками, то вашим первым шагом будет рассортировать их. Разместите предметы по «классам»: CD и CD-ROM — в стол, книги — вертикально на полку, журналы — в стопку, коробки с дискетами и другие громоздкие вещи — лучше всего в какой-нибудь ящик, который будет храниться вне офиса. Ощущение хаоса резко уменьшится, вам откроется путь к настоящему порядку.
Начать уборку письменного стола зачастую потому так трудно, что в поле вашего зрения попадают и другие захламленные места («А ведь полка выглядит еще хуже, чем стол»). Идея «как проще» в этом случае такова: перейдите на другое место! Возьмите большую коробку и сложите туда все, что находится на письменном столе, оставьте только настольную лампу, телефон и компьютер. Уйдите в другую комнату и поставьте ящик, например, у застеленной кровати или, если вы в офисе, у стола в конференц-зале. И уже там, так сказать, в нейтральной обстановке, сортируйте вещи. Вы заметите, что там это будет удаваться легче, так как вы сможете лучше от всего абстрагироваться.
Вот то, что вам понадобится для наведения порядка: 1 кг невозмутимости, 5 стаканов выдержки, 3 полных столовых ложки честности, 500 г усердия, одна щепотка юмора, CD-плеер с вашей любимой музыкой, пачка больших конвертов, пустые папки-скоросшиватели с достаточным количеством «кармашков», подставки различного типа (для папок, журналов, карандашей и прочее), несмываемый маркер, точилка для карандашей, пылесос, ведро с водой, щетка и губка, полотенце, огромное ведро для мусора, еще более внушительный контейнер для ненужных бумаг, а также 5 больших коробок с надписями: «Грязная посуда», «Переработанные бумажные отходы», «Обратно в нужную комнату», «Обратно отправителю» и «Пустые папки, коробки, скоросшиватели».
Одним из психологических препятствий для наведения порядка является «копание» в собственном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. Уясните для себя, что вы и окружающий вас мир прошли за это время определенное развитие и прошлое уже не так важно, как вам кажется. Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным больше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). Но поверьте — в целом, дела полугодичной давности, которые «нужно уладить», не стоят крупицы вашего внимания.
При уборке читайте в журналах, самое большее, содержание — чтение как таковое запрещается! Храните журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в «кармашках» папок.
Отвлекают внимание также многочисленные визитные карточки. Большинство можно выкинуть, оставьте только самые необходимые. Их лучше всего наклеить на специальные карточки фирмы Rolodex и рассортировать по адресам в перекидной картотеке. Можно также купить небольшой ящичек для карточек с алфавитной разметкой. Производите сортировку таким образом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, электронный адрес и номер телефона.
То, что при уборке попало в ящики с надписью «Обратно в нужную комнату» и «Уладить немедленно!», вы можете, не особенно напрягаясь, разобрать в ближайшие три дня. Избавьтесь от идеи-фикс, что давно откладывавшаяся работа должна быть доведена до конца с особым тщанием — ведь именно эта идея и породила хаос в вашем офисе! Перестройтесь на новый лад: «Убрал, и готово!»
Как навести порядок на длительное время
Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, — нет. Существует прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня «везде будет такой же хаос, как и прежде». Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным путем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе.
Переверните ваш письменный стол на бок! Превратите лежащие горизонтально кипы бумаг в вертикально стоящее содержимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в корзину для бумаг.
Избегайте создавать папку «Срочно!» Опыт показывает, что никто, как правило, в такую папку никогда не заглядывает. При наличии срочных дел годится только одна надпись: «Уладить!» И только если по каким-то уважительным причинам это не получается, вы делаете пометку в ежедневнике и кладете относящиеся к делу бумаги в соответствующую папку. Теперь на вашем письменном столе больше не громоздятся стопки бумаг по делам, которые должны быть «немедленно улажены», и не нарушают ваш радостный рабочий настрой.
Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь положить. Склонные к собирательству натуры знают, что имеется в виду: верхние панели принтера или сканера, места под креслом, за дверью, у шкафа, столик для гостей, маленькие подставки — все это рано или поздно будет «совсем ненадолго» завалено стопками документов первостепенной важности. Наведение порядка само по себе здесь мало поможет, поскольку эти места вскоре снова превратятся в вечные хранилища бумаг. Поэтому защищайте подобные, находящиеся «в опасности» места, ставя на них цветы или другие предметы, которые способствуют эстетике помещения и хорошему настроению.
А там, где это невозможно (орхидея на сканере выглядит уж чересчур претенциозно), примените тактику «позитивного отвлечения»: щедро пополняйте стойки, пустые папки, ящики стола и другие места, предназначенные для бумаг. Перехитрите сами себя, зная свои слабые стороны: люди, которые охотно собирают журнальные статьи, рекламные проспекты и другие (возможно, потребовавшиеся им лишь однажды) бумаги, так же охотно расставляют их по порядку — если, конечно, для этого есть привлекательное место. Но ни в коем случае не оставляйте контейнеры для хранения неподписанными! Подписывайте каждую папку, стойку или ящик, как только в них что-то появится! Кроме того, не следует наполнять контейнеры до отказа, надо всегда держать наготове один запасной. Ведь если папка окажется переполненной, вы засунете бумагу куда-нибудь «на время», и прежний бедлам вернется к вам снова!