Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Шрифт:
Также не позволяйте Спонсорам делать коммерческие рекламные презентации или управлять всем мероприятием на том основании, что их деньги составляют львиную долю бюджета. Да, это может быть верно, но специалист по организации мероприятий все же вы, и именно вы должны соблюдать баланс интересов, заботиться об участниках и воплощать запланированное. Если этого не сделать, мероприятие может превратиться в театр одного актера, что разрушит весь замысел и не удовлетворит ожидания участников. А если они будут разочарованы, то эффект от мероприятия будет негативным, что нанесет урон самому Спонсору. Постарайтесь мягко объяснить это Спонсорам, наиболее решительно вмешивающимся в процесс подготовки и управления мероприятием. Это в их же интересах.
Спонсорские привилегии
Что можно предложить Спонсорам? Финансовых Спонсоров
Подумайте, для чего спонсору вкладываться в ваше мероприятие. Составьте для себя таблицу принципов мотивации спонсоров и, делая предложение, старайтесь максимально подчеркнуть именно то, что, по вашему мнению, должно их заинтересовать.
Какие могут быть спонсоры?
Неплохой ход – придумать особую систему градаций для спонсоров. За основу деления могут быть взяты различные признаки.
В соответствии со статусом меняется размер спонсорского вложения.
Выбрав одну стратегию, старайтесь ей следовать. В случае необходимости вы сможете добавлять или сокращать количество спонсорских позиций (добавить, например, статус «специальный спонсор» или «бриллиантовый спонсор»).
Также будет хорошим тоном заявить, сколько именно спонсоров у вас приходится на ту или иную статусную позицию. Верхние позиции должны быть эксклюзивными (не должно быть пять генеральных или платиновых спонсоров – этим вы размываете ценность их статуса). Кроме того, указав, сколько спонсоров у вас может быть в той или иной категории, вы создаете некое ощущение ажиотажа (у нас будет только четыре бронзовых спонсора, три места уже заняты – торопитесь).
Спонсоров не должно быть слишком много, иначе мероприятие превратится в ярмарку, будет слишком много коммерческих презентаций и рекламы, Клиенты не будут удовлетворены. Кроме этого, среди слишком большого количества логотипов трудно будет разобрать хоть что-то (большое количество логотипов на обложке называют братской могилой).
Пример спонсорского предложения для финансовых спонсоров
Золотой спонсор
Став финансовым спонсором нашего мероприятия, вы получите следующие привилегии:
– возможность выступить с короткой приветственной речью на открытии конференции;
– пять представителей Спонсора участвуют в конференции бесплатно;
– 30-процентная скидка на плату за участие остальных представителей компании Спонсора и всех участников, пришедших по приглашению Спонсора;
– название и логотип Спонсора будут размещены и особо выделены на первой странице буклета конференции в печатной версии и в Интернете;
– Спонсор будет упомянут в рекламе и публикациях, связанных с мероприятием;
– логотип будет размещен и особо выделен на большом плакате на конференции;
– логотип будет размещен на обложке папки материалов участника конференции;
– двухстраничное описание компании будет включено в папку раздаточных материалов для участников конференции;
– возможность свободно распространять среди участников конференции информационные и рекламные материалы;
– эксклюзивная возможность бесплатно разместить выставочный стенд;
– возможность пригласить на прием 15 гостей.
Спонсорский взнос $XXXXXX.
Возможность стать Золотым спонсором будет предоставлена только двум компаниям.
Пример спонсорского предложения для информационного спонсора (медиапартнера)
Приглашаем вас поддержать мероприятие и выступить в статусе «Информационный спонсор».
Услуги, предоставляемые информационному спонсору:
– на материалах конференции, буклете и плакате-постере (в зале конференции позади докладчиков) будет размещен и выделен логотип компании;
– специальный знак или логотип будет также размещен на конвертах, в которых распространяются буклеты;
– мы разместим ваш баннер или логотип на сайте мероприятия;
– предоставим выставочное место в холле перед залом конференции.
Со
– разместить страничный рекламный модуль конференции в октябрьском и ноябрьском номерах журнала;
– в течение месяца перед мероприятием размещать наш баннер на главной странице сайта;
– осуществить две электронные рассылки по базе подписчиков сайта вашего издания.
Участие в качестве поддерживающей организации позволит вам привлечь внимание аудитории, состоящей из финансовых директоров, работников банков и инвестиционных фондов, что соответствует тематике вашего издания. Этот сектор один из наиболее динамичных и определенно должен представлять интерес для вас в качестве потенциальных Клиентов.
Если спонсор – вы
Если ваша компания спонсирует некое мероприятие, мои рекомендации будут связаны с изложенным выше.
Помните о своей мотивации и не давайте заменить то, что вам важно, на то, что проще организатору. После получения спонсорского предложения оцените, что вам важно и что не важно в спонсорском пакете. Откажитесь от ненужных услуг и смело торгуйтесь. Вы можете значительно сократить спонсорский взнос, если исключите привилегии, которыми и не собирались воспользоваться.
Основная ошибка спонсоров – в низкой требовательности и безынициативности по отношению к спонсируемому мероприятию. Постарайтесь выжать максимум из своего спонсорства – именно это ваша задача (а не выплата спонсорского взноса и ожидание того, что будет). Поддержав мероприятие, вы можете, вы должны (!) приложить максимум усилий, чтобы все лучшее, связанное с мероприятием, ассоциировалось именно с вами, вашей компанией.
Например, если вы спонсируете визит какого-то бизнес-гуру, пусть его книги обязательно продаются в вашем магазине, и не важно, что еще продает ваш магазин – продукты или лимузины. Просто теперь, если вы продаете лимузины, в течение месяца вы будете продавать и лимузины, и книги…. Пусть плакат этого гуру висит в вашей приемной, а работники рассказывают о нем всем своим знакомым, в барах и косметологических кабинетах. В результате все Клиенты будут четко связывать идеи, проповедуемые этим бизнес-гуру, с вашей компанией. Они автоматически поверят, что вы придерживаетесь невероятно высоких стандартов качества работы, являетесь очень инновационной компанией и т. д.
Или, предположим, вы получили спонсорское предложение от некоего фестиваля, в котором будут участвовать ваши потенциальные и уже существующие Клиенты. Как может выглядеть анализ спонсорского предложения, которое в итоге одобрено с 15-процентным сокращением спонсорского взноса, вы можете увидеть, изучив следующую таблицу.
Продолжение таблицы
Продолжение таблицы
Окончание таблицы
Конкуренты
Я предпочитаю следовать принципу «о конкурентах либо хорошо, либо ничего». Как о покойниках.
Поскольку в этом разделе я все же хотел поговорить о конкурентах, то тут будет только хорошее. Кого вы считаете своим конкурентом? Как мы говорили, event-менеджмент – это часть отрасли профессиональных услуг. В большинстве случаев в сфере профессиональных услуг организации, которые занимаются той же деятельностью, что и вы, при детальном рассмотрении не являются вашими настоящими Конкурентами. Такие компании скорее ваши коллеги. Часто достаточно просто цеховой согласованности, чтобы мероприятия не перекрывали сходные даты и не помешали друг другу.
Лев и пантера (притча)
Лев и пума одновременно пришли на водопой и тут же начали спорить, кто первый должен утолить свою жажду. Каждый решил, что скорее умрет, чем уступит свое право напиться первым. Вот-вот должна была разыграться жестокая схватка. Однако внезапно их нападки друг на друга прекратились: они увидели, что над ними кружит стая грифов, ожидающих смерти жертвы. Звери вмиг успокоились и пошли в разные стороны. Мысль о том, что и они могут стать чьей-то добычей, – это было все, что требовалось для прекращения их ссоры.