Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Шрифт:
Первые ряды были бы относительно пустыми, так как не все любят сидеть близко к экрану, на эти места докладчики обращают более пристальное внимание, нельзя вполголоса обсудить что-то с коллегами. Если придется выйти, все это увидят, что многих смущает.
И к началу мероприятия мы бы столкнулись с тем, что в середине зала есть свободные места, причем их может быть довольно много (рис. 29), а опоздавшие участники при этом стоят у задней стенки или в проходе у входа, так как стесняются во время выступления поднять 10–15 человек, чтобы пройти к свободному месту.
Парадоксальная, казалось бы, ситуация: есть места, но многие участники продолжают стоять, создавая неуютную атмосферу неорганизованности.
Я
Нумерацию мест в зале, как, например, в театре или кино, придумал Декарт. В его времена номеров у сидений не было и пришедшие раньше занимали те места, какие хотели. Неопределенность с местами вызывала ссоры и дуэли среди представителей аристократии. Декарт спас множество жизней…
Расчет необходимой площади помещения
Например, вы организуете корпоративный праздник. В концепции праздника предполагаются торжественный ужин, шоу-программа и танцы. Участники – около 100 человек.
Во время ужина и шоу-программы все участники будут сидеть за столиками. Для зоны питания необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров для банкетной рассадки. Для танцев также будет необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров свободной площади. Таким образом, общая площадь необходимого помещения составит 300 кв. метров (150 + 150).
Поскольку это не конкурс танцев, зная аудиторию, мы можем предположить, что вряд ли все гости станут танцевать одновременно – вероятно, танцы привлекут не более 80 % приглашенных. Мы делаем предположение, что не менее 30 кв. метров можно занять для сцены и другого оборудования.
Бронирование зала для мероприятия
Делать это нужно тоже загодя. Если вы хотите забронировать зал для проведения корпоративного праздника в последнюю рабочую пятницу этого года, то учтите, что уже в декабре и ноябре большинство лучших площадок будет занято.
Если же вы хотите забронировать первый рабочий вторник после Нового года, интересные для вас площадки почти наверняка будут свободны. Соответственно, нужно учитывать загрузку площадок в зависимости от времени проведения вашего мероприятия и стараться сделать бронь по возможности заранее. То же касается бронирования номеров в гостинице для участников мероприятия.
Что нужно сообщить при бронировании (пример запроса)
– Дата и продолжительность мероприятия.
– Время начала и конца мероприятия (дата заезда-выезда).
– Число участников.
– Примерная программа мероприятия (когда перерывы на чай-кофе, когда обед).
– Нужно ли будет обеспечить напитки и еду.
– Будет ли банкет или фуршет.
– Нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения.
– Какое оборудование будет использовано (возможно, вы его арендуете у владельца площадки, возможно, привезете свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет).
– Реквизиты компании-заказчика (то есть вашей).
– Контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон (то есть ваши).
В случае если речь идет о гостинице, при необходимости вы можете также спросить о визовой поддержке.
Оцените также, какие у вас есть особые требования к месту проведения и насколько выбранное место им соответствует.
Вот что надо узнать в первую очередь:
– наличие
– возможность доставки участников к месту проведения мероприятия;
– наличие парковки (и, возможно, парковщика);
– пропускная способность зала на вход и выход;
– доступность зала (насколько сложна планировка здания);
– легкость передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;
– наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки:
– услуг кейтеринга/ресторана для организации питания;
– услуг бизнес-центра (например, если понадобится срочно отправить факс, что-то ксерокопировать или воспользоваться Интернетом).
В случае необходимости пропишите эти условия в договоре, оговорите сроки платежей и другие условия.
Важное правило
Менеджер, отвечающий за мероприятие, обязательно, без всяких исключений, должен лично посмотреть зал, приехав на место. Дело в том, что в самом зале или на прилегающей территории могут обнаружиться особенности, которые не были указаны в описании, поскольку они не важны владельцам помещения. Но они могут быть принципиальными для организатора, который визуально примерит помещение именно для готовящегося мероприятия. У этого правила нет исключений.
Отмена бронирования
Учтите, что в некоторых случаях отмена бронирования предполагает с вашей стороны возмещение убытков владельцу площадки. Это связано с тем, что владелец выбранной вами площадки не старался продать ее кому-то другому, пока держал бронь. После отказа он либо не успеет ее продать на это время вообще, либо сможет сделать это на не самых выгодных для себя условиях.
Стоимость отмены бронирования будет возрастать по мере приближения даты мероприятия. Например, отмена за месяц до даты брони не предполагает штрафных санкций, за три недели до мероприятия в случае отмены необходимо будет внести 30 % от стоимости аренды, за одну неделю – 50 %, за три дня и менее – 100 % (то есть всю сумму аренды).
Тенты
Довольно часто мероприятия проводят во временных помещениях, которые строят специально для мероприятия. Речь идет о тентовых конструкциях.
Какие преимущества есть у проведения мероприятий под тентами?
Вы можете:
– обеспечить комфортные условия не только в городе, но и на природе: в парке, сквере – где угодно;
– построить помещение на несколько сотен или тысяч человек в любом городе на любой свободной площадке: на стадионе, площади, берегу озера;
– построить помещение под нужное количество человек и придать залам какие угодно формы.
Недостатки таких мероприятий заключаются в том, что их проведение обходится намного дороже, чем если бы они проходили в построенном помещении, а также в том, что на природе трудно обеспечить достаточный уровень комфорта и качественный звук.
Современные тентовые конструкции весьма совершенны: в них можно установить кондиционеры, настелить паркетные полы, сделать окна… Звуковые и световые решения, которые можно здесь себе позволить, невозможно осуществить в обычных помещениях.
Если ваше мероприятие происходит осенью, зимой или весной, не забудьте о тепловых пушках, чтобы быстро согреть помещение.
Строительство временных (тентовых) павильонов – это целая индустрия. Причем очень успешная и быстро развивающаяся.
Персонал
Как можно организовать вашу команду
Специфика рынка услуг (а особенно event-услуг) состоит в том, что очень многое зависит от персонала. Мероприятия делают люди. Если услуги прачечной или страховой компании потенциально можно получить довольно обезличенно, то в случае мероприятий услуга максимально персонифицирована. Event-проект без присутствия тех, кто его организует, не состоится. То есть фактически персонал – это принципиально ключевой и важный элемент мероприятия. Основной элемент.