Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Шрифт:
Данная рассадка оптимально подходит для проведения равноправных переговоров между примерно одинаковыми по численности группами.
Чтобы подчеркнуть иерархию во время переговоров или обсуждений, вы можете использовать Т-образную рассадку (рис. 20). В этом случае высокопоставленные участники или председатель могут сидеть во главе стола, перпендикулярно остальным участникам. Опять же участников можно посадить друг напротив друга, разделив по группам.
Такая
Соответственно руководители «принимающей» стороны сидят во главе стола.
U-образную рассадку (рис. 21) также можно использовать для переговоров, однако расположение столов предполагает возможность для докладчика/выступающего прохаживаться между ними.
Такое размещение удобно для проведения семинаров, презентаций, банкетов, так как докладчик/выступающий может максимально близко подойти к каждому участнику и поговорить лично.
Также при U-образной рассадке удобно разделить аудиторию на 1–3 подгруппы.
Обратите внимание, что, если ваш докладчик действительно будет ходить, вам потребуется радиомикрофон.
В зале стоят столики, вокруг которых сидят участники, – это вариант рассадки «Банкет» (см. рис. 22). Участники в основном общаются между собой, позволительно только очень короткое выступление от организаторов (часть аудитории все равно окажется в положении спиной к говорящему и будет чувствовать себя неловко).
Это своеобразный вариант небольших «круглых столов». Однако такая рассадка гораздо чаще используется либо для презентаций, либо для банкетов, то есть для употребления еды, а не для обсуждений.
Столики можно пронумеровать и так подобрать сидящих за ними, чтобы людям было интересно общаться между собой.
При рассадке «Кабаре» (рис. 23) часть столика, обращенная к сцене или трибуне, остается свободной. Благодаря этому возможно наблюдать за выступлением или шоу. Данная рассадка предполагает более неформальный стиль общения, так как на столах скорее всего со временем должны появиться закуски и напитки.
Тем не менее так можно посадить гостей и при проведении презентации и обсуждении небольшими группами.
«Фуршет» (рис. 24) предполагает, что участники не сидят, а свободно перемещаются по залу и общаются между собой. По залу расставлены высокие барные столики, чтобы можно было оставить бокал. Вокруг этих столов могут возникнуть группы, связанные какими-то интересами и обсуждающие общие вопросы.
Обычно где-то в углу у стены стоит барная стойка с напитками и линия столов с блюдами. Линия может стоять и посредине зала, чтобы участники подходили к ней с разных сторон.
Поскольку каждый участник предоставлен сам себе, предполагается неформальное общение, светские беседы. Задача организаторов – максимально облегчить общение, чтобы каждый участник находил собеседника
Необходимо, чтобы по залу курсировали люди, которые активно поддерживали бы беседу, знакомили и представляли друг другу гостей.
Заполняемость зала
Как-то раз один из наших Клиентов для проведения мероприятия выбрал зал – нечто вроде кинотеатра. В зале было около 150 посадочных мест, а ожидали мы от 120 до 170 участников. Другими словами, у нас либо не было свободных мест вообще, либо их оставалось 15–20 %.
Район, в котором должно было проходить мероприятие, обладал рядом уникальных достоинств, выбор этого места был оправдан. Как кинотеатр выбранный зал тоже был отличным. Но с точки зрения размещения посадочных мест для такого типа мероприятий помещение было просто кошмарным. Это был сплошной блок из стульев, один вход, проход справа от блока стульев и очень узкий проход слева, задний ряд примыкал вплотную к стене, то есть прохода сзади не было.
Это довольно экстремальный пример, который хорошо иллюстрирует, как внимательно надо подходить к проблеме размещения участников.
Вот как мы решили эту задачу.
Первые ряды были выделены для VIP-участников, на каждом месте лежал листок с именем участника. Таким образом, когда приходил человек, указанный в списке как VIP, его предупреждали, что для него зарезервировано место в начале зала, и он сам легко находил свое место. Так первые два ряда заполнились (рис. 25).
Также мы поставили человека с ленточкой от входа до ближайшего к президиуму свободного ряда. Ленточка ограждала задние ряды, участники не могли сами сесть, поэтому подходили к нашему сотруднику. Тот предлагал место в ближайшем ряду и по мере заполнения продвигался к последним. Новый ряд открывался для рассадки только тогда, когда предыдущий был полностью заполнен.
Если участники не хотели садиться на ближние ряды, они могли попить кофе в фойе и вернуться позже (рис. 26).
Второй и третий от конца ряды заполняли опоздавшие к началу участники, а самый последний занял наш сотрудник. На этот ряд мы просили никого не садиться (рис. 27).
Напомню, что последний ряд примыкал к стене и другого прохода сзади, кроме как через пустой последний ряд, не было. Если бы мы этого не сделали, то у участника из левой части зала, которому потребовалось срочно выйти, было бы два варианта:
– пройти перед президиумом во время выступления;
– попросить встать весь ряд, чтобы пройти к выходу.
Благодаря тому что мы оставили один ряд свободным, участники из левой части зала могли относительно спокойно выйти (попросив встать только одного нашего сотрудника).
Что случилось бы, если бы мы не следили за рассадкой?
Поскольку каждый справедливо думает в первую очередь о своем удобстве, то участники занимали бы места хаотически, но с некоторыми общими предпочтениями: популярностью пользовались бы места с краю у прохода и ближе к последним рядам. С этих мест удобнее тихо и незаметно выйти в случае, если выступления не очень интересные, если звонят по мобильному телефону или по другим срочным личным причинам. Кроме того, с этих мест видна вся аудитория, что воспринимается как более безопасная позиция (рис. 28).