Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров
Шрифт:
В рамках этой задачи необходимо выяснить, насколько организация компании облегчает или наоборот, затрудняет внедрение SAP. Полученная информация является важнейшим фактором управления изменениями. Оценка основных рисков проводится на трех уровнях:
• Руководство
• Команда
• Организация.
В каждом из этих случаев команда по управлению изменениями сначала создает инструменты для работы с той или иной группой сотрудников. На основе полученных данных составляется профиль рисков, который обсуждается на семинарах, где принимаются рекомендации по формированию программ обмена информацией и спонсорства, а также по другим аспектам управления изменениями.
Создание инструментов оценки рисков
Вначале необходимо оценить первичную поддержку внедрения SAP; в дальнейшем такие инструменты можно использовать для обнаружения неблагоприятных факторов, влияющих на управление проектом.
В системе SAP предусмотрены подробные указания для оценки рисков, которые необходимо использовать при создании инструментов оценки рисков в конкретной компании.
Управление инструментами оценки рисков
Инструменты оценки рисков позволяют команде по изменениям идентифицировать связанные с предстоящими изменениями риски, понять потенциальные последствия и найти возможность применения упреждающих мер.
При управлении оценками организационных рисков, команда по изменениям обращает внимание на приведенные ниже группы в указанном хронологическом порядке:
• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность значительно изменятся уже в процессе внедрения SAP
• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность значительно изменятся в результате внедрения SAP
• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность зависят от работы первых двух групп.
Создание профиля рисков
Необходимо создать один профиль рисков, общий для всех уровней, на котором проводится оценка рисков: руководство, команда и организация в целом (см. раздел «Управление рисками в проекте SAP» в главе 10).
Проведение семинаров по рискам
Семинары по рискам являются плодородной почвой для разработки стратегий устранения обнаруженных негативных тенденций и рисков, а также определения сроков и распределения ответственности за принимаемые меры.
Использование результатов семинаров по рискам
На семинарах принимаются решения по мерам, направленным на устранение выявленных рисков: в дальнейшем эффективность принятых мер отслеживается и оценивается.
Необходимо отметить, что оценка рисков — это не единовременное мероприятие, а постоянный процесс. И во время внедрения, и после его завершения необходимо производить регулярную оценку рисков и принимать соответствующие меры.
Уверенное управление проектами — это ключевой элемент всеобъемлющей программы изменений в организации. Команде лидеров необходимо выявить как позитивные, так и негативные факторы, которые влияют на успешное выполнение проекта: причем базовая оценка рисков в среде команды лидеров особенно важна для процесса спонсорства. Спонсор-организатор — это один из старших менеджеров, инициатор перемен на предприятии, который активно и коммуникативно формирует поддержку проекта на всех уровнях компании и удерживает движущую силу проекта на должном уровне. Инструменты оценки рисков в среде команды лидеров позволяют команде по изменениям добиться выполнения следующих задач:
• Измерить риски, связанные с предстоящим внедрением SAP.
• Понять возможные последствия этих рисков для проекта внедрения SAP.
• Разработать меры по минимизации этих рисков.
Команда по внедрению изменений должна тесно сотрудничать со спонсорами проекта и сотрудниками, ответственными за распространение информации, чтобы своевременно принимать меры по устранению негативных тенденций
Если весь персонал ясно понимает, что компания твердо поставила себе цель внедрить SAP R/3 и последовательно двигается к этой цели, это понимание является крайне важным фактором создания благоприятных условий для успешного завершения проекта.
Для обмена информацией о статусе проекта и других связанных с проектом аспектов деятельности организации необходимо создать структуру обмена информацией; при этом следует учитывать последние результаты оценки рисков, чтобы устранить связанные с внедрением SAP опасения сотрудников и удовлетворить их потребность в информации как на индивидуальном уровне, так и в масштабе всей организации. Этого можно добиться как через непосредственный обмен информацией — например, во время общения со спонсорами, так и посредством активного вовлечения сотрудников в такие связанные с проектом мероприятия, как оценка рисков или собрания рабочих команд.
Для выполнения этой задачи необходимо назначить координатора — сотрудника, ответственного за коммуникации и распространение информации, причем этот сотрудник должен работать в связке и с командой управления проектом, и с ключевыми спонсорами, чтобы оптимизировать содержание и пути распространения информации в зависимости от аудитории, критичности этапа проекта и статуса проекта в целом. Также важно следить за тем, чтобы информация о внедрении SAP варьировалась в зависимости от особенностей того или иного подразделения компании, описывая будущие перемены в должностях, необходимых профессиональных навыках, ответственности и прочих норм. Подстройка распространяемой информации на уровне организационной единицы также предоставляет возможность получить поддержку менеджеров этого уровня. Эффективность стратегии обмена информацией можно проверить следующими способами:
• Неофициальная обратная связь от естественных, неформальных лидеров коллектива
• Официальная обратная связь, осуществляемая посредством регулярной оценки рисков, во время которой ставятся специальные вопросы, касающиеся обмена информацией о проекте.
Эта задача заключается в формировании команды развития навыков, организации и распределении ресурсов и усилий по проекту SAP, компилировании перечня необходимого практического опыта, анализа пробелов в навыках, оценке связанных с обучением потребностей, организации логистики и содержания программы обучения и развития навыков. В этот круг лиц входят члены основной и дополнительных команд проекта, в том числе топ-менеджеры компании, спонсоры на уровне проекта и на уровне отдельных участков, члены различных команд, консультанты SAP, ответственные работники среднего уровня, менеджеры, руководители групп и сотрудники. Существуют следующие типы необходимого обучения для участников проекта:
• Обучение, связанное с эффектом от внедрения SAP
• Обучение, связанное с бизнес-процессами
• Техническое и функциональное обучение SAP
• Обучение навыкам работы с SAP.
Команда по развитию навыков должна решить следующие вопросы:
• Содержание обучения — например, прототипы, IDES, индивидуальное обучение, семинары, разбор отдельных случаев, тестирование R/3, клиент «Обеспечения качества» (Quality Assurance, QA).
• Механизм достижения различных уровней навыков — обучение инструкторами или компьютерное обучение (Computer-Based Training programs, СВТ).