Чтение онлайн

на главную

Жанры

Введение в управление проектами внедрения ERP-систем
Шрифт:

? инструментарий для мониторинга системы, сбор статистики для анализа факторов, влияющих на быстродействие, аудит работы пользователей;

? возможность и инструментарий доработки функционала;

? разграничение прав доступа к данным и функциям;

? интеграция с существующими системами;

? наличие материалов для обучения пользователей и понятный интерфейс для их работы, предъявление низких требований к уровню квалификации пользователей;

? стоимость приобретения и владения ERP-системой;

? наличие проверенной методики внедрения (тиражирование готового решения).

Требования разделяются на функциональные и нефункциональные. Разница между ними простая: нефункциональные требования – это требования к характеристикам

системы, а не к ее функциям. Функциональные требования отвечают на вопрос: «Что должна делать система?»

Критерии, которых нужно придерживаться при формулировании требований к КИС:

? полнота описания;

? правильность, точность и недвусмысленность формулировок;

? осуществимость (можно сделать в принципе);

? необходимость (только нужное, без лишних фантазий: «а давайте еще попросим…»);

? приоритет;

? проверяемость.

Формальное описание требований должно исключать использование «туманных» формулировок: «прозрачный», «гибкий», «быстрый», «приемлемый» и т. п. Проверяемость таких требований потребует указания четких критериев ожидаемых метрик. Иначе всегда можно не принять такую систему: «Получилось не прозрачно, не гибко и с неприемлемым временем работы». И нужно пойти и все переделать. Если уже понятно, что ожидается от системы, это нужно четко формулировать: «Отчет должен выводить такие-то аналитические разрезы и строиться не более 3 минут за месячный период по всем организациям». Впрочем, на начальном этапе сбора списка требований от заинтересованных сотрудников подойдут любые формулировки, они впоследствии будут уточняться и войдут в технические задания уже конкретными и формальными, иначе их просто нельзя будет сделать (программисту и настройщику системы сложно оперировать абстрактными понятиями).

Можно разделить требования к системе на три уровня:

? Есть глобальные цели автоматизации, которые, как правило, озвучивают спонсоры проекта (собственники бизнеса). Это что-то типа: повысить производительность/оборачиваемость, сократить запасы/издержки и т. д.

? Есть задачи линейных руководителей (снабжение, производство и т. д.), как правило, это какие-то функциональные блоки, глобальные консолидированные отчеты, доп. аналитика.

? Требования рядовых пользователей: интерфейсы, кнопки, отчеты, печатные формы, конкретные рабочие места.

При выборе системы крайне важно понимать цели и задачи руководителей, а детальные требования будут сформулированы уже на уровне ТЗ. К сожалению, часто встречаются предпроектные обследования или ТЗ, где большое внимание уделено мелочам («в системе необходима возможность вести справочник номенклатуры») и нет ключевых целей и задач самого проекта и системы автоматизации.

Сводный список требований должны составлять понимающие в вопросах автоматизации и бизнес-процессах компаний специалисты. Такого ответственного нужно еще найти. Возможно, что среди сотрудников компании его нет вовсе и нужно нанимать или привлекать внешних специалистов.

На практике встречается: поручить просто секретарю собрать все требования к системе по электронной почте со всех отделов в единый файл, без дополнительного анализа и формализации специалистом. Такие требования будут носить разрозненный характер, кто-то опишет свои потребности в автоматизации подробно, кто-то только «больные места» сегодняшнего дня. В любом случае в таких письмах будет не формализованное описание для передачи третьей стороне (участникам тендера по выбору ERP-системы), а описание для внутренних нужд, исходя из понимания реалий бизнеса и бизнес-процессов отделов в частности. То есть еще не факт, что такие описания даже в соседнем отделе поймут, если отделы достаточно независимы и, например, в холдинге это разные бизнес-единицы со своими юридическими лицами и удаленными офисами. А ожидается, что список требований поймут потенциальные исполнители будущего проекта внедрения. Собранную информацию (пусть и с помощью секретаря, которая всех знает и у всех все запросит) нужно переработать

и формально описать в сводный список для передачи третьим лицам для организации тендера. При этом нужно сохранить информацию об изначальном авторе требования (не для передаче третьей стороне, а для внутренних нужд): это понадобится для последующих уточнений по требованию от исполнителей или согласования отмены либо переформулировки требования в процессе его анализа.

Полноценный и формально описанный список функциональных требований, если самостоятельно получить его до начала тендера сложно, можно составить уже в процессе, привлекая для этого внешних консультантов, участников этого тендера. При этом хоть в каком-то сводном виде для начала работ по уточнению и анализу его получить нужно.

2.2.Тендер и участие в нем

2.2.1.Со стороны заказчика

Ну что же, решение о том, что компании нужна ERP-система, принято, начинаем выбирать саму систему и исполнителей для проекта внедрения.

В первой главе рассматривалось заблуждение, что можно ограничиться только самой системой и она запустится «как-то так, сама». Исходим из того, что понимание возможных вариантов ERP-систем, бюджетов и стоимости владения у компании уже есть (какие-то сотрудники представляют, что это такое). Либо такого понимания нет, и его как раз нужно выработать в процессе выбора системы.

Второй случай (нет понимания) нужно приводить к первому. Для этого нанять в штат специалиста, который понимает в автоматизации компаний, – это будущий руководитель проекта внедрения со стороны заказчика, а впоследствии руководитель группы поддержки и развития системы в компании. Вся группа, впрочем, может быть из одного этого специалиста или разрастись до целого отдела. Можно выбрать специалиста с целевыми компетенциями из текущих сотрудников и предложить сменить вид деятельности, карьеру и занять такую интересную вакантную должность. Но нужно учесть, что этот специалист должен иметь опыт или профильное образование для соответствия задачам внедрения проекта автоматизации. Итак, с помощью Интернета, знакомых коллег из других компаний отрасли получено первичное представление о мире ERP-систем: какие системы бывают, кто основные игроки на рынке (кто их производит, кто внедряет). Например, по 1С: ERP много информации предоставлено в открытом доступе на официальном сайте продуктаСоставляется шорт-лист систем и их потенциальных поставщиков. Компании, туда попавшие, могут быть как крупными, известными на рынке, так и мелкими, но по рекомендации знакомых.

Забегая вперед, отметим, что размер компании на проект внедрения влияет слабо: внедряют конкретные специалисты. Команда небольшой компании может оказаться сильнее, чем команда крупной компании, где проекты поставлены на поток и для комплектации команд в бой могут пойти стажеры с горящими глазами, но без соответствующей квалификации.

Далее нужно составить документ (несколько документов) из серии RFx:

? RFI – запрос информации (англ. Request For Information);

? RFP – запрос на предложение (англ. Request For Proposal);

? RFQ – запрос о цене (разрабатываемой системы) (англ. Request For Quotation).

Можно свести все в единый документ или один документ и таблицу приложения к нему. Получаем на выходе документ или письмо, который публикуется на сайте или рассылается по заинтересованным компаниям – поставщикам услуг.

Цель документа – собрать письменную информацию о возможностях различных поставщиков. Как правило, запрос предполагает заполнение таблички опросника в определенном формате, благодаря чему ответы от разных поставщиков по шаблону могут использоваться для сравнения информации. RFI редко является заключительным этапом, часто используется в комбинации с запросом предложения (RFP) и запросом цены (RFQ).

Поделиться:
Популярные книги

Секси дед или Ищу свою бабулю

Юнина Наталья
Любовные романы:
современные любовные романы
7.33
рейтинг книги
Секси дед или Ищу свою бабулю

An ordinary sex life

Астердис
Любовные романы:
современные любовные романы
love action
5.00
рейтинг книги
An ordinary sex life

Золушка вне правил

Шах Ольга
Любовные романы:
любовно-фантастические романы
6.83
рейтинг книги
Золушка вне правил

Большая Гонка

Кораблев Родион
16. Другая сторона
Фантастика:
боевая фантастика
попаданцы
рпг
5.00
рейтинг книги
Большая Гонка

Курсант: назад в СССР 2

Дамиров Рафаэль
2. Курсант
Фантастика:
попаданцы
альтернативная история
6.33
рейтинг книги
Курсант: назад в СССР 2

Идеальный мир для Лекаря 4

Сапфир Олег
4. Лекарь
Фантастика:
фэнтези
юмористическая фантастика
аниме
5.00
рейтинг книги
Идеальный мир для Лекаря 4

Гром над Империей. Часть 2

Машуков Тимур
6. Гром над миром
Фантастика:
фэнтези
попаданцы
5.25
рейтинг книги
Гром над Империей. Часть 2

Я – Орк. Том 3

Лисицин Евгений
3. Я — Орк
Фантастика:
юмористическое фэнтези
попаданцы
5.00
рейтинг книги
Я – Орк. Том 3

Измена. Свадьба дракона

Белова Екатерина
Любовные романы:
любовно-фантастические романы
эро литература
5.00
рейтинг книги
Измена. Свадьба дракона

Идеальный мир для Социопата 4

Сапфир Олег
4. Социопат
Фантастика:
боевая фантастика
6.82
рейтинг книги
Идеальный мир для Социопата 4

Жена со скидкой, или Случайный брак

Ардова Алиса
Любовные романы:
любовно-фантастические романы
8.15
рейтинг книги
Жена со скидкой, или Случайный брак

Мастер...

Чащин Валерий
1. Мастер
Фантастика:
героическая фантастика
попаданцы
аниме
6.50
рейтинг книги
Мастер...

Виконт. Книга 2. Обретение силы

Юллем Евгений
2. Псевдоним `Испанец`
Фантастика:
боевая фантастика
попаданцы
рпг
7.10
рейтинг книги
Виконт. Книга 2. Обретение силы

Отмороженный 7.0

Гарцевич Евгений Александрович
7. Отмороженный
Фантастика:
рпг
аниме
5.00
рейтинг книги
Отмороженный 7.0