Введение в управление проектами внедрения ERP-систем
Шрифт:
? для внутренних нужд (конкретные бизнес-преимущества для работы компании);
? для внешнего мира (аудиторы, информация для роста акций на бирже и для инвесторов за счет уверенности, что в компании с такой замечательной системой «все будет хорошо»).
Первая группа причин внедрения ERP представляет интерес для бизнеса, так как дает реальный (монетизируемый) эффект: замедляет рост расходов на ФОТ персонала (замедляет рост числа сотрудников, т. к. они справляются с большим потоком за счет автоматизации), минимизирует запасы на складе (и аренду площадей), управляет кассовыми разрывами (минимизация привлечения кредитов и займов за счет управления
Еще важный момент сегодняшнего дня – это вхождение в нашу жизнь и работу современных ИТ-технологий: на рабочем месте сотрудника уже может не быть персонального компьютера, вся работа идет через смартфон или планшет, «на ногах» (когда сотрудник в разъездах, а не сидит в офисе). Система должна обеспечивать доступ к корпоративным ресурсам и комфортную работу с таких мобильных устройств. Современные ERP-системы, и 1C: ERP в частности, такое позволяют.
Иногда даже один какой-то пункт и его экономический эффект окупает многолетнее внедрение ERP-системы. А если польз несколько – совсем хорошо!
1.4.Затраты на владение системой (стоимость эксплуатации)
Чтобы закрыть вопрос о понятии «ERP» и перейти наконец-то к основной теме проектов внедрения, нужно рассмотреть еще немаловажные финансовые вопросы затрат на владение системой такого класса.
TCO (англ. Total Cost of Ownership) – это совокупная стоимость владения, общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала владения до момента выхода из состояния владения.
Для начала нужно убрать заблуждение, которое реально встречается в тех компаниях, что хотят перейти на ERP-систему: «Вот мы сейчас все это внедрим (пусть и дорого) – и будет нам хорошо, одна сплошная прибыль и окупаемость затрат на внедрение».
Если понимание, что сама система имеет цену, а работы по ее пусконаладке как услуги тоже что-то стоят, есть, то вот что с этой системой происходит дальше – понимания часто нет.
Но бывает и такое, совсем парадоксальное: автор лично был свидетелем ситуации, когда компания покупала систему для автоматизации бизнес-процессов документооборота и управления финансами и эта система лежала в красивой коробке почти год. При этом по договору о продаже системы были какие-то часы на демонстрацию ее работы, но на компьютере, где это показывали, переустановили операционную систему, а сотрудник, кому показывали, уволился. И на балансе бухучета числился этот «актив», по сути являясь балластом. Бизнес-процессы так и шли через бумажки, стикеры (кому отдать, что сделать) и электронную почту.
Важно понимать, что делать с приобретаемой КИС (при внедрении) и потом (при использовании). Собственно, об этом в книге речь и идет: цель – убрать такие пробелы в понимании, в том числе у тех, кому внедряют ERP-систему.
Как и из чего формируется стоимость проекта внедрения, будет подробно рассматриваться в главе «Как оценить срок и бюджет проекта». Но там рассмотрение будет со стороны управления проектами, то есть для внедренцев. А для потребителя что?
Прикинем состав затрат на приобретение и запуск системы в работу:
? стоимость «коробочной» версии ERP;
? стоимость лицензий на одно рабочее место;
? стоимость лицензий на сервер;
? стоимость сервера системы управления базами данных (СУБД). Это ПО от сторонних поставщиков. Там своя лицензионная политика: на пользователей, на ядра процессора;
? стоимость аппаратного сервера (нескольких серверов), куда все будет устанавливаться. Возможно, нужен не один, а несколько серверов с объединением в кластер, либо настройки идут через виртуальные машины на очень мощном едином сервере;
? серверные операционные системы для серверов;
? системы резервного копирования;
? услуги по пусконаладке серверов и встраиванию их в сетевую инфраструктуру компании;
? квадратные метры помещения для размещения аппаратуры, вентиляция, аккумуляторные блоки для бесперебойной работы серверов в режиме 24/7;
? затраты на организацию системы удаленного доступа к системе;
? консалтинговые услуги проекта внедрения ERP-системы;
? зарплата сотрудников, задействованных частично или полностью на проекте внедрения со стороны заказчика (включая сотрудников, отвлекаемых от основной работы на время обучения новой системе);
? обновление или приобретение новых компьютеров и/или мониторов для рабочих мест сотрудников – будущих пользователей. Это часто не учитывается, а между тем текущий парк персональных компьютеров может не позволить комфортно работать в новой системе (скорость работы, разрешение экрана). А если пользователей много, то и бюджет обновления будет значительным.
Сегодня ERP-системы поставляются в электронном формате, документация также доступна через Интернет, что позволяет поставщику поддерживать документацию и систему всегда в актуальном состоянии, регулярно публиковать обновления для системы.
Но некоторые покупатели, которые ожидают что-то материальное после приобретения ERP-системы, что можно подержать в руках, могут восклицать: «Где все? Мы же заплатили деньги, где система? А нам какую-то ссылку на сайт прислали!»
Рис. 1.4. Коробка с системой и документацией 1С: ERP
Для таких клиентов фирма «1С» дополнительно к электронной поставке может предоставить физическую картонную коробку – там диски и документация. Коробка с 1C: ERP весит очень прилично и, прямо скажем, «внушает». Это снимает дискомфорт от нематериальной сути приобретаемой ERP-системы.
Рассмотрим отдельно важную статью расходов – на системы резервного копирования.
Очень хочется прокомментировать ситуацию с резервным копированием известной в ИТ-кругах поговоркой: «Есть те, кто еще не делает резервные копии, и есть те, кто уже делает!» Совет: не нужно дожидаться этого «уже»!
Это важный пункт в перечне дел для внедрения, и нужно сразу настраивать создание резервных копий базы данных, т. к. ценность ее перекроет все затраты. Частота бэкапов должна быть разумной, как и глубина хранения версий. Даже откат базы на один день назад – это потеря сотен человеко-часов работы сотрудников и потерянные полдня-день на восстановление. А неделя, а вся база за годы?