Выдающийся руководитель. Как обеспечить бизнес-прорыв и вывести компанию в лидеры отрасли
Шрифт:
Что мы подразумеваем под обратной связью? Это обстоятельный разбор результатов работы подчиненного: вот что мы от тебя ожидали, вот что получили по факту, вот что хорошо, вот в чем состоит несоответствие, давай подумаем, что следует предпринять, чтобы устранить несоответствия.
Почему важна обратная связь? Во-первых, при ее отсутствии люди могут воображать себе все что угодно. Например, согласно американским исследованиям, 80 % жителей США верят, что входят в 10 % самых атлетически развитых людей среди своей возрастной группы. Точно так же ваши не самые лучшие работники, не получая обратной связи от руководителя, могут вообразить, что работают очень хорошо и профессионально. Сильные сотрудники могут думать, что работают плохо. И как те, так и другие, могут чувствовать, что никому в компании нет дела до их работы. Чтобы избежать
Предоставляйте обратную связь регулярно, детально разъясняйте сотруднику позитивные и негативные моменты в его работе
Только в этом случае обратная связь будет действительно эффективной. Проводите аттестационные встречи ежегодно или раз в полгода, индивидуальные встречи – ежемесячно, внеплановые – по мере необходимости. Ведь часто руководитель боится ругать подчиненного, молча накапливая недовольство на протяжении длительного времени, ожидая, что он сам поймет и исправится. Но наступает критический момент, руководитель взрывается, не в силах дальше терпеть плохую работу подчиненного, и вспоминает нерадивому сотруднику все, что накопилось за все время его работы: что было сделано не так, не вовремя, не в бюджете. Такое поведение чревато двумя проблемами. Во-первых, вы оттягиваете момент, когда подчиненный может улучшить свою работу, не предоставляя своевременную отрицательную оценку результатов его работы. Во-вторых, сотрудник, выслушивающий этот поток негатива, не в состоянии воспринимать информацию конструктивно, ему кажется, что шеф просто «встал не с той ноги», ведь если он так плохо работал, почему же ему раньше об этом не говорили. Ежегодный разбор проделанной работы должен быть всего лишь заключающим, в череде подобных разборов проделанной работы на ежемесячной основе – так сказать, разбор результатов предыдущих разборов. Инвестируя время в подчиненного, руководитель разом и учит и обнаруживает, где нужно обучение в будущем.
Обратная связь сотруднику необходима:
1. По выполнению целей, планов, задач;
2. Предоставленным отчетам;
3. Текущей деятельности;
4. Предложениям сотрудника;
5. Соблюдению стандартов, следованию ценностям, принципам и происходящему в компании.
Рассмотрим эти ситуации более детально.
Обратная связь по выполнению целей, планов, задач. Здесь есть несколько вариантов.
Вариант первый – согласование. Когда предоставленный сотрудником план по достижению поставленных перед ним целей полностью вас устраивает, сообщите ему об этом и обсудите детали. Узнайте, как он собирается обеспечить достижение целей.
Вариант второй. Если представленный план требует корректировки, руководителю необходимо:
• четко объяснить сотруднику, что нужно изменить или доработать (формулировку целей или результатов, шаги по их достижению, их приоритетность, сроки выполнения и т. п.);
• обсудить вопросы, которые вызывают затруднения у сотрудника, и задать ему верное направление «куда копать»;
• согласовать с сотрудником срок предоставления откорректированного плана.
Вариант третий – контроль выполнения планов. Одной из обязанностей руководителя является контроль выполнения сотрудниками установленных планов, достижения целей и выполнения задач с такой периодичностью, на которую установлены цели и задачи (еженедельные планы необходимо обсуждать каждую неделю, ежемесячные – каждый месяц и т. д.).
Обратная связь по предоставленным отчетам сотрудника. Задача руководителя – не превратить отчетность в бессмысленную бюрократическую процедуру, когда
• для начала отметьте успехи сотрудника – что на протяжении отчетного периода было сделано на должном уровне;
• конкретизируйте, что вас не устраивает, например невыполнение норматива по встречам с клиентами, почему и что нужно исправить, каковы по вашему мнению причины невыполнения планов (неправильно расставлены приоритеты; не соблюдены сроки; некачественная работа; недостаточный уровень инициативы или ответственности и т. д.);
• обсудите с сотрудником причины невыполнения (ненадлежащего выполнения) задания, что в прошлых периодах способствовало выполнению;
• выясните, какие шаги намерен предпринять сотрудник в будущем, чтобы избежать подобных ситуаций;
• помогите сотруднику расставить приоритеты.
Работа с отчетностью – одна из задач руководителя, на которую необходимо выделять время в обязательном порядке. Вы можете быть невероятно заняты, но если вы никак не отреагируете на отчет сотрудника, он решит, что вся эта отчетность – никому не нужный формализм. Возможно, некоторые из отчетов действительно не важны и если вы никогда их не смотрите – упраздните их.
Обратная связь по текущей деятельности сотрудника. Это наиболее часто используемый вид обратной связи – фактически он имеет место каждый раз, когда руководитель принимает работу у сотрудника. Цели обратной связи по текущей деятельности:
• оценить работу подчиненного;
• указать на то, что выполнено должным образом, и подчеркнуть необходимость действовать так же в дальнейшем;
• указать на недостатки, обсудить способы их устранения;
• дать понять сотруднику, что его работа является значимой для компании, таким образом повышая его мотивацию.
На таком разборе результатов текущей деятельности руководитель и подчиненный вырабатывают план, как подчиненному улучшить – или улучшить в еще большей степени – свою работу. Этот план может включать и специальные проекты, и помощь наставника там, где подчиненный откровенно слаб, и организация обучения какому-то направлению, если у сотрудника явный недостаток знаний и навыков.
Обратная связь по предложениям сотрудника. Когда сотрудник вносит руководителю какие-либо предложения по улучшению работы (коллектива, подразделения или компании в целом), очень важно поощрить такую инициативу, независимо от того, будет ли такое предложение принято или внедрено. Например, сотрудники внесли предложение по улучшению системы мотивации в виде оплаты по результату и ждали, когда это предложение будет внедрено в работу компании. Для этого разработали документ, который «гулял» по кабинетам и спустя месяц согласований со всеми службами попал к руководителю. Прошел еще месяц, а обратной связи от руководителя не было. По компании начали распространятся недовольство, слухи и домыслы, якобы никому ничего не нужно, так как не поддерживаются никакие инициативы. Даже если вы не выработали для себя решение внедрять или не внедрять инициативу, предложенную вашими людьми, дайте обратную связь – проведите совещание с объяснением, почему данное предложения невозможно принять в настоящее время. Если этого не сделать, активность и инициативность людей в дальнейшем будет сведена к нулю.
Поэтому если вы хотите получать инновационные предложения от сотрудников, то по каждому из полученных предложений обязательно предоставляйте обратную связь. Приложите максимум усилий, чтобы актуальные предложения были внедрены в работу компании. Этим вы покажете сотрудникам, что стараетесь изменить ситуацию в компании к лучшему. В тех случаях когда предложение не принимается, разъясните, почему в настоящее время предложенные изменения невозможны. Еще раз подчеркнем, что после нескольких, обычно двух-трех предложений, оставленных без какого-либо внимания, у сотрудников «опускаются руки».