1С: Бухгалтерия 8 с нуля. 100 уроков для начинающих
Шрифт:
На этой вкладке определяются значения реквизитов, которые будут выводиться в печатной форме расходного кассового ордера.
В поле Выдать указываются фамилия, имя и отчество лица, которому были выданы наличные деньги из кассы предприятия (это может быть, например, доверенное лицо контрагента по документу, получающее деньги по выданной доверенности).
В поле Основание вводится основание для совершения платежа. Если, например, по данному документу оплачиваются полученные ранее товарно-материальные ценности, то в этом поле можно указать номер и дату накладной, по которой они ранее были получены. При внесении предоплаты здесь можно указать номер и дату договора, предусматривающего такой порядок расчетов и т. п.
В поле Приложение можно ввести информацию о приложениях к данному документу (при наличии таковых). Например, если деньги получает представитель контрагента по доверенности, то в данном поле указываются реквизиты этой доверенности.
После того как заполнены все необходимые параметры документа, его можно вывести на печать. Но учтите, что это возможно только после записи документа – нужно нажать кнопку Записать. В противном случае при попытке его распечатать на экране отобразится соответствующее информационное сообщение.
Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Расходный кассовый ордер (можно нажать кнопку Печать и в открывшемся меню выбрать значение Расходный кассовый ордер). После выполнения любого из этих действий на экране отобразится печатная форма документа (рис. 4.12).
Чтобы распечатать этот документ, нужно выполнить команду главного меню Файл | Печать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+.
Мы рассмотрели, каким образом осуществляется формирование расходного кассового ордера для вида операции Оплата поставщику.
Далее кратко рассмотрим особенности, которые возникают при формировании расходного кассового ордера по другим видам операций. Сразу отметим, что в зависимости от вида операции меняется только содержимое вкладки Реквизиты платежа.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых покупателям в наличном виде из кассы предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств покупателю. В таком случае окно расходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата поставщику.
Вид операции Возврат денежных средств подотчетнику используется для отражения в бухгалтерском учете компенсаций (возвратов) денежных средств подотчетным лицам из кассы предприятия. В этом случае на вкладке Реквизиты платежа будут находиться только два параметра – поле Подотчетник и поле Статья ДДС (для выбора статьи движения денежных средств).
В поле Подотчетник необходимо указать ФИО подотчетного лица, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия по данному расходному кассовому ордеру. Чтобы заполнить данное поле, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить подотчетника щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать.
При выборе вида операции Выплата заработной платы по ведомостям содержимое вкладки Реквизиты платежа будет выглядеть так, как показано на рис. 4.13.
Как видно из рисунка, в этом случае на вкладке Реквизиты платежа появляется табличная часть. В ней формируется перечень зарплатных ведомостей, выплаты по которым оформляются данным расходным кассовым ордером.
Чтобы добавить ведомость, нужно в инструментальной панели на вкладке Реквизиты платежа нажать кнопку Добавить (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), в результате чего в табличной части появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически.
После этого в поле Ведомость нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка зарплатных ведомостей выбрать ведомость, по которой будет производиться выплата. После этого автоматически заполнится поле Сумма к выплате, а также поле Сумма, которое находится в верхней части окна.
Для удаления ведомости из списка нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (или же просто нажать клавишу <Delete>). При этом нужно соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. По мере добавления или удаления зарплатных ведомостей значение поля Сумма будет пересчитываться автоматически.
В правой части вкладки в поле Счет учета (БУ) указывается счет бухгалтерского учета. Для этого нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне плана счетов выбрать требуемый счет.
С помощью расходного кассового ордера можно отразить в бухгалтерском учете операцию по выплате заработной платы отдельному работнику. Для этого нужно выбрать вид операции Выплата заработной платы работнику. При этом окно расходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.14.
В этом случае в поле Работник нужно из справочника физических лиц, открываемого нажатием кнопки выбора, ввести работника, которому выплачивается зарплата по данному документу.
В поле Платежная ведомость нужно из списка платежных ведомостей, который также вызывается с помощью кнопки выбора, ввести платежную ведомость, в соответствии с которой сотруднику производится выплата заработной платы.
Для отражения в бухгалтерском учете операций по взносу наличных денег на счет предприятия в банке предназначен вид операции Взнос наличными в банк. В данном случае окно ввода и редактирования расходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.15.
В поле Банк. счет указывается счет организации, на который вносятся денежные средства из кассы предприятия. При нажатии кнопки выбора открывается окно, в котором представлен список счетов организации, название которой указано в верхней части окна в поле Организация.
В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором учитывается движение денежных средств по данному банковскому счету (обычно это счет 51 "Расчетный счет").
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно расходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата поставщику, с той лишь разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.
Для выплаты депонированной заработной платы можно использовать расходный кассовый ордер с видом операции Выплата депонированной заработной платы. В этом случае окно документа будет выглядеть так, как показано на рис. 4.16.
На рисунке видно, что в данном случае на вкладке Реквизиты платежа появляется табличная часть. В ней формируется перечень работников, выплата которым депонированной заработной платы оформляется данным расходным кассовым ордером. Чтобы добавить в список нового работника, нужно в инструментальной панели вкладки Реквизиты платежа нажать кнопку Добавить (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши).
В результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. После этого в поле Работник следует нажать кнопку выбора, потом в открывшемся окне списка сотрудников организации (той, которая указана в верхней части окна в поле Организация) выбрать требуемого работника. Затем аналогичным образом в поле Платежная ведомость нужно указать ведомость, в соответствии с которой будет произведена выплата. В поле Сумма к выплате указывается сумма, которая будет выплачена работнику.
Для отражения в учете инкассации наличных денег предназначен вид операции Инкассация денежных средств. В таком случае на вкладке Реквизиты платежа будутВ поле Счет нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором будут числиться инкассированные денежные средства до зачисления их на расчетный счет в банке (иначе говоря, пока они будут находиться у инкассатора). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка (это может быть, например, счет 57 "Переводы в пути").
Полезный совет
Для быстрого оформления зачисления инкассированных денег на счет предприятия рекомендуется на основании расходного кассового ордера с типом операции Инкассация денежных средств создать документ Платежный ордер на поступление денежных средств. Для перехода в режим формирования этого документа нужно в меню Действия выбрать команду На основании | Платежный ордер на поступление денежных средств. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования документа, отражающего операцию по зачислению инкассированных денежных средств на счет предприятия в банке.
Для вида операции Прочий расход денежных средств в окне расходного кассового ордера на вкладке Реквизиты платежа также будут находиться только два параметра – поля Счет и Статья движения ден. средств.
В поле Счет нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондироваться со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.
Урок № 35. Авансовый отчет
Авансовый отчет также относится к числу первичных кассовых документов. На его основании осуществляется списание выданных под отчет денежных средств. Для перехода в режим работы с авансовыми отчетами следует выполнить команду главного меню Касса | Авансовый отчет (можно в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Авансовый отчет). В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Список авансовых отчетов
Окно списка, помимо уже знакомых нам колонок, которые мы рассмотрели при изучении кассовых ордеров, включает в себя колонки Склад и Подотчетное лицо.
В колонке Склад отображается название склада предприятия, на который должны поступить авансированные товарно-материальные ценности.
В колонке Подотчетное лицо содержатся фамилия и инициалы подотчетника по текущему документу.
Переход в окно ввода/редактирования из окна списка осуществляется обычным способом – с помощью клавиш <Insert> (формирование нового документа), <F2> либо <Enter> (редактирование текущего документа), или соответствующих команд меню Действия, или посредством соответствующих команд контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. Окно редактирования авансового отчета представлено на рис. 4.18.
В верхней части окна находятся параметры, позволяющие идентифицировать данный документ. Это следующие параметры:
• Номер . Здесь указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать. В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с кассовыми ордерами;
• от . Здесь вводятся дата и время ввода авансового отчета. В момент создания документа значение этого параметра формируется программой автоматически (отображается рабочая дата). После записи авансового отчета с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время сохранения документа;
• Организация . В это поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный авансовый отчет. По умолчанию здесь отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной (подробнее см. урок № 11 "Справочник организаций ");
• если авансовый отчет необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете;
• Физ. лицо . Это поле предназначено для указания физического лица, на которого оформляется текущий авансовый отчет. Выбор значения осуществляется из справочника физических лиц, который выводится на экран нажатием кнопки выбора;
• Склад . В этом поле указывается склад, куда будет оформляться поступление авансированных товарно-материальных ценностей. Выбор осуществляется из справочника складов, который открывается на экране при нажатии кнопки выбора;
• Назначение . В это поле с клавиатуры можно ввести назначение аванса. Данный параметр не является обязательным для заполнения, но позволяет контролировать целевое использование выданных под отчет денежных средств.
Центральная часть окна редактирования состоит из четырех вкладок: Авансы, Товары, Оплата и Прочее. Если в настройках программы включить режим учета возвратной тары (по умолчанию он выключен), то здесь отобразится также вкладка Тара.
На вкладке Авансы содержится информация о наличных денежных средствах, полученных указанным в поле Физ. лицо подотчетным лицом. Информация представлена в виде списка. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:
• порядковый номер;
• наименование документа, по которому были выданы деньги под отчет (например, расходный кассовый ордер) с указанием номера и даты формирования;
• сумма по документу;
• валюта документа;
• суммы полученного и израсходованного аванса в валюте документа.
Для добавления в список нового документа следует нажать клавишу <Insert> либо воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели вкладки Авансы. После этого в списке появится новая позиция, которой автоматически будет присвоен порядковый номер.
Затем в колонке Документ аванса следует нажать кнопку выбора и из раскрывающегося списка выбрать тип документа:
• Платежный ордер на списание денежных средств ;
• Платежное поручение исходящее ;
• Расходный кассовый ордер .
В результате на экране откроется окно с перечнем документов выбранного типа для подотчетника, указанного в поле Физ. лицо. В этом окне нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу <Enter>.
C помощью остальных кнопок инструментальной панели, которая расположена на вкладке Авансы, можно выполнить следующие операции:
• добавить в список новую позицию на основе текущей (также для этого можно воспользоваться клавишей <F9>);
• изменить текущую позицию списка (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши <F2>);
• удалить текущую позицию списка (то же самое выполнит клавиша <Delete>).
Кнопки со стрелками предназначены для перемещения текущего документа в списке вверх либо вниз, а две кнопки справа от них – для сортировки элементов списка по возрастанию порядковых номеров либо по их убыванию.
Вкладка Товары содержит информацию о товарно-материальных ценностях, которые были закуплены на подотчетные средства. Здесь информация также представлена в виде списка (рис. 4.19).