500 советов секретарю
Шрифт:
3.2. Участие секретаря в организации переговоров
Переговоры преследуют цель – найти приемлемое решение для партнеров по решению какой-либо проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех определяется тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.
На первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему и интересы участников, формируют общий подход и собственную позицию на переговорах; определяют возможные результаты. На данном этапе секретарь готовит необходимые документы: заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений,
По взаимной договоренности определяются время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория.
Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, нешумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера.
СОВЕТ: уделите внимание оформлению помещения.
Второй этап – собственно ход переговоров.
Как правило, продолжительность каждого отдельно взятого «раунда» переговоров ограничивается 2 – 2, 5 ч. Во время переговоров по согласованию с партнерами полезно сделать перерыв (или несколько перерывов) продолжительностью 10 – 15 мин каждый. Что касается курения, то здесь все решает «хозяин» переговоров: если на столе стоят пепельницы (а иногда и лежат сигареты) – это значит, что курить можно. Отсутствие на столе этих атрибутов ясно дает понять грамотному бизнесмену, что курение нежелательно. Невежливо вешать на стенку (или тем более ставить на стол) табличку с надписью «У нас не курят!» или «Не курить!».
Секретарь должен позаботиться, чтобы на столе были разложены блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов и бумаг, кроме относящихся к переговорам.
В самом начале переговоров полезно провести представление гостям всех членов переговорной группы с указанием их должностей и сфер ответственности каждого из них. В этот момент обычно происходит обмен визитными карточками. Также целесообразно ознакомить гостей с предлагаемой программой их пребывания и поинтересоваться их мнением по этому вопросу и возможными пожеланиями.
Во время переговоров можно предложить гостям чай, кофе, прохладительные напитки. При длительных переговорах могут быть предложены бутерброды, пиво. Не принято в ходе переговоров предлагать спиртные напитки. Исключение может быть сделано в случае достижения договоренности по сложным, давно обсуждаемым проблемам или при подписании каких-либо итоговых документов (договор, соглашения, контракта и т. п.). В этом случае в порядке исключения можно предложить всем участникам переговоров по бокалу шампанского, но уж никак не водку и не коньяк.
Одно из важнейших и незыблемых правил переговоров – все переговоры ведет ОДИН человек – глава группы. Все остальные вступают в беседу и высказывают свое мнение только после получения от него разрешения. Недопустимо во время переговоров вести дискуссии между собой, переговариваться.
Третий этап – анализ достигнутых результатов.
3.3. Особенности организации переговоров с иностранными гостями
Переговоры играют очень важную роль в установлении
Итак, все основные моменты проведения переговоров оговариваются за 2 – 3 месяца: дата, место встречи, количество и состав участников, продолжительность пребывания, язык переговоров и количество переводчиков. За 2 – 3 дня все эти моменты еще раз уточняются по факсу или электронной почте.
Для гражданина какого-либо иностранного государства выдача въездной визы в Российскую Федерацию производится в консульском отделе МИД РФ посольства РФ в его стране с внесением в визу перечня городов, которые он может посетить, находясь в России. Разрешение на посещение того или иного города дается на основании письменного приглашения принимающей стороны.
При направлении официального приглашения иностранному гражданину в нем указываются в обязательном порядке его имя, возраст, место рождения и проживания, представляемая им фирма и организация, адрес, цель приезда в вашу организацию, длительность пребывания, даты приезда и отъезда, вид транспорта. Отметим также то, что при направлении такого приглашения ваша организация берет на себя всю ответственность за соблюдение иностранным приглашенным всех правил поведения на территории вашего города на весь период пребывания там.
После согласования времени и места переговоров целесообразно провести следующие мероприятия:
1) организовать группу «переговорщиков». Состав этой группы и уровень представительства будут зависеть от состава и уровня представительства группы приезжающих партнеров. Например, если во главе приезжающей группы стоит начальник департамента, то совершенно необязательно во главе нашей группы, ведущей переговоры, ставить директора предприятия. Вполне достаточно, чтобы нашу группу возглавил заместитель директора или даже начальник отдела маркетинга (в зависимости от серьезности наших целей в данных конкретных переговорах). Если в составе прибывающей группы есть женщина, то целесообразно и в нашу группу включить даму. Сразу же необходимо решить вопрос с переводчиком. Им может быть как работник предприятия, если он достаточно хорошо владеет языком переговоров, так и представитель иностранной фирмы. В отдельных случаях может быть приглашен переводчик со стороны, хотя это и не очень желательно, так как он может не знать специфику предприятия. В любом случае состав нашей группы на переговорах не должен превышать значительно состав группы партнеров. Это, естественно, не исключает возможности привлечения на отдельных этапах переговоров других наших сотрудников дополнительно;
2) собрать воедино и тщательно проанализировать все имеющиеся в распоряжении материалы по фирме и личностные характеристики на приезжающих партнеров, четко определить их места в иерархии фирмы, степень влияния на решение вопросов, уровень компетенции, а также внимательно изучить все материалы по результатам предыдущих переговоров, если таковые проводились ранее;
3) сразу же решить вопрос о том, кто будет вести запись переговоров, с тем чтобы после их окончания составить полный отчет о ходе переговоров и о достигнутых результатах. На обычные деловые переговоры стенографистку, как правило, не приглашают. Нельзя также поручать запись переговоров руководителю группы или переводчику;