Антитайм-менеджмент
Шрифт:
Только после того как упражнения будут выполнены и пройдет критический период в 96 часов (4 дня), во время которого вы будете наблюдать за собой и при необходимости поправлять, можно говорить о том, что вы надежно закрепились в секторе «Не знаю, что знаю» и сформировали нужное умение, которое превратилось в навык. Теперь продолжим.
Введение в Алгоритм
Алгоритм состоит из 4 частей. Первая – погружение в анализ, отсев мусора, выявление действия. Вторая – создание элементарного и определение вовлекающего действия. Третья – его немедленное исполнение. Четвертая – запись в таск-менеджер с присвоением меток. Все довольно просто. Давайте рассмотрим Алгоритм немного подробнее.
Основное отличие моей трактовки GTD от оригинальной концепции Аллена в том, как выглядит Алгоритм анализа. У Аллена входом в него служит вопрос «Is it actionable?», который мы встретим немного позже. Мы же будем начинать работу с вопроса «Что это по сути?»
Представьте: вы достали из лотка для бумаг документ и хотите его проанализировать. Можно ли сделать это без того, чтобы понять, что вы держите в руках? Вряд ли. Зато очевидно: если мы, не вчитываясь, посчитаем, что нет ничего срочного, возникнет соблазн бумажку отложить либо отнестись к ней пренебрежительно. Поэтому первое, что нужно сделать, – привыкнуть погружаться в суть того, на что мы обратили внимание.
Вопрос «Что это по сути?» применяется при работе почти со всеми Накопителями, за исключением, пожалуй, того, который находится в менеджере задач. Объяснение простое – там вариантов немного. В «Inbox» вашего таск-менеджера могут быть идея, намерение и поручение – пожалуй, больше вариантов нет. К тому же обычно они выглядят как одна, максимум две строчки текста, суть которого ясна сразу. Ко всему остальному первый вопрос задавать нужно. Он поможет нам как следует вникнуть в то, что мы собираемся проанализировать, и принять правильные решения.
Это второй вопрос первой части Алгоритма. Мы задыхаемся под прессом информации, тонем в ее волнах. Сколько действительно полезного из того вала, что нас одолевает? Чтобы не тратить время и силы на мусор, нужно фильтровать его так быстро, как возможно. Мы делаем это на входе в Алгоритм. Если ответ «Не нужно!» – смело выбрасываем. Если «Нужно!» или «Возможно, нужно» – продолжаем движение по Алгоритму вниз.
Это последний вопрос первого блока Алгоритма. Именно с него начинается оригинальный Алгоритм анализа Дэвида Аллена. Я не настаиваю на том, чтобы вы использовали мою версию, но, как показывает опыт, версия Аллена чуть тяжелее, что затрудняет применение. Так вот, третий вопрос призван выяснить, есть ли нужда что-либо предпринять с тем, что у нас в руках. Нужно ли действовать в связи с этим письмом, договором, документом, буклетом, идеей, книгой?
Вы можете подумать, что здесь и появится элементарное действие, но нет. До него мы дойдем чуть позже. Пока лишь познакомимся с первым ветвлением, которое содержит всего два варианта: «да» или «нет». К варианту «да» мы еще вернемся. Давайте посмотрим, что скрывается за вариантом «нет». Он будет встречаться не так уж редко – ведь не всегда с тем, что мы анализируем, нужно что-то делать.
В конце концов, масса документов, файлов, заметок и бумаг, что вы сложили в свои Накопители, не требует ровно никаких действий. Все, что было необходимо, вы уже с ними сделали. Поэтому остается лишь аккуратно разложить их в архивы, чтобы нужные материалы были легкодоступны. Итак, за вариантом «действие не связано» скрывается раздел GTD, который называется «Архив». Он отвечает за то, чтобы мы правильно хранили все свои документы. Правильно – так, чтобы их не терять и не тратить много времени на поиск.
Действия нет
Если ответ на вопрос «связано ли с этим какое-либо действие» отрицательный, очевидно, документ, письмо, журнал, сообщение, которое мы анализируем, нужно сохранить. Как мы решили, ответив на второй вопрос Алгоритма, он представляет для нас некоторую ценность. По крайней мере, мы не уверены в том, стоит ли предмет анализа бросать в корзину. Следовательно, нужно отправить его в Архив. Следующий раздел посвящен действиям, которые связаны с созданием и ведением электронных архивов.
Организуем архивы
Знаете ли вы, что доставляет много неудобств и что проще всего ликвидировать? Беспорядок в компьютере. Когда буклет, письмо или документ, который мы анализируем, не требует действий, его нужно отправить в Архив, организованный так, чтобы на поиск не ушло много времени.
На что похожи архивы многих из нас? На свалку. То есть у нас есть место, где хранятся файлы, но вот его состояние оставляет желать лучшего. Часто мы не знаем, где лежит нужный документ. Иногда это действительно проблема: вместо того чтобы работать, мы вынуждены тратить время, блуждая по жесткому диску. «Тут нет… Наверное, на флешке!», 5 минут ищем флешку – и все по новой. Бывает, что и там не находим. «Наверное, он в домашнем компьютере!» – теперь придется звонить домой, чтобы файл выслали электронной почтой (10 минут на то, чтобы объяснить, как файл выглядит и где его найти). Дома никого нет или файл не нашли? Ну что ж, отложим задачу до того, как окажемся дома…
Слово «архив» вызывает образ порядка, библиотеки, где стоят стеллажи, работает пожилой архивариус, который помогает быстро во всем разобраться. У многих и в компьютере есть хранилище файлов, но это не Архив.
Хороший Архив должен соответствовать следующим критериям:
• быстрое сохранение;
• быстрый доступ;
• надежность.
Я редко встречаю пользователей, у которых действительно есть архив. Многие думают: если на компьютере порядок и файлы лежат стройными рядами – это хороший архив. К сожалению, часто приходится наблюдать, как пользователь тратит кучу времени, чтобы сохранить в такой архив нужный файл, а потом его найти.
Если файл нельзя сохранить за секунды (не десятки секунд, а именно секунды) и так же быстро его найти, хранилище нельзя называть Архивом.
Не расстраивайтесь! Чтобы иметь хороший и удобный Архив, в котором ничего не потеряется и все можно быстро найти, не нужно прикладывать усилия. Прежде чем мы продолжим, давайте посмотрим, почему образуются свалки файлов и документов и как они оказываются разбросаны по всему компьютеру. А потом выясним, почему, когда мы стараемся создать стройный Архив, сами изо всех сил тому мешаем.