Антитайм-менеджмент

Додонов Николай

Каждый сотрудник – дорогой терминал, который занимается переработкой информации. Он на чем-то специализируется, включен в процессы компании и должен правильно на них реагировать. Если создать условия, когда он может максимально сосредоточиваться на самом ценном для компании, а вдобавок сделать так, чтобы он откликался на процессы, как нужно и когда нужно, – эффективность работы сильно вырастет.

Техническая система всегда требует улучшения. Двигатель внутреннего сгорания постоянно совершенствуют, повышают его КПД. Для модернизации техническая система привлекательна тем, что в ней все наглядно. Достаточно снять крышку и посмотреть, как крутятся шестеренки, чтобы понять, где подправить, чтобы движение стало легче и быстрее.

Человеческая система (а предприятие – это социальная система) по сути может быть описана как техническая. Она поддается тем же принципам модернизации – возможны сокращение потерь на трение, устранение узких мест. Одним словом, здесь работают базовые принципы повышения эффективности. Мы редко задумываемся и обращаем на это внимание, потому что проблема коммуникации не всегда очевидна. Ее настройка может значительно поднять эффективность предприятия в целом. Для бизнеса, который насчитывает десятки и сотни сотрудников, это очень привлекательный способ развития по рентабельности вложений. Посудите сами: не нужно закупать дорогое оборудование и программы, расширять персонал, достаточно наладить между сотрудниками, отделами и подразделениями правильную коммуникацию, чтобы общая производительность системы выросла.

Как мы знаем, результативность системы определяется производительностью узкого места. Кто больше всего загружен докладами, задачами и сообщениями? Конечно, руководитель. Для него установка Накопителей – первый шаг к тому, чтобы снять нагрузку, которую он вынужден нести в системе. К нему стремятся информационные потоки от сотрудников, начальства, клиентов. Многие руководители погребены под ними. Часто больше половины дня у них уходит на то, чтобы только разобраться с новыми письмами. Когда работать?

В первую очередь руководитель должен заниматься задачами, которые развивают компанию, двигают к поставленным целям. Во вторую – тем, чтобы поддерживать текущие дела (само собой, нельзя двигаться к целям в ущерб текущей работе). Без того чтобы оградить себя от хаоса поступающих потоков данных и задач, работать в разумные сроки и с разумной нагрузкой просто невозможно. Установка Накопителей – первый и необходимый шаг для того, чтобы оптимизировать работу руководителей и бизнеса в целом.

Отзывы

Здравствуйте!

Я – Константин Дыкин, генеральный директор ООО «НОРД», эксперт в области жизненных интересов человека, мотивации и самомотивации, работаю со стрессами и депрессиями, занимаюсь антикризисным управлением. Среди моих клиентов есть и люди, и компании. Работаю в форме коучинга и консалтинга, провожу тренинги и вебинары.

С Николаем Додоновым познакомился несколько лет назад и был поражен его настойчивостью и упорством в достижении поставленных целей, быстротой получения серьезных результатов. Когда представилась возможность, по приглашению Николая принял участие в его классическом тренинге по технике GTD. А так как знаю за собой грешок некоторой несобранности, с которой боролся с переменным успехом, а еще чаще загонял себя в дедлайны в разных проектах, принял приглашение с благодарностью и тайной надеждой, что наконец в моей жизни что-то изменится.

Так и получилось. Николай спокойно, методично объяснил и показал на практике преимущества идеи и технологии методики GTD. На идею душа откликнулась сразу, а технологию мы отработали на тренинге.

Что я вынес с тренинга? Самым важным для меня оказалось то, как правильно распределять свои входящие задачи и события и работать с ними. На раскрывающем коучинге у меня есть клиенты, каждый со своими событиями и движениями, и компании, которые находятся в стадии мотивационного аудита, я сопровождаю их внедрение новых антикризисных мотивационных

технологий. Ежедневно возникает точно больше пятидесяти событий, и каждое требует той или иной реакции. Я постоянно готов к любому из них, так как практически все входящие события у меня «выгружены из головы» на внешний носитель. Более того, это сетевой носитель, который есть и в ноутбуке, и в планшете, и в смартфоне. Что бы и когда бы ни возникало – оно быстро покидает мою голову и попадает в единое место хранения всех входящих, которые требуют моей реакции. Я всегда могу окинуть всю картину одним взглядом и увидеть как свои завалы, так и свободное время. А дальше – все технологично и относительно несложно…

Именно проблема регулирования и обработки входящего потока оказалось для меня самой невыстроенной частью работы. Более того, она не была мне видна и тем более мною осознана до тех пор, пока на тренинге Николая я не начал, действовать, двигаться, выполняя тренинговое задание… Я забивал, заполнял и в итоге засорял свою голову настолько, что моя работа из интереснейшего дела жизни, в которое я вкладываюсь весь, часто превращалась в нудную и непосильную рутину. В собственной голове я воевал с тучей задач вместо творения себя и своего дела… Было еще несколько полезных озарений, но обработка входящего потока оказалась для меня самой важной…

Теперь свободная голова позволяет видеть гораздо больше возможностей моего бизнеса и проявлений себя в тех или иных областях…

Благодарю Николая за его исследования и работу! С его легкой руки я освоил очень эффективный и полезный набор навыков и теперь уже самостоятельно развиваю это направление.

Глава 7. Алгоритм анализа

Из Накопителя информация поступает в Алгоритм анализа – машину, которая стандартно обрабатывает любую входящую информацию. Процесс идентичен рубке мяса в мясорубке или тому, что происходит с породой, когда она поступает в драгу. Вот только продукт у Алгоритма анализа немного специфический. Это элементарные действия – основное топливо для достижения целей.

Как мы помним, в зоне комфорта мозг не желает думать над задачами, если они не грозят немедленными проблемами. Если мы не ощущаем опасности, организм не позволит тратить энергию, чтобы определить, что нужно сделать, и приняться за выполнение.

Алгоритм анализа – тот инструмент, который отвечает за появление элементарного действия, крупицы породы, которая будет переработана даже в режиме энергосбережения. Эта задача выполнится легко, даже если мозг в самой что ни на есть зоне комфорта.

По сути, Алгоритм – не более чем короткий перечень вопросов, цель которого – развернуть в рабочей памяти мысленную модель. То есть заставить задуматься над тем, к чему относится письмо, задача, предмет, который мы анализируем. А затем – разложить модель на элементы, которые можно без проблем выполнить.

Помимо этого Алгоритм позволяет делать как можно больше дел, как только мы их получили (не откладывать в долгий ящик). Ну и еще у него есть маленький кусочек, который поможет нам легко определять приоритеты задач и правильно вести их списки.

Прежде чем заняться его изучением, стоит ответить на вопрос, который иногда возникает. Если считать анализ работой, значит ли это, что мы не будем его проводить над теми задачами, к которым не хочется приступать? И если да, что с этим делать?

Вопрос справедливый и абсолютно верный. Когда мы в зоне комфорта, работа, которая требует хоть какого-то напряжения, не начнется, если промедление не угрожает безопасности или комфорту. В этой зоне мы готовы заниматься только привычными делами, ведь они требуют пренебрежимо мало энергии. Что же делать? Ведь размышление над новой задачей – непростой процесс. Иногда он тянется часы и дни. Иногда требует массы сил!