Антитайм-менеджмент
Шрифт:
Охотно верю, что для первого раза одного лотка будет недостаточно. Поставьте бумаги стопкой с ним рядом. Самое главное в данном задании – сложить все в одно место, чтобы потом мы смогли пропустить это через систему анализа. Может возникнуть вопрос: нужно ли взять все бумаги или допустимо ограничиться небольшой порцией (например, для тренировки)?
Как мы уже обсуждали, освоение системы проходит в один присест благодаря выполнению всех заданий, которые нужно стараться делать максимально интенсивно (как можно больше за меньшее время). Поэтому тренировочная практика нам не подходит. Если бумаг очень много, те, которые уже не требуют внимания, можно не брать. Если они доступны для взгляда, отнесите
Бесконечно долго держать их в виде гигантской пачки мы, конечно, не будем. Чуть позже каждый документ займет свое место в Архиве, но только после того как мы подвергнем его анализу.
Пожалуйста, привыкните класть новые бумаги (или предметы) в одно место – в верхний лоток.
Иногда возникает вопрос: как часто очищать Накопитель? Периодичность зависит от того, как много у вас бумаг и как часто они поступают. Если их мало (а у большинства сейчас именно так), можно очищать Накопитель 1 раз в 2–4 дня или даже реже. Если бумажный документооборот большой, придется делать это каждый день.
Создаем Накопитель для файлов
Создайте папку «Inbox» в компьютере и сложите туда все файлы, которые разбросаны по системе.
У многих из нас рабочий стол компьютера является зеркальным отражением обычного стола. На нем куча файлов, папок, ярлыков, которые лежат без всякой системы. Давайте сложим все в одно место. Пожалуйста, не думайте сейчас над структурой, просто поместите все в одну папку. О том, как правильно организовать архивы, мы поговорим чуть позже. Пока что просто переместите файлы (и папки) в «Inbox».
Само собой, мы не трогаем программы и системные файлы. Речь идет только о том, что может использоваться в работе: о документах, фотографиях, изображениях и т. д. У многих из нас файлов столько, что если каждый анализировать по алгоритму, уйдут недели. Поэтому, пожалуйста, переместите в «Inbox» только то, что может пригодиться в ближайшее время или уже в работе.
Создаем Накопитель для заметок
Если вы любите делать заметки или сохранять понравившиеся статьи или рассылки, очень удобно работать с Evernote. Он идеально подходит для того, чтобы держать в нем то, что сложно хранить в виде файлов, а в других форматах вообще неудобно. Например, для записей с диктофона, фотографий, цитат, копий статей и всего остального.
Поэтому я очень рекомендую скачать и установить Evernote. А затем переименовать блокнот, который создан в программе по умолчанию, в «Inbox» или «Входящие». Это будет наш накопитель для заметок, сканированных или сфотографированных документов, копий статей, вырезок из книг и подобной информации. Если вы уже воспользовались Evernote, перенесите в «Inbox» все ранее созданные заметки, которые еще не обработаны. Если не пользовались – можете положить туда то, что считаете нужным. Например, очень удобно хранить в нем отсканированные документы. Почему бы так не сделать?
Если в электронной почте у вас есть отдельная папка под рассылки, их можно тоже сложить в Evernote (достаточно переслать на специальный электронный адрес, который легко найти в настройках программы). Если есть заметки, которые разбросаны на разных листах, – сфотографируйте их на телефон и опять же отправьте в Evernote. Конечно, для этого на смартфоне должно быть установлено соответствующее приложение.
Evernote – мощная система [6] . В частности, он умеет искать текст внутри документов и фотографий. Поэтому все, что хранится там, очень просто найти. Он умеет даже распознавать рукописный текст. Не бойтесь, что потом в этой куче будет невозможно разобраться. Фотографируйте, сканируйте и складывайте в «Inbox». На следующем этапе мы подвергнем все анализу.
6
Более подробно о том, как использовать Evernote, можно почитать (и посмотреть) в статье на моем сайтеА вот в этой статьеесть ссылка на брошюру Гани Султанова «Как накормить слона». Поверьте, она стоит внимания и может сильно облегчить жизнь.
Создаем Накопитель для задач
Это самый простой вариант Накопителя и использовать его легче всего. Управление задачами ведется в таск-менеджере. В Приложении этой книги вы можете найти список систем, которые хорошо подходят для работы по методике GTD. Выберите ту, что больше понравится, зарегистрируйтесь и откройте менеджер задач в браузере или установите клиент на ваш компьютер.
Выпишите в «Inbox» (если у программы русский интерфейс, во «Входящие») все, что считаете нужным сделать.
Выписывайте все, что носите в голове, что записано на листочках и в ежедневниках. Если вы пользовались таск-менеджерами раньше, перенесите из них задачи в «Inbox». Не делите их на важные или неважные, на служебные и личные – каждая из них заслуживает того, чтобы мы переместили ее в Накопитель.
Пройдитесь мысленным взором по кабинету, квартире, убедитесь, что не забыли ни одной мелочи, записали абсолютно все, что нужно сделать. Мы должны быть убеждены, что вспомнили все.
Накопитель для задач – самая простая часть системы и при этом самая важная. Он служит точкой входа в то, что будет заменителем нашей памяти, – в таск-менеджер. Чтобы система работала, нам надо испытывать стопроцентное доверие к программе управления задачами. Нам не нужно рыться в собственной памяти в поисках того, что следует сделать. Мы в буквальном смысле не должны ничего помнить!
После того как содержимое Накопителей будет проанализировано, упоминание о том, что надо сделать в связи с каким-то документом или письмом, станет храниться не в голове (и донимать нас тревогой). Оно попадет во внешнюю память – таск-менеджер – в форме элементарных действий. Для того чтобы это произошло, нужно освободить собственную память, «выгрузив» из нее все во «Входящие» («Inbox») в таск-менеджере. Под словом «все» понимается «абсолютно все, что я помнил, все, что нужно было не забыть, сделать, что казалось интересным, относилось к мечтам или идеям». Убедитесь, что в «Inbox» записано вообще все, что требует внимания.
Во время установки Накопителей мы полностью очищаем свою память и так же полностью их заполняем. Это похоже на то, как из одного сосуда (памяти) жидкость перелили в другой (таск-менеджер), и в первом не осталось и капли, а второй наполнился до краев. Когда все будет проделано, жидкость из второго поступит в горнило фильтра, где пройдет отбор и анализ: одна часть будет выброшена, другая отправится в архив, а третья займет свое место в таск-менеджере.
Вас может напугать объем предложенных действий. Сколько же понадобится времени, чтобы проанализировать все, что нужно сложить в Накопители! В очередной раз я хочу обратить ваше внимание: когда мы их заполняем, то руководствуемся здравым смыслом. Очевидно старые вещи складывать во «Входящие» нет смысла. Если с ними уже не ведется никакой работы, можно сразу отправить их в Архив. Если есть сомнения – вдруг что-то понадобится, стоит поместить это в Накопитель.