Антитайм-менеджмент
Шрифт:
Если вы не пользуетесь таск-менеджером вместе с сотрудниками, можно завести контекст, который объединял бы задачи, относящиеся к конкретному человеку. Например, если приглашаете к себе маркетолога, можно открыть задачи с контекстом «Маркетолог» и все с ним сразу обговорить. Это несколько экзотическая форма работы – гораздо проще внедрить в компании «сквозное» управление задачами (что сэкономит массу денег, сил и времени), – однако иногда она оказывается востребованной.
Вы можете подыскать еще несколько вариантов использования контекстов, однако хочу обратить внимание вот на что. Сейчас эта функция не настолько необходима, так что вряд ли ею придется воспользоваться. Конечно, нам иногда приятно, что задачи разделены по самым разным категориям, но есть ли смысл, если в сам контекст мы заглядываем раз в 2 месяца?
Подумайте, что может быть полезно, исходя из вашей специфики и работы, сделайте 1–2 контекста и попробуйте их применить. Если «не пойдет», не переживайте, а радуйтесь – значит, работы еще не настолько много, чтобы понадобились дополнительные приемы, такие как контексты.
Приоритеты
Часто возникает такой вопрос: если мы считаем, что чем быстрее дело требует внимания, тем оно важнее, как же быть с матрицей Эйзенхауэра? Точнее, с тем ее сектором, где «живут» дела важные, но не срочные.
При внимательном рассмотрении здесь нет никакого противоречия. Задачи важные, но не срочные, почти всегда относятся к тем, что отвечают за развитие. Их нужно делать, чтобы в будущем дела пошли лучше (поэтому они важные), но прямо сейчас начинать необязательно (поэтому они не срочные).
Сектор «важные и срочные», напротив, содержит дела, без которых завтрашний, а иногда даже сегодняшний день непременно станет хуже. Они призваны «залатать дыры», то есть справиться с проблемами, которые возникли из-за того, что задачи «важные, но не срочные» не были вовремя сделаны.
Не будет ошибкой сказать, что задача «важная, но не срочная» гарантировано перетекает в сектор «важная и срочная» спустя некоторое продолжительное или не очень время.
Например, важная, но не срочная задача «обследовать спину» может со временем стать важной и срочной, если долго ничего не предпринимать и дождаться, когда редкие боли станут сильными и постоянными.
Несмотря на то что в таск-менеджерах есть возможность назначать дополнительно приоритеты, присваивая каждой задаче статусы от низкого до высокого, мы этой функцией почти не пользуемся. Ведь сам срок, на который установлена задача, и задает приоритет. Если она срочная – нужно сделать. Если мы отложили ее на неделю – значит, пока не так важна.
Для нас элементарные действия безлики. Они одинаковы для любого рода задач – на развитие или на поддержание сложившейся ситуации. Безусловно, те, что относятся к разделу «на развитие», мы назначаем на срок, когда сможем за них приняться. А те, что касаются текучки, – почти всегда на срок, когда их необходимо сделать.
Единственный критерий приоритета – время начала задачи. Чем она срочнее, тем важнее.
Если дать себе волю и ранжировать задачи по разделам «нет приоритета», «низкий», «средний» и «высокий», то большинство обретет «высокий» и станет красного цвета. Отлично! Теперь нужно выбрать среди них самую важную. Для этого придется ввести еще один приоритет, а потом еще один и еще. Увы, в программе такой системы нет. Функцией приоритетов можно пользоваться, только если среди всех задач есть одна и только одна суперважная. Когда мы обсудим тему «ежедневный обзор», то полнее раскроем вопрос с приоритетами и тем, как они формируют список дел «на сегодня».
Мы уделили достаточно времени описанию всех этапов анализа, теперь можно приступать к работе. Приготовьтесь: то, что мы будем делать сейчас, займет много времени. Однако это самая важная часть внедрения. Благодаря ей достигаются несколько целей:
• очищаются Накопители;
• уничтожается мусор;
• создается навык создания элементарных действий и использования инструментов GTD;
• заполняется таск-менеджер и формируются списки элементарных действий;
• делаются Архивы.
Старайтесь не прерываться, пока полностью не очистите один из Накопителей. Если это не получается (например, в нем очень много того, что нужно анализировать), делайте небольшие перерывы. Используйте гимнастику, чтобы отвлечься и отдохнуть. Ну а сейчас приступим к заданию.
1. Выберите и установите таск-менеджер, которым будете пользоваться (список тех, что я рекомендую, и краткие инструкции к ним см. в Приложении).
2. Распечатайте Алгоритм [10] и положите так, чтобы он был перед глазами.
10
Его можно скачать по ссылке: http://time4life.ru/alg
3. Выберите Накопитель, который вы хотите очистить первым, по одной штуке извлекайте из него то, что будете анализировать, и проводите анализ по Алгоритму.
4. Заносите элементарные действия в таск-менеджер.
5. Очистите так все Накопители.
Глава 8. Обзоры
После того как Накопители опустели, а Списки дел наполнились, самое время поговорить о регламентах, которые называются обзорами. Их несколько, однако для нас актуальными будут два: ежедневный и ежемесячный.
Если сравнить задачи со ступеньками, которые ведут к цели, то обзоры – это сборка лестницы. Во время нее определяется, какие ступеньки мы сейчас преодолевать не будем, а какие начнем покорять сегодня или на следующей неделе.
Пользоваться системой без обзоров можно, но тогда мы не получим главного результата – способности развиваться даже при большой загрузке. Конечно, без них все тоже работает. Система дает ощутимый эффект, освобождая память от ненужной работы, а сердце от фоновой тревоги. Без обзоров мы можем делать гораздо больше, чем человек, который не пользуется системой, однако все это не тот результат, который нам нужен.
Подлинный эффект от внедрения GTD или всего АНТИтайм-менеджмента – непрерывное развитие без оглядки на количество сиюминутной работы и без перенапряжения физических сил и воли. Обзоры – это способ, благодаря которому мы постоянно сохраняем курс на цели (еженедельный обзор) и добиваемся наивысшей эффективности каждого дня (ежедневный). Начнем с ежедневного.
Ежедневный обзор
Вопреки возможным ожиданиям, это необязательная процедура. Ее стоит применять, если задач на сегодня больше 12. Данное число неслучайно. Таков порог, который позволяет работать без перенапряжения, что для нас очень важно, потому что переутомиться и спровоцировать откат – неразумно. Если так случится, то общее утомление возрастет, а эффективность упадет, чего нам не надо.