Антитайм-менеджмент
Шрифт:
Вы можете сказать, что 12 задач в списке дел на сегодня – несерьезно. Тем более элементарных действий, каждое из которых можно сделать относительно быстро. Не совсем так. Задачи сформулированы в виде элементарных действий, но это не значит, что каждое можно выполнить за 5 минут. Посудите сами: даже если все задачи – звонки, один легко заканчивается за полминуты, тогда как другой может занять 1,5 часа.
Некоторые таск-менеджеры позволяют указать время, которое мы планируем уделить каждой из задач. Если вы считаете, что 12 на день – много, возьмите их наугад из своего таск-менеджера и прикиньте время по каждой. Скорее всего, обнаружится, что работа только над задачами займет 4–6 часов. Если вспомнить, что помимо этого обязательно будет текучка, что потребуется уделить время общению и почте, что вам нужен какой-то отдых, число 12 небольшим не покажется.
Цель ежедневного обзора – максимально результативно распределить силы. Процедура его проста:
1) открыть список дел на сегодня;
2) просто прочитать задачи;
3) отложить на завтра (или другую дату) те, которые возможно.
После этого в списке дел на сегодня образуется «несгораемый остаток»: задачи, которые никак нельзя отложить. Те, которые нужно сделать именно сегодня, и только они.
Наши физические, психические и душевные силы ограничены. 12 задач – та цифра, которую средний руководитель может выполнить с гарантией. Если ее превышать, есть риск не успеть что-то сделать. Придется либо работать дома, либо расхлебывать последствия.
С помощью ежедневного обзора мы оставляем только те задачи, которые требуют немедленного решения. Он позволяет сконцентрироваться на них и подстраховаться от неожиданностей. Так мы можем быть уверены, что даже при повышенной текучке самое важное мы все равно успеем.
Если ежедневный обзор не делать, может оказаться, что отложенными станут задачи развития.
Это плохой способ распределения внимания и времени. Когда задач много, без ежедневного обзора мы рискуем завязнуть в текучке и отсрочить то, что действительно важно.
У ежедневного обзора есть косвенный эффект. Благодаря ему мы получаем отличный настрой на работу. Помните раздел о прайминге в первой части? Когда мы читаем задачи (да, просто читаем), то получаем соответствующий настрой. Импульс активирует нужные ассоциации, задает мышлению вектор. Часто бывает, что если проводишь обзор в дороге, в офис поднимаешься уже с готовыми решениями и едва сдерживаешь нетерпение, чтобы приняться за работу. Этот вид обзора не требует много времени. Достаточно 5–10 минут, чтобы расчистить список задач, оставив наиболее актуальные ступеньки в нашей лестнице к целям.
Процедура нежесткая. Как уже сказано выше, ее можно не делать, если задач в списке меньше 12. Однако тогда некоторые плюсы становятся недоступны. В частности, настрой на работу придется создавать специально, и присутствует риск потратить силы на дела, которые в сегодняшнем списке оказались преждевременно.
Еженедельный обзор
Эта процедура – совсем другое дело. Если мы хотим чего-то большего, чем просто быстрее работать, к применению она обязательна. Вы можете подумать, что для проведения еженедельного обзора потребуется привычка. А ведь это противоречит моим обещаниям того, что пользоваться системой будет легко и просто. Спешу вас разуверить. Привычка не понадобится. Точнее, не потребуется насилия над волей.
Во-первых, еженедельный обзор дает чувство контроля над жизнью. Мы ощущаем, что происходит, видим изменения, планируем их, смотрим, как планы совпадают с реальностью, и постоянно корректируем движение к целям. Во-вторых, это дает дополнительную степень душевного комфорта, от которого сложно отказаться. В-третьих, когда еженедельный обзор оказывается забыт, возникает чувство замешательства. Если его не провести, то сложно работать – смотришь в списки задач и не понимаешь, к чему они? Ведут ли они к цели или попали сюда случайно? Почему я должен делать именно это? В чем смысл таких действий?
Еженедельный обзор вызывает чувство комфорта, потому что дает реальный инструмент контроля усилий. Каждую неделю мы определяем, каких целей необходимо достичь, чтобы как можно быстрее и эффективнее приблизиться к промежуточным результатам. Каждую неделю сверяем план и факт и можем внести изменения, если что-то идет не так.
Неделя – оптимальный период для еженедельного обзора, который по сути – инструмент тактического планирования. Делать его реже не рекомендуется. Если есть возможность, проводите обзор раз в 3–4 дня (в таком случае цели в нем будут на 4 дня, а не на 7). Если у вас мало текучки, выполняйте его хоть каждый день. Это только поможет гибко и быстро двигаться вперед.
Во время еженедельного обзора мы совершаем процедуру, которая называется сверкой элементарных действий с интеллект-картой для еженедельного планирования. Такая интеллект-карта составляется на основе зон, определяемых как составные части жизни, а также направлений, на которые делятся зоны.
По каждому направлению должна быть установлена одна и только одна Промежуточная цель. Это делается из простого расчета – мы спрашиваем себя, чего должны достичь, чтобы как можно быстрее улучшить ситуацию по данному направлению. Ориентируемся на два показателя: на скорость, с которой изменения можно воплотить, и на эффект, который они должны дать.
Когда вы будете делать такую карту, скорее всего, ощутите соблазн отразить в ней весь состав проектов. Причем как нынешний, так и тот, который хотите видеть в будущем. Этого делать не стоит. Чтобы показать свое видение проектов (то есть его состав и идеальную картину), создайте отдельные интеллект-карты на каждый из них.
Такие карты включают в себя информацию о том, как проект должен выглядеть, и о том, каким он является сейчас. Причем данные снабжены метриками, по которым можно оценить, насколько близко или далеко мы от конечной реализации.
Карта еженедельного планирования – совсем другая структура. В ней отражено только то, что требует скорейшего внедрения. Она, как срез под острым углом, указывает на самые болезненные места, которые требуют немедленного улучшения.
Всего карта насчитывает четыре уровня.
1. Проект, то есть зоны, на которые делится ваша жизнь.
2. Направление – часть проекта.
3. Промежуточная цель – точка, достижение которой сильно улучшает ситуацию в этом Направлении.
4. Цель недели – точка, достижение которой сильно приближает достижение Промежуточной цели.