Антитайм-менеджмент
Шрифт:
Проектов (зон) старайтесь сделать не больше 7, а направлений в каждом – 7–9. В них может быть одна и только одна Промежуточная цель. Под каждой Промежуточной целью – одна и только одна Цель недели.
Охотно допускаю: для того чтобы повернуть дела к лучшему в одном из Направлений, нужно достигнуть 2–3 значимых результатов. Однако если вы собираетесь написать больше одной Промежуточной цели, пожалуйста, как следует проанализируйте последовательность, в которой они должны быть достигнуты. Часто бывает, что мы работаем над несколькими, а на самом деле усилия по двум уйдут впустую, если сначала не достигнута первая.
Аналогична ситуация с Целями недели. Еженедельно мы концентрируемся на самых болезненных участках нашей жизни и работы, как можно тщательнее анализируем, чем стоит заняться, чтобы получить максимальный результат за минимальное время и не потратить зря силы.
Безусловно, строгий анализ может показать, что по некоторым Направлениям необходимо указать больше одной Промежуточной цели. Равно как и может появиться несколько Целей недели. Это возможно, хоть и нежелательно. Пожалуйста, хотя бы на первое время постарайтесь сохранить карту еженедельного планирования простой. Не перегружайте ее обилием пунктов, требующих внимания.
Во-первых, есть риск потерять боевой дух. Когда видишь, как много нужно сделать, иногда руки опускаются. Во-вторых, такую карту просто неудобно анализировать. В-третьих, мы можем переоценить собственные силы и резервы времени и закончить неделю с массой просроченных задач. Последнее, что хочется сказать: множество Недельных и Промежуточных целей приведет к тому, что некоторые из них будут просрочены.
Не укладываться в сроки – это не трагедия. Мы всегда должны работать с поправкой на ветер. Другое дело, что нужно стараться их выполнить и не расслабляться от мысли, что срыв сроков – норма. Однако когда мы регулярно видим, как «промахиваемся», это вызывает негативную эмоциональную реакцию, что, в свою очередь плохо влияет на рабочий настрой и способность к работе.
1. Создайте интеллект-карты по каждому из проектов. Отразите в них текущее видение. Покажите, как проект должен выглядеть в идеале. Отметьте на карте то, что уже реализовано, чтобы можно было различать реальную и идеальную картины.
2. Создайте карту еженедельного планирования, включите в нее все зоны вашей жизни, разделите их на Направления, в каждом из Направлений определите одну и только одну Промежуточную цель (ее можно взять из карт проектов) и одну и только одну Цель недели.
Отзывы
Вероника Кириллова. Основатель и генеральный директор PR-агентства «Zebra Company» и центра онлайн-курсов «Медиатека»
Соавтор книги «Персональный бренд: создание и продвижение», преподаватель СПбГУ и ВШЭ.
Ниже я опишу несколько моментов, которые спасли меня от пучины дел, кошмара текучки и мелочей, о которых вечно забываешь.
1. Запись всех дел в программу Doit. Причем сначала туда были выгружены вообще все дела, которые висели незаконченными и тревожили. У меня оказалось более 200 пунктов. Потом у них появились дедлайны и приоритеты.
2. Правильная формулировка задачи при ее записи в планировщик (Doit). Не «Позвонить Марии», а «Позвонить Марии и решить, кто с их стороны будет выступать на конференции».
3. «Молния» – одна главная задача на один момент времени. Если не выполнена «молния», остальной список задач вообще закрыт, чтобы даже глазами его не пробегать.
4. Сегментация задач. У меня есть блоки «Быстрые задачи» (то, что можно выполнить за 15–20 минут, и я решаю задачи подряд), «Зависят от других» (то, на что мне надо не забыть прореагировать, после того как я получу какую-то информацию в какой-то конкретный срок) и «Личный помощник» (моя вторая пара рук и вторая голова).
5. «Золотой час». Самый важный час в день – работы на перспективу. У меня тут обычно зашиты стратегия и ответы на вопросы сотрудников-управленцев и тех клиентов, кого я веду лично.
6. Отсутствие в почте прочитанных, но не отвеченных писем. С этим я борюсь до сих пор, но уже видны проблески победы. Все остальные письма сгружены в Архив, и в стартовом окне наблюдается не весь список почты, а те письма, которые только поступили и которые я еще не читала.
7. Соцсети по расписанию. Как и ответы на письма. Чтобы не отвлекаться. Можно было заметить, что «меня стало несколько меньше» в соцсетях, а большинство постов выходят по принципу отложенного постинга. Например, этот.:)
8. Делегирование. Проще один раз подробно расписать процесс, чем 20 раз отвечать на вопросы. Здесь же еще и вопрос правильного найма сотрудников. Ошибаться человек может. Повторять свои ошибки – нет.
9. Никаких бумажечек со списками задач. Только Doit, все там.
10. Все дела – в Doit, все встречи и скайпы – в ГуглКалендарь. Один неумелый руководитель в свое время начисто отбил у меня желание использовать ГуглКалендарь, однако оказалось, что это полезная штука. Естественно, и Doit, и Календарь синхронизированы на ноутбуке, планшете и смартфоне.
Если у вас завал, которому не видно конца и края, страдает продуктивность и порой появляется желание от всех спрятаться – возможно, вы просто не умеете готовить свою работу.
Глава 9. Основы планирования
Думаете ли вы о том, как будете возвращаться, когда выходите из дома? Прикидываете ли обратный путь, вспоминаете разные подходы и маршруты? Может быть, пишете список шагов, которые нужно совершить, чтобы доехать, припарковаться, а потом дойти до квартиры? Нет, я серьезно! Путь от дома до работы и обратно – ответственное мероприятие. Знаете ли вы, что масса людей завершают свою жизнь в дороге на работу или по пути домой? Они не доезжают до пункта назначения, потому что недооценили опасности, которые могут подстерегать в пути, или проблемы с собственным здоровьем.