Банковский учет и операционная техника

Парфенов К

г. В соответствии с приказом Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. No 170 "Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ" не распространяется на банки. Тем не менее данное Положение представляет несомненный интерес для бухгалтеров банка и его положения могут быть применены и в банке. Следует также отметить, что в соответствии с Законом " О бухгалтерском учете", нормативные акты ведомств не должны противоречить нормативным актам и методическим указаниям Минфина России. Дополнительно хочется напомнить, что операции банка, связанные с уплатой или получением налога на добавленную стоимость должны на основании постановления Правительства РФ от 29.07.96 г. No 914 с учетом разъяснений Госналогслужбы РФ (письмо от 11.04.97 г. No В3-6-03/288) оформляться с применением счетов-фактур. Стpуктуpа учетно-опеpационного аппарата Принципиальная структура учетного аппарата банка определена требованиями, изложенными в Правилах No 61 (часть III раздел 1). Учетно-операционный аппарат в отдельных банках организуется по разному, исходя из сложившейся структуры управления банка и выполняемыми банком операциями. Учетно-операционный аппарат банка состоит из работников, занятых оформлением, контролем расчетно-денежных документов и отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета. Учетно-операционный аппарат возглавляется главным бухгалтером банка, действующим на основании Закона "О бухгалтерском учете" и Правил ведения бухгалтерского учета, Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением СМ СССР от 24 января 1980 г., с учетом требований приказа Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. No 170, и действующего положению по банку, если его функции, права и обязанности не описаны в Уставе банка. Обычно в банках главный бухгалтер имеет несколько заместителей, отвечающих за разные участки работы: а) учет внутрихозяйственных операций банка; б) операционный учет; в) учет валютных операций; г) учет ценных бумаг; д) учет доходов, расходов и финансовых результатов, а также составление финансовой и налоговой отчетности. Интересным представляется отечественный дореволюционный опыт, когда синтетический учет и учет основных операций банка, а также движение

по внебалансовым счетам было сосредоточено в главной бухгалтерии. Главная бухгалтерия вела главную и основные книги. Ведение же журналов и аналитический учет (счетоводство) было возложено на счетоводов подразделений банка. Одной из основных задач главных бухгалтеров является методологическое обеспечение отражения в учете совершаемых банком операций, а также осуществление контрольных и аналитических функций, обеспечения обязательств банка. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю банка. Главные бухгалтера могут и обязаны давать рекомендации по соответствию пассивов банка его активам, структуре доходов и расходов банка, повышению рентабельности проводимых операций. В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета No 61 на главного бухгалтера не могут возлагаться обязанности руководителей учреждения банка при временном их отсутствии, а также обязанности по непосредственному выполнению бухгалтерских операций. Учетно-операционный аппарат банка работает по принципу ответственных исполнителей или операционных бригад. Конкретные обязанности работников учетно-операционного аппарата определяются главным бухгалтером банка. Принципиальная учетно-операционная структура может выглядеть следующим образом.

Главная бухгалтерия

Главный бухгалтер

Бухгалтерский учетОперационный учет

Отдел учета кассовых операцийОперационный отдел

Отдел учета хозяйственных операцийОтдел межфилиального учета

Отдел учета операций с инвалютойАрхив банка

Отдел учета ценных бумаг и вложений

Отдел отчетности и анализа

Примерная схема построения учетно-операционного аппарата банка Основные функции отделов бухгалтерского учета. Отдел учета кассовых операций занимается оформлением и контролем кассовых документов На отдел учета хозяйственных операций возлагаются функции оформления и контроля документов по учету основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), материалов, расчет заработной платы и некоторые другие. Отдел учета операций с инвалютой ведет учет операций с наличной и безналичной иностранной валютой по срочным и кассовым сделкам, отчетность по ведению открытой валютной позиции и др. Отдел учета ценных бумаг и вложений осуществляет учет приобретенных банком государственных и корпоративных ценных бумаг (включая векселя), участия банка в хозяйственной деятельности других организаций. Отдел отчетности и анализа подготавливает отчетность банка, проводит анализ финансовой деятельности банка, его ликвидности и доходности операций. Головные функции операционного и бухгалтерского учета расчетных операций возлагается на операционный отдел. Отдел межфилиального учета отражает операции головного банка с филиалами. Ответственными исполнителями по осуществляемым банком операциями считаются работники банка, которым поручается единолично оформлять и подписывать расчетно-денежные документы по выполняемому ими кругу операций. Ответственными исполнителями считаются также другие работники, на которых возложено выполнение операций, связанных с контролем, оформлением расчетно-денежных документов и отражением в учете банковских операций, включая операции по контролю за корреспондентскими счетами и межфилиальными расчетами. Закрепление счетов за структурными частями учетно-операционного аппарата и отдельными исполнителями и последующее их перераспределение производится главным бухгалтером и оформляется записями в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками учреждения банка. В случае необходимости в банке создаются операционные группы (участки, бригады). Работники последних специализируются на выполнении однотипных операций по отдельным видам работ и операций и являются ответственными исполнителями по своим операциям. Участок работы (вид операций) выделяется исходя из производственной необходимости, принятой в банке технологии документооборота, учета и контроля. Операционные бригады могут организовываться также на участках, где преобладают операции, требующие дополнительного контроля, и в случаях, когда из-за отсутствия работников соответствующей квалификации работа не может быть организована по системе ответственных исполнителей. В последнем случае в состав операционной бригады входят, как правило, два-четыре операционных работника, которые оформляют документы по производимым операциям, и контролер, который обязательно проверяет документы и записи в лицевых счетах, выполненные операционными работниками бригады. Контролер операционной бригады может единолично оформлять отдельные операции. Банковский баланс и принципы его построения Бухгалтерский учет в банках строится на общих принципах: оформление операций с применением способа двойной записи по балансовым и внебалансовым счетам; документарности операций; денежной оценки имущества, обязательств и операций; полноты и непрерывности учета. Баланс банка, как и любого другого учреждения состоит из двух частей: актива (показывает стоимость всего имущества) и пассива (обязательств банка и его капитала). Счета подразделяются на балансовые и внебалансовые. На балансовых счетах отражаются наличные и безналичные денежные средства, расчеты, привлеченные средства, фонды, доходы и расходы, прибыли и убытки. Учет по счетам ведется в мультивалютном выражении. На внебалансовых счетах отражаются: средства и ценности, не принадлежащие банку, но находящиеся у него на хранении и в управлении ( в том числе по доверительному управлению); не наступившие по срокам обязательства и требования (срочные сделки); отстроченные и просроченные платежи; ценные бумаги (депозитарная деятельность) в штуках. Балансовые счета бывают активными и пассивными. Они группируются в разделы по их экономическому содержанию. В одном разделе могут быть активные и пассивные счета. На активных счетах учитывают наличные средства, средства у других банков (в т.ч. и в Центральном банке РФ), кредиты, затраты на капитальные вложения и хозяйственные затраты, дебиторскую задолженность, расходы и убытки. На активных счетах увеличение отражается по дебету, а уменьшение по кредиту. На пассивных счетах учитывают средства организаций, учреждений и граждан, депозиты, кредиторская задолженность, фонды банка, доходы и прибыль. Увеличение пассивного счета отражается по кредиту, а уменьшение по дебету. С 1 января 1998 г. не предусмотрено ведения активно-пассивных счетов. Для операций, требующих изменения остатков с активного на пассивный или наоборот, введен режим парных счетов . Режим парных счетов предусматривает открытие одновременно сразу двух лицевых счетов - активного на активном балансовом счете и пассивного на пассивном балансовом счете. Перечень счетов, по которым могут возникать переходящий как активный, так и пассивный остатки приведен в приложении к Правилам No 61. Наиболее простым примером может служить выдача денежных средств под отчет на командировочные. Выдаем 200 рублей. Сразу после выдачи в балансе возникает активный остаток, отражаемый на лицевом счете по активному балансовому счету. Дебет счета подотчетных сумм (активный) 200 рублей Кредит счета кассы По возвращении из командировки и представления документов, подтверждающих оплату сверх полученных средств ,например, 220 рублей, на полученную сумму закрывается активный остаток, а превышение отражается как кредитовый остаток на пассивном балансовом счете. Дебет счета по учету командировочных расходов 220 рублей Кредит счета подотчетных сумм (активный) 200 рублей Кредит счета подотчетных сумм (пассивный) 20 рублей Или Дебет счета по учету командировочных расходов 220 рублей Кредит счета подотчетных сумм (активный) 220 рублей и по закрытию дня программа совершает автоматическую проводку Дебет счета подотчетных сумм (активный) 20 рублей Кредит счета подотчетных сумм (пассивный) 20 рублей Следует отметить, что ведение парных счетов не подразумевает неправильного ведения операций и закрытия "красного сальдо", то есть, недопустимы активные остатки по пассивным счетам и пассивные остатки по активным счетам. Существует также ряд счетов, которые не являются ни активными, ни пассивными. Эти счета применяются для учета оборотов, и остатков по ним на конец каждого дня быть не может. До кредитной реформы 1930-32 гг. в балансах банков счета обязательств группировались по категориям требований и обязательств. Так, счета дебиторов подразделялись на счета срочных ссуд, счета краткосрочных авансов и специальные текущие счета, счета учетных операций. Кроме того, ссудные счета делились по видам обеспечения (под ценные бумаги, под товары, под товарные документы, под векселя). К счетам дебиторов относились также счета комиссионных документов для учета инкассовых операций. Кредиторские счета - простые текущие счета, условные текущие счета, срочные вклады, бессрочные вклады. Отдельно выделялись контокоррентные корреспондентские счета Nostro и Loro. Балансовые счета разделяются на счета первого порядка (состоят из трех знаков) и счета второго порядка (состоят из пяти знаков). Например, наличная валюта и платежные документы учитываются на счете No 202. Счет No 20202 - касса кредитных организаций, счет No 20203 - платежные документы в иностранной валюте, счет No 20206 - касса обменных пунктов и т.д. Счета второго порядка расшифровывают, детализируют счета первого порядка. Отчетность ведется в основном по счетам второго порядка. Внебалансовые счета также разделяются на счета первого и второго порядка. Учет по внебалансовым счетам осуществляется на активных и пассивных счетах. Учет движения ценностей и документов, поступающих на хранение, комиссию или инкассо, т.е. не принадлежащих банку осуществляется на внебалансовых счетах раздела В., имеющих номера, начинающиеся с цифр 99., при этом существуют два внебалансовых счета один для корреспонденции с активными счетами, а второй для корреспонденции с пассивными счетами. Внебалансовые счета группируются в разделы исходя из экономического содержания учитываемых на них ценностей и документов. Раздел "Д" счетного плана внебалансовых счетов служит для учета депозитарных операций банков. На внебалансовых счетах этого раздела учитываются ценные бумаги. Учет бумаг ведется на активных и пассивных счетах депо по методу двойной записи в штуках. Актив определяет место хранения бумаги, а пассив - принадлежность бумаги владельцу. Синтетические счета депо имеют пять знаков и начинаются

с цифры 98. Срочные сделки учитываются на внебалансовых счетах раздела "Г". Возникающие у банка по срочным сделкам с валютой, ценными бумагами и драгоценными металлами обязательства по поставке отражаются на пассивных счетах, а требования - на активных счетах. В день валютирования (исполнения сделки) обязательства и требования переносятся в баланс. В случае досрочного закрытия сделки контрсделкой возможен как неттинг (зачет обязательств), так и проведение операций по балансу. Операции доверительного управления учитываются на внебалансовых счетах раздела "Б". Для учета безналичных денежных средств в балансе открывается специальный счет, который ведется в РКЦ ЦБ РФ. Учет по балансовым счетам тесно связан с учетом по внебалансовым счетам. С 1 января 1998 г. кредитные организации перешли на новый счетный план и в настоящее время балансовые счета сгруппированы в 7 разделах счетного плана (в старом плане счетов было 25 разделов). Расчетные и текущие счета ныне открываются не по отраслевому принципу, а исходя из гражданско-правовой формы юридических лиц и предпринимателей и учитываются на балансовых счетах раздела 4 . Пока не совсем выясненным остается вопрос о наименовании счетов. Гражданское законодательство предусматривает открытие юридическими лицами в банках банковского счета. Новые правила ведения бухучета в банках однозначно не называют какие же счета открываются кредитными учреждениями своим клиентам. В то же время в указах президента фигурируют такие понятия, как расчетный счет, текущий, бюджетный, счет недоимщика и пр. Аналогичные понятия содержатся и в ранее выпущенных документах ЦБ РФ, в которые в настоящее время внесены изменения по номерам счетов и подтверждающие существование разнообразных счетов. В этом же разделе сгруппированы счета по учету выданных кредитов и привлеченных депозитов, которые также открываются исходя из гражданско-правовой формы с учетом срочности (до востребования, до 30 дней, от 31 до 90 дней, от 91 до 180дней, от 181 дня до 1 года, от 1 года до 3 лет, свыше 3 лет). Средства в национальной и иностранной валюте учитываются на одних и тех же балансовых счетах. Коммерческие банки составляют ежедневный баланс по установленной форме в рублях и копейках. На основании Правил No61, ежемесячно на 1 число баланс в установленные сроки представляется Главным управлениям ЦБ PФ независимо от того, в каком PКЦ открыт корреспондентский счет коммерческого банка. Банки представляют свои балансы в консолидированном виде, то есть с учетом всех филиалов в тыс. руб. В ежедневном балансе после остатков по балансовым счетам или на отдельном листе, прилагаемом к балансу, печатаются остатки по внебалансовым счетам.

No разделов

I КАПИТАЛ И ФОНДЫ

II ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА И ДРАГОЦЕНЫЕ МЕТАЛЛЫ

III МЕЖБАНКОВСКИЕ ОПЕРАЦИИ

IV ОПЕРАЦИИ С КЛИЕНТАМИ

V ОПЕРАЦИИ С ЦЕННЫМИ БУМАГАМИ

VI СРЕДСТВА И ИМУЩЕСТВО

VII РЕЗУЛЬТАТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Назначение счетов бухгалтерского учета в банках и порядок отражения операций по счетам по старому плану счетов даны в книге "План счетов бухгалтерского учета в коммерческих банках Российской Федерации и нормативные акты по его применению": Сб. документов - М.: Бухгалтерский учет, 1996. (Библиотека журнала "Бухгалтерский учет").

Аналитический и синтетический учет Банковский учет, как и бухгалтерский учет в целом, подразделяется на синтетический и аналитический.

Аналитический учет Как указано в Правилах ведения бухгалтерского учета, аналитический бухгалтерский учет в банках ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах или в электронных баз), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с указанием их назначения и владельца. К каждому балансовому синтетическому счету второго порядка открываются лицевые счета аналитического учета. Лицевые счета открываются по необходимости , т.е. если банк не проводит операции по какому-либо балансовому счету, то и лицевые счета к нему не открываются. При открытии эти лицевые счета регистрируются в специальной книге по следующей форме

Дата открытия счетаДата и No договора об открытии счетаНаименование

клиентаНаименование цель) счетаNo лицевого счетаПорядок и периодичность

выдачи выписок счетаДата сообщения налоговым органам, фондам об открытии

счетаДата закрытия счетаПримечание

123456789

Счета физических лиц по вкладам открываются с соблюдением положений Гражданского кодекса Российской Федерации отражаются в книге регистрации открытых счетов на общих основаниях. Если законодательством Российской Федерации не предусматривается сообщать налоговым органам, внебюджетным фондам об открытии счета, то в книге регистрации счетов в графе "дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета" делается надпись "не требуется". Лицевые счета, открываемые для учета внутрибанковских операций (учета имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.) также регистрируются в книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям. При ведении книги в электронном виде ведомость открытых и закрытых счетов ежедневно распечатываются и сшиваются в книгу. Один раз в год или чаще распечатывается книга регистрации счетов в разрезе балансовых счетов второго порядка, которая сверяется с ежедневными ведомостями. Лицевой счет имеет значимость в 20 знаков. Нумерация знаков лицевого счета:

1234567891011121314151617181920

Знаки с 1-го по 5-ый означают номер балансового счета второго порядка (1-3 знаки - счет первого порядка). Знаки с 6-го по 8-ой - обозначают код валюты. Коды валюты применяются стандартные в соответствии с общероссийским классификатором, но вводятся в действие только после специального указания Банка России. Девятый знак - защитный ключ, который применяется при автоматизированном ведении учета в электронных межбанковских расчетах. Для банков- ключевание счетов обязательно, т.к. программы вычислительного центра ЦБ РФ не принимают счета не имеющие ключа или имеющие неправильный ключ. Порядок расчета ключа в номере лицевого счета определен в письме Банка России от 08.09.97 г. No 515. Для бюджетных счетов 15 и 16 разряды используются в качестве определителя символа отчетности. О некоторых особенностях в нумерации лицевых счетов, открываемых на счетах по учету доходов и средств бюджетов, сообщено указанием Центробанка от 19.11.97 г. No 26-у. Примерная схема нумерации лицевых счетов приведена ниже.

NoNo п/пКоличество знаков

Корреспондентские счета, счета по учету средств клиентов и банковСчета по

учету кредитов, в т.ч. просроченных процентов по ним, и другие счета

Бюджетные счетаСчета по учету доходов и расходов

1Номер раздела1111

2Номер счета первого порядка ( в каждом разделе начинается с No 01)2222

3Номер счета второго порядка (в каждом счете первого порядка начинается с

No 01)2222

4Код валюты или драгоценного металла3333

5Защитный ключ1111

Итого знаков9999

6Номер филиала (отделения, структурного подразделения)4444

7Символ бюджетной отчетности3

8Символ отчета о прибылях и убытках5

9Порядковый номер лицевого счета7742

Всего знаков20202020

В том случае, если банк не имеет филиалов или отделений, то свободные знаки может использовать по своему усмотрению. Пример из Правил No 61. Открытие лицевого счета коммерческому предприятию, находящемуся в федеральной собственности, для учета средств клиента: Открывается текущий валютный счет в долларах США. балансовый счет второго порядка - 40502 (разряды 1 - 5) код валюты (доллар США) - 840 (разряды 6 - 8) защитный ключ - К (разряд 9) номер филиала (отделения) - 21 (разряды 10 - 13) порядковый номер лицевого счета - 128 (разряды 14 - 20) номер лицевого счета 40502 840 К 0021 0000128 """""""""""""""""""" """"" """"" " """"""" """"""" разряды 1 - 5 6 - 8 9 10 - 13 14 - 20 Лицевые счета открываются по возрастанию порядковых номеров. Следует отметить, что это не всегда удобно. Наиболее удобным является такой порядок нумерации клиентских счетов, когда клиенту присваивается индивидуальный номер и этот номер включается в номер лицевого счета. Некоторые особенности имеет нумерация бюджетных счетов, которые описаны в главе об учете бюджетных средств. Разрядность и порядок нумерации лицевых счетов депо определен инструкцией от 25.07.96 г. No 44. Порядок и нумерация лицевых счетов по остальным внебалансовым счетам определяется самостоятельно кредитной организацией. Операции по лицевому счету отражаются на бланке установленной формы ведения лицевого счета. К обязательным реквизитам ведения лицевых счетов относятся: а) дата операции; б) номер документа операции; в) корреспондирующий счет; г) сумма операции; д) оборот по дебету и оборот по кредиту ; е) остатки по счету. Типовой формой выписки из лицевого счета является форма по которой учреждения Банка России выдают выписки своим клиентам. Эта форма специальным указанием Центробанка рекомендована кредитным учреждениям для выдачи клиентам и приведенна ниже. Программы "Операционный день банка" позволяют получать такие формы на компьютерах. ВЫПИСКА ИЗ ЛИЦЕВОГО СЧЕТА Шаблон (наименование учреждения, выпустившего форму) (ДД.ММ.ГГГГ, ЧЧ:ММ:СС) Форма N 01301 ВЫПИСКА ИЗ ЛИЦЕВОГО СЧЕТА ЗА (ДД.ММ.ГГГГ) ДПД (ДД.ММ.ГГГГ) СЧЕТ (99999999999999999999) //(ПРЗ)// (/ПАСС. или АКТИВ./) ОТВ. ИСП.(99) ВХОДЯЩИЙ ОСТАТОК (/Пассив или Актив/) (9999999999999999999.99)

No докВоБИК банка корр.Корр. счетСчет отправителя / плательщикаСчет

получателяПРДебетКредит

123456789

99999999999999999999999999999999999999999999999999999999999СС9999999999999999.99

99999999999999999999999999999999999999999999999999999999999СС9999999999999999.99

ИТОГО ОБОРОТЫ (9999999999999999999.99) (9999999999999999999.99) ИСХОДЯЩИЙ ОСТАТОК (/Пассив или Актив) (9999999999999999999.99) БИК (999999999) (наименование учреждения Банка России) Выписку из лицевых счетов клиентов банки распечатывают в двух экземплярах. Один экземпляр передается клиенту в установленном порядке, а вторые экземпляры выписок сшиваются и хранятся в банке. Выписки по клиентским счетам распечатывают за каждый день в течение которого по ним были совершены какие-либо операции, а по валютным текущим счетам еще и на каждый последний рабочий день месяца с указанием рублевого эквивалента иностранной валюты (для составления клиентом бухгалтерской отчетности). К выпискам из лицевых счетов прилагаются документы или их копии на основании которых совершены проводки по зачислению или списанию средств. В лицевой счет заносятся также сведения об условном цифровом обозначении вида операций . Таблица условных обозначений (шифров) приводится.

Условные цифровые обозначения документовНаименования документов, по

которым отражены операции

01Списано, зачислено по платежному поручению

02Оплачено, зачислено по платежному требованию

03Оплачен наличными денежный чек

04Поступило наличными по объявлению на взнос наличными

05Оплачено, зачислено по требованию- поручению

06Оплачено, зачислено по инкассовому поручению

07Оплачено, поступило по расчетному чеку

08Открытие аккредитива, зачисление сумм неиспользованного, аннулированного