Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты
Шрифт:
Проработку каждого этапа рабочей встречи хотелось бы начинать с напоминания, что в модели «Путь к результату» каждый этап является шагом на пути к результату рабочей встречи.
Двигаясь от этапа к этапу, шаг за шагом участники рабочей встречи приближаются к результату их совместной работы, но это не происходит автоматически.
Для достижения результата встречи недостаточно знать последовательность этапов обсуждения, нужно овладеть технологией продвижения к результату внутри каждого этапа.
Схема «Цель – Процесс – Результат» служит этой задаче.
Цель – это точка входа в этап, это чёткий конечный
Процесс – планирование пошаговых действий для достижения результата этапа.
Результат – точка выхода из этапа. Это финишная черта, при пересечении которой сравнивается желаемое и достигнутое. В идеале цель и результат должны получить знак равенства.
ЦЕЛЬ
• «Привести людей в комнату», что значит сделать им понятным результат рабочей встречи («что должны сделать вместе»), программу («как будем работать»)
• Присоединить цели участников к целям рабочей встречи («зачем это мне»)
ПРОЦЕСС
• Приветствие
• Цель встречи
• Программа встречи
• Цели участников
РЕЗУЛЬТАТ
• Каждый участник встречи понимает, ради чего собрались, как будут работать, нашел для себя смысл участия в этой встрече и готов начинать!
Этап «Открытие»:
ЦЕЛЬ – ПРОЦЕСС – РЕЗУЛЬТАТ
Попадали ли вы в своей жизни на рабочие встречи, которые начинались с места в карьер, когда сразу после приветственного «Добрый день, коллеги!» неслось что-нибудь вроде «давайте обсудим результаты работы / давайте решим, что делать с… / давайте набросаем план…»? И буквально через несколько минут кто-то уже скакал во весь опор по повестке, часто не замечая, что делает это в гордом одиночестве или с небольшой горсткой товарищей: большая часть участников встречи ещё даже не запрягла коней и находится в дезориентации, что здесь происходит.
Начало встречи – небольшой по времени, но очень важный по значению отрезок пути к результату. Именно здесь каждый участник встречи должен понять, куда он попал, ради чего здесь собрались люди, что будет результатом, какие вопросы будут обсуждаться, и… найти для себя смысл для активного участия в этой встрече.
Цель этапа открытия помогает фасилитатору перед началом встречи… поставить себя на место участников и задать себе вопросы: откуда придут люди на эту встречу? с предыдущей встречи, где было жарко или скучно? со своего рабочего места, где они были погружены в свои задачи? с обеденного перерыва, во время которого они говорили с близкими или друзьями? Это не праздные вопросы! Люди приходят на встречи не из безвоздушного пространства и в голове у них не пустота. Они приходят с головой, полной мыслей, и с переживаниями в сердце.
А чего хотят инициаторы и ведущий встречи? Чтобы люди сосредоточились на 100 % на цели рабочей встречи, чтобы они отдали решению этой задачи всего себя.
Вы правда этого хотите?
Тогда начните работать на цель этапа открытия – «приведите людей в комнату», в которой вот-вот начнётся совместная работа и где экспертиза каждого присутствующего критически важна для того, чтобы получить максимальный результат на выходе!
«Привести людей в комнату» – значит донести до участников встречи цель: результат, которого они должны достичь вместе. Им должна быть понятна программа встречи, какие вопросы и как они будут обсуждать, а также нужно дать участникам время осмыслить цель и программу встречи, чтобы найти в них смысл для себя!
Если вы всё сделаете правильно на этапе открытия, участники во время встречи не будут озабоченно поглядывать на часы и думать: «Какой ерундой мы занимаемся! Когда я свою работу делать буду?»
А чтобы всё правильно сделать, нужно знать пошаговую технологию открытия рабочей встречи, которая не даст сбиться с пути и поможет привести участников к результату этапа открытия, когда каждый понимает, что нужно решить на встрече, зачем это нужно именно ему, и готов начать работу.
< image l:href="#"/>Этап «Открытие»:
ТЕХНОЛОГИЯ
1-й шаг. Приветствие инициатора встречи
Зачем нужно приветствие
Участники встречи сразу должны получить посыл от авторитетного лица, что они сейчас займутся важным для компании / руководителей / сотрудников вопросом.
• Приветствие – это ответ инициатора на висящие в воздухе вопросы: ради чего мы собрались? почему эта рабочая встреча важна? кому и зачем понадобилась эта встреча?
Любая рабочая встреча является частью решения какой-то текущей бизнес-задачи.
Это может быть рутинная, повторяющая рабочая встреча или специальная, кросс-функциональная или даже стратегическая сессия, но на любой из них первым, обязательным шагом будет приветствие. Просто сделать его можно и нужно по-разному.
Помните, мы говорили, что технология даёт жёсткую схему, которая, как нить Ариадны, не даёт фасилитатору сбиться с пути, а вот инструменты обеспечивают гибкость этой схемы. За счёт чего? За счёт правильно подобранного инструмента, который учитывает особенности задачи, состав участников и продолжительность встречи.
Если встреча рутинная, еженедельная и участникам по умолчанию понятно, на какую бизнес-задачу она работает, то для приветствия ведущему достаточно выбрать простое «Здравствуйте, рад всех видеть!».
Это вроде назвать инструментом даже язык не поворачивается, но это инструмент!
Если лаконичное и позитивное «Здравствуйте, рад всех видеть!» повторять как первый шаг на каждой встрече, то это становится ритуалом, который уже считывается всеми как сигнал, что встреча началась. А если снабдить эту фразу искренней улыбкой и доброжелательным взглядом, то из протокольной фразы она превратится в мотивирующий инструмент!