Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты
Шрифт:
Определяя цель встречи, начинаем с конца. Представим себе, что встреча уже закончилась и мы легко можем описать её результат.
Описывать результат лучше всего по трём его составляющим. Это:
1. Общая картина по обсуждаемому вопросу.
2. Ключевые («горячие») вопросы.
3. План следующих шагов.
Почему именно по этим составляющим?
Потому что в результате любой рабочей встречи у всех участников должна появиться общая картина сути и контекста вопроса.
Любая
И любая встреча должна заканчиваться фиксацией достигнутых договорённостей в конкретном формате.
Определившись до встречи с этими составляющими, можно сформулировать чёткую и конкретную цель рабочей встречи.
1. Что является результатом рабочей встречи? Как его можно описать? Как вы сможете измерить, насколько он соответствует цели – точно попал, превзошёл ожидания, не дотянул?
______________________________
______________________________
2. Что именно должны узнать / понять все участники о сути и контексте вопроса обсуждения в итоге рабочей встречи?
______________________________
______________________________
3. Какие «горячие» вопросы нужно обсудить и что именно сделать: определить список этих вопросов, построить их рейтинг, найти им решения?
______________________________
______________________________
4. Что в итоге должны зафиксировать в итоговых договорённостях участники рабочей встречи и в каком формате (план / перечень предложений, ранжированный список барьеров и т. д.)?
______________________________
______________________________
Это была рабочая встреча HR департамента, на которой HR менеджеры планировали определить и запустить ключевые HR проекты следующего года.
1. Построить общее понимание целей и приоритетов HR-департамента 20____ года на основе стратегии компании, ключевых трендов изменений профессий и потребностей магазинов.
2. Определить приоритетные проекты департамента на 20____ год и ключевые изменения в организации работы с ними.
3. Сформировать планы действий для каждого приоритетного проекта.
3-й шаг. Программа встречи
Зачем озвучивать программу непосредственно на встрече
Взрослые люди ходят знать, что и как они будут делать на рабочей встрече, чтобы… держать под контролем ситуацию. Под своим контролем.
Если вы планируете вести рабочую встречу, не давая участникам ясного понимания, какие именно вопросы они будут обсуждать, а также когда закончится встреча, будут ли перерывы, с высокой степенью вероятности вы вызовете скрытое или открытое сопротивление.
Люди не любят, когда их ведут, как бычка на веревочке, они предпочитают контролировать процесс.
Поэтому рекомендуется сразу сказать участникам не только о целях встречи, но и как они будут к ней продвигаться, то есть о предстоящей программе работы.
Лучше всего представить информацию визуально – на слайде, листе флипчарта или листе А4. Это облегчит понимание сути повестки и поможет при следующем технологическом шаге этапа открытия каждому участнику определиться, что из предложенной повестки обсуждения наиболее значимо для него.
Что важно учесть, представляя повестку: почему важно сказать не только что будем обсуждать, но и как?
Участники лучше поймут суть повестки, если вы не просто перечислите вопросы, которые предстоит обсудить, но и кратко анонсируете формат обсуждения.
Например, вместо «I. Итоги текущего года и цели следующего» представите так: «Итоги года и цели следующего»: презентация генерального директора, обсуждение ключевых идей презентации, формирование вопросов в группах, ответы ГД на вопросы».
В этом случае участникам становится понятен ещё и формат работы, они лучше понимают, как им предстоит работать, у них снижается степень неопределённости, а значит, и напряжения.
Какие есть варианты формирования повестки?
Многообразие задач, особенности состава и количество участников делают своё дело. Вы должны быть готовы подобрать наиболее подходящий из имеющихся вариантов.
1-й вариант: Повестка разослана участникам рабочей встречи заранее.
Мало кто надеется в этом случае, что люди внимательно, с карандашиком прочитают повестку и подготовятся к предстоящей встрече. Большая часть отправится на встречу, наскоро пробежавшись по повестке глазами. В лучшем случае захватят листочек с повесткой. Или не захватят.
Как действует опытный ведущий в этом случае?
1. Распечатывает повестку, ориентируясь на количество участников.
2. Обращается к присутствующим примерно так: «Взгляните на повестку, что я вам высылал. Давайте я кратко прокомментирую ключевые блоки».
Комментируя, ведущий акцентирует внимание присутствующих на том, что и как им предстоит обсудить. В этом случае он может опустить время начала, окончания и перерывов рабочей встречи, потому что они у них перед глазами.
2-й вариант: Повестка программы готовится заранее, но участники узнают о ней на рабочей встрече.