Бухгалтерский учет на компьютере

Заика Александр

В форме документа Списание с расчетного счёта , рис. 4.4., указывается его связь с соответствующим ему платежным поручением, заполняются соответствующие реквизиты. На основании этого документа можно создать документы Платежное поручение, Счет-фактура выданный и Счет-фактура полученный . При вводе сведений о хозяйственных операциях в 1С: Бухгалтерии вполне возможны изменения последовательности ввода некоторых документов. Например, если говорить об обычном хронологическом порядке выполнения действий, сначала формируется платежное поручение, оно передаётся банку, банк исполняет его, передаёт в организацию выписку, на основании выписки вводится документ Списание с расчетного счёта . Но вполне возможна ситуация, когда сначала в систему вводятся сведения о факте списания, а потом, для экономии времени, на основании документа Списание с расчетного счета выполняется создание документа Платежное поручение .

Рис. 4.4. Списание

с расчётного счета

Данный документ оказывает воздействие на учёт, формирует движения по регистрам, поэтому мы можем просмотреть эти движения, воспользовавшись кнопкой Показать проводки и другие движения документа . Нажав на эту кнопку, мы видим окно со сведениями о движениях документа, рис. 4.5.

Рис. 4.5. Движения документа Списание с расчетного счета

Подобное окно мы уже видели, рассматривая работу с универсальным документом Операция . Главная особенность окна, рассматриваемого сейчас, заключается в наличии в нём флага Ручная корректировка . Если установить этот флаг, движения, которые формирует документ, можно корректировать вручную.

Ручная корректировка движений документов – это операция, нужная в исключительных случаях, но она позволяет бухгалтеру получить полный контроль над работой документа – даже в том случае, если при проведении документа что-то делается не так, как нужно. Например, при очередном обновлении системы оказалось, что в процедуре проведения некоего документа допущена ошибка. Бухгалтер сообщает об этой ошибке на линию консультаций 1С, в следующем обновлении ошибка будет исправлена. Но как продолжать работу до выхода очередного обновления? Легче всего, если это возможно с точки зрения объема изменений, воспользоваться функцией ручной корректировки движений.

В целом же, если функция ручной корректировки используется достаточно часто – это говорит либо о том, что настройки программы не соответствуют особенностям учета в организации, либо о том, что методика учёта каких-либо операций в организации не соответствует стандартной методике, применяемой в 1С: Бухгалтерии. Подобная ситуация – это либо повод для доработки 1С: Бухгалтерии, либо повод для приведения методик учета, используемых в организации, к стандартным.

Основные документы по учету денежных средств в кассе – это Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер . На рис. 4.6. вы можете видеть Приходный кассовый ордер , которым отражается получение наличных денежных средств в банке.

Этот документ (как и Расходный кассовый ордер ), оказывает влияние на состояние учета. Кроме того, на начальном этапе заполнения документа нужно выбрать вид операции – от этого зависит состав реквизитов документа.

Рис. 4.6. Приходный кассовый ордер

В группе Касса в Панели навигации раздела Банк и касса присутствуют ссылки для вызова еще нескольких документов. В частности, это – Авансовые отчеты и Отчеты о розничных продажах .

Авансовый отчет, рис. 4.7., это документ, который заполняют сотрудники организации, получившие средства, например, на командировку.

Рис. 4.7. Авансовый отчет, закладка Авансы

Документ содержит несколько закладок, в которые можно ввести сведения об авансах, выданных сотруднику, о товарах, приобретенных им в командировке и другие сведения. В нашем случае сотруднику были выданы денежные документы – авиабилеты (узнать это можно, просмотрев соответствующий документ, упомянутый на закладке Авансы ), кроме того, он произвел затраты в виде суточных, запись об этом сделана закладке Прочее. Там же есть запись об использованном им авиабилете, рис. 4.8.

Рис. 4.8. Авансовый отчет, закладка Прочее

Перерасход по авансовому отчету составил 3000 рублей – об этом можно узнать из итоговых показателей в нижней части документа. Печатная форма документа, вызываемая кнопкой Авансовый отчет (АО-1) позволяет сформировать авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1. На основании документа можно ввести несколько документов. Например, если по отчёту зафиксирован перерасход средств, что означает, что сотрудник потратил собственные средства, затраченные средства могут быть выданы ему из кассы или перечислены на его банковский счёт, для чего можно ввести на основании авансового отчета соответствующий банковский или кассовый документ. В нашем случае, рис. 4.9., сделана запись о перерасходе вида Д26 К71.

Рис. 4.9. Движения

документа Авансовый отчет

Обратите внимание на то, что документ, кроме того, формирует проводку, необходимую для учета НДС, на то, что в подсистеме налогового учета сумма этой проводки отражается лишь в поле Сумма НУ Кт , и на то, что документ, помимо формирования бухгалтерских записей, формирует и движения по регистру НДС предъявленный . Если, кроме того, просмотреть структуру подчиненности этого документа, нажав на кнопку Структура подчиненности , можно увидеть (рис. 4.10.), что в системе имеется счёт-фактура полученный, основанием для которого является рассматриваемый авансовый отчет.

Анализировать структуру подчиненности документов полезно для того, чтобы выяснить, какие документы связаны с текущим документом, а так же – для проверки документов при обычном ведении учета.

Выше мы упоминали о денежных документах, которые выдавались подотчетному лицу. Для оформления операций с денежными документами (авиабилетами, железнодорожными билетами, путёвками и другими) используются документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов . Денежные документы хранятся в кассе, учитываются на субсчетах счёта 50 «Касса».

Рис. 4.10. Структура подчиненности документа

Среди отчётов, которые можно создавать, выполняя действия по учету денежных средств, имеются как стандартные бухгалтерские отчёты, так и специализированные отчёты, в частности – Журнал кассовых документов (КО-3) и Кассовая книга (КО-4) . Эти отчёты нужны для организации кассового учета, соответствующего требованиям законодательства.

На рис. 4.11. вы можете видеть сформированный отчет Кассовая книга за один день.

Рис. 4.11. Кассовая книга

Если формируется последний отчет в месяце или в году, в настройках отчета можно соответствующим образом настроить параметр Последний лист.

Покупки и продажи

Учёт операций, связанных с покупками и продажами ведется в разделе Покупки и продажи, рис. 4.12.

Структура раздела стандартна: на Панели навигации находятся группы команд, позволяющих работать с документами и другими объектами, на Панели действий есть ссылки для создания стандартных и специальных отчетов.

Рис. 4.12. Счета на оплату покупателям

Рассмотрим группу команд Продажи . Роль документа Счет на оплату покупателям , форма списка которого открыта на рис. 4.12., напоминает роль документа Платежное поручение , который мы рассматривали выше. С его помощью можно сформировать счет на оплату, вывести печатную форму счета. Но формирование счета еще не означает, что счет будет оплачен покупателем, поэтому документ не воздействует на состояние учета. Еще одна функция этого документа заключается в том, что основываясь на нём, можно ввести другие документы.

Для того чтобы отразить реализацию товаров и услуг используется документ Реализация товаров и услуг . Он, рис. 4.13., позволяет создать большой набор печатных форм, соответствующих нуждам операции продажи.

Кроме того, при его заполнении можно выбирать из нескольких видов операций, в частности, при обычной или комиссионной продаже это вид Продажа, комиссия . Пункт Отгрузка без перехода права собственности позволяет отразить соответствующую операцию, после чего, воспользовавшись документом Реализация отгруженных товаров , завершить процедуру реализации. Пункт Оборудование позволяет отразить реализацию оборудования. При проведении документ формирует записи, которые зависят от вида операции, выбранной при его заполнении. Так, при виде операции Продажа, комиссия это бухгалтерские записи, показанные на рис. 4.14.

Рис. 4.13. Документ Реализация товаров и услуг

Здесь на соответствующий субсчет счёта 90 «Продажи» списана себестоимость продукции, отражена дебиторская задолженность покупателя и выполнена запись, отражающая задолженность организации по НДС.

Рис. 4.14. Движения, формируемые документом Реализация товаров и услуг

В разделе Покупки основными документами можно назвать Поступление товаров и услуг (рис. 4.14.) и Поступление доп. расходов .

Рис. 4.15. Документ Поступление товаров и услуг