Бухгалтерский учет на компьютере
Шрифт:
Некоторое время, зависящее от размеров базы и быстродействия вашего компьютера, займёт операция поиска и удаления помеченных объектов, после чего мы увидим сообщение, рис. 2.40., говорящее о том, что объекты не удалены для сохранения целостности информационной базы. Если бы на удаление было помечено несколько объектов и некоторые из них можно было бы удалить, система сделала бы это, и так же сообщила бы о том, что некоторые объекты не удалены.
Нажмём в этом окне на кнопку ОК – будет открыт список объектов, которые не удалось удалить, рис. 2.41. В нашем случае это всего один элемент справочника, похожим образом выглядит работа с несколькими объектами. В списке можно
Для удобства проведения этой операции можно заранее изменить краткое наименование удаляемого объекта (в форме редактирования его свойств, которую можно вызвать двойным щелчком по элементу в списке), например, чтобы в его начале было слово «Удалить», после чего при редактировании форм других объектов будет сразу видно, какой именно элемент в них используется. Ведь, например, и в одной и той же табличной части вполне можно ошибочно использовать разные элементы справочника, имеющие одно и то же наименование.
Переходить к правке объектов, имеющих ссылки на удаляемый элемент, можно прямо из окна Удаление помеченных объектов . После того, как все ссылки на ненужный элемент будут заменены ссылками на элемент, который необходимо оставить, операция удаления пройдёт успешно.
В нашем случае, напомним, намеренно помечен на удаление элемент, который используется в базе и который мы удалять не собираемся. В списке (рис. 2.37.) имеется и по-настоящему ненужный элемент – «Какао порошок», созданный копированием. Перейдем в форму списка справочника Номенклатура , отменим пометку на удаление исходного элемента «Какао порошок», пометим на удаление только что созданный элемент и снова выполним команду удаления помеченных объектов. На этот раз, рис. 2.42., система сообщит нам об успешно проведенной операции.
Обычно на практике, если нужно избавиться от дублирующих друг друга элементов справочников, поступают следующим образом. Помечают один из них на удаление (так же его могут, для удобства, переименовать) и выполняют операцию удаления помеченных объектов. Если ссылки на этот объект есть в других объектах, система не даёт его удалить и выводит после анализа базы отчёт, сверяясь с которым, можно исправить документы, заменив в них ссылки на «лишний» элемент справочника ссылками на тот элемент, который нужно оставить. После этого снова выполняют операцию удаления помеченных объектов, если на ненужный элемент в базе больше нет ссылок – он будет удалён. Если где-то ссылки остались – повторяется операция поиска ссылок на этот элемент и процедура удаления запускается еще раз. Работа по удалению дублей объектов может быть достаточно длительной, в зависимости от размеров базы и количества ошибочных использований объектов, поэтому рекомендуется заполнять базу, не создавая подобных ситуаций.
Обратите внимание на то, что в левой части формы элемента справочника (например, на рис. 2.34.) имеется группа команд Перейти . С её помощью можно быстро перейти к различным объектам (например, регистрам и справочникам), имеющим отношение к редактируемому элементу справочника. Например, при переходе по ссылке Цены номенклатуры открывается окно регистра сведений Цены номенклатуры , рис. 2.43.
Записи регистра отобраны, во-первых – по просматриваемой номенклатурной позиции, во-вторых – они приведены по состоянию на дату, указанную в верхней части окна.
Записи в данный регистр вносятся с помощью документа Установка цен номенклатуры . Цены на определенную дату можно установить и вводя их вручную в соответствующие поля, после нажатия на кнопку Записать цены будет автоматически сформирован соответствующий документ.
Регистр Цены номенклатуры позволяет автоматизировать заполнение документов, связанных, например, с приобретением или продажей товаров и материалов. Обратите внимание на то, что в регистре представлены различные типы цен. Если в заполняемом документе выбран один из типов цен, по которому в регистре есть сведения о цене номенклатурных позиций, операции с которыми отражает документ, эти цены будут автоматически подставлены в соответствующие поля.
В ходе ведения учета в 1С: Бухгалтерии справочники обычно заполняются вручную, как правило – в процессе работы. Некоторые справочники (например, Банки ), можно заполнить в автоматическом режиме, загрузив данные о банках из файла с классификатором банков или воспользовавшись загрузкой информации из интернета.Отчеты и обработки
Итоговую информацию в 1С: Бухгалтерии принято получать с помощью отчетов. В системе имеется большое количество стандартных отчетов, как правило, их достаточно для практической работы. Существует, кроме того, возможность использования внешних отчетов.
Обработки предназначены для автоматизации выполнения каких-либо трудоемких операций, операций, требующих выполнения правильных последовательностей действий.
В сущности, обработка – это небольшая программа, которая дополняет возможности других объектов. Например, с помощью обработки Помощник ввода начальных остатков можно автоматизировать труд по вводу начальных остатков по счетам бухгалтерского учета, обработка Загрузка курсов валют позволяет автоматизировать заполнение регистра, содержащего сведения о курсах валют. Обработка Обновление конфигурации предназначена для автоматизации обновления конфигурации. Уже знакомая вам команда удаления помеченных объектов – это обработка Удаление помеченных объектов .
Выводы
Подведем итоги вышеизложенного материала, касающиеся общего порядка работы системы. Ядром учетной системы является План счетов , тесно связанный с Регистром бухгалтерии и применяемый при формировании бухгалтерских записей. План счетов и регистр бухгалтерии используют для ведения бухгалтерского и налогового учета.
Информация о хозяйственных операциях вводится в 1С: Бухгалтерию с помощью Документов . При вводе в качестве вспомогательных объектов используются Справочники . Из документов информация попадает в Регистры , в частности, в Регистр бухгалтерии , в Регистры накопления , Регистры сведений . Для получения итоговой информации, различных отчетов используются Отчеты . Если выразить вышесказанное еще короче, мы получим следующую последовательность: Документы – Регистры – Отчеты .
Мы не случайно уделили здесь столько внимания последовательности работы системы, объяснению основных функций регистров. При практической работе с программой вам постоянно придется, проверяя результаты проведения документов, а в особенности, результаты работы последовательностей действий, реализующих некоторую многоступенчатую учетную задачу, обращаться к движениям документов по регистрам для того, чтобы понять, правильно ли работает система. То же самое придется делать и при поиске учетных ошибок.
Глава 3 Настройка параметров учета
Если в 1С: Бухгалтерии нужно вести учет только что созданной организации, работа начинается с ввода сведений об организации, настройки её учетной политики и ввода операций, отражающих формирование уставного капитала. Рассмотрим эти процессы на примере новой организации, используя для этого ту же информационную базу, примеры из которой приводились выше.
Ввод сведений об организации
Для начала ввода сведений об организации нам понадобится открыть справочник, который расположен по адресу Справочники и настройки учета > Организации . В демонстрационной базе уже присутствует несколько организаций, рис. 3.1.
Рис. 3.1. Состав справочника Организации
Для успешного продолжения работы отключим дату запрета изменения данных. По умолчанию в демонстрационной базе дата запрета изменения данных установлена на конец предыдущего квартала. Подобную настройку выполняют для того, чтобы случайно не изменить какие-то данные прошлых периодов.
Для отключения даты запрета изменения данных нужно перейти по адресу Администрирование > Сервис > Даты запрета изменения данных и в появившемся окне, в поле Установка даты запрета выбрать пункт Нет запрета изменения данных . В итоге данное окно должно принять вид, показанный на рис. 3.2.