Бухгалтерский учет на компьютере
Шрифт:
В левой верхней части окна программы находится кнопка главного меню, рис. 2.5. Она позволяет открыть меню, которое содержит традиционные для Windows-приложений группы команд. В частности, команда Сервис > Параметры открывает окно настройки параметров интерфейса, в этом окне нас интересует параметр Отображать команду «Все функции» . Если установить флаг у этого параметра, в нижней части главного меню, показанном на рис. 2.5., появится команда Все функции .
Эта команда позволяет вызвать окно, которое содержит список объектов системы, сгруппированных по видам объектов, рис. 2.6. Считается, что данный список необходим на этапе разработки новых систем, так как он позволяет вызывать объекты, для которых пока не предусмотрено команд вызова в интерфейсе. Однако он может
Например, вы нашли в бухгалтерском журнале описание некоей методики учёта. При этом вы не можете обнаружить в интерфейсе системы команду для вызова нужного объекта. В интерфейсе эта команда, наверняка, есть, лучше всего обнаружить её и пользоваться именно ей, а если данный объект нужен вам постоянно – увеличить скорость его вызова за счёт добавления соответствующей команды в Избранное . Ниже мы рассмотрим работу с этой командой, для вызова списка избранного используется соответствующая кнопка в левой части заголовка окна программы.
Итак, если вы знаете название документа, но не можете обнаружить его в интерфейсе системы, в окне Все функции можно развернуть группу Документы и просмотреть её состав. Найдя нужный документ достаточно сделать двойной щелчок по строке с его именем, будет открыт список документов этого вида. Если нужного документа и с использованием этого подхода найти не удаётся – проверьте источник информации, откуда вы узнали о нём. Возможно, там речь идёт о версии 1С: Бухгалтерии, отличающейся от вашей, а в вашей версии роль искомого документа выполняет другой документ.
Рядом с кнопкой главного меню находится кнопка Меню функций . Она позволяет быстро переключиться к упрощенному представлению интерфейса программы. На рис. 2.7. вы можете видеть результат воздействия нажатия на эту кнопку на раздел Банк и касса . В обычном режиме в разделах присутствует рабочая область и панели, при нажатой кнопке Меню функций все объекты, доступные в конкретном разделе, приведены в виде списков. Такой режим работы удобен на мониторах с небольшим разрешением, когда с обычным интерфейсом программы работать неудобно.
Для перехода в обычный режим можно снова нажать на кнопку Меню функций .
Избранное – это список ссылок для быстрого вызова объектов. Предположим, мы постоянно обращаемся к журналу Кассовые документы . Для того, чтобы его открыть, можно перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации соответствующую ссылку. Но скорость доступа к журналу можно увеличить. Для этого при открытом журнале достаточно вызвать меню кнопки Избранное и выполнить в этом меню команду Добавить в избранное . После выполнения данной команды в меню Избранное появится команда для быстрого вызова нужного журнала (рис. 2.8.).
Теперь мы сможем быстро вызвать журнал Кассовые документы , независимо от раздела интерфейса, в котором находимся.
Для того, чтобы настроить список ссылок, уже добавленных в Избранное , можно воспользоваться командой Настройка избранного из того же меню. При её выполнении открывается окно, рис. 2.9., которое позволяет перемещать пункты меню Избранное и удалять ненужные пункты.
Для перемещения ссылки выше или ниже текущей позиции служат кнопки со стрелками на панели инструментов окна Настройка избранного . Для удаления ссылок используется кнопка Удалить текущий элемент .
Осваивая 1С: Бухгалтерию, помните о том, что если навести указатель мыши на кнопку, и немного подержать над ней, появится всплывающая подсказка, содержащая название элемента и, во многих случаях, комбинацию клавиш для быстрого вызова команды. Использование комбинаций клавиш для быстрого вызова команд, которыми часто пользуются, экономит время.
В нижней части окна программы, слева, есть кнопка История – она позволяет быстро просмотреть список добавленных или измененных объектов (документов, элементов справочников). В правой части располагается Информационная панель . Здесь содержатся сведения об уведомлениях, о недавно созданных или измененных объектах. В нашем случае после запуска программа предложила обновить курсы валют и классификатор банков,
Для выхода из системы можно просто закрыть окно 1С: Бухгалтерии. Если вы не сохранили какие-либо изменения в ходе работы, система сообщит вам об этом.
Мы рассмотрели особенности пользовательского интерфейса 1С: Бухгалтерии, теперь поговорим об общем плане учетных работ.Начало ведения учета и план учетных работ
Существует несколько подходов к началу ведения учета в 1С: Бухгалтерии 3.0.
1. Начало учета для новой организации. При таком варианте все начинается «с нуля», с чистой базы, в которой вы занимаетесь ведением учета. От вас потребуется лишь внимательное ведение учета.
2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, например, перенос баз, работающих под управлением 1С: Предприятия 7.7. Автоматический перенос данных возможен лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно «чистых» переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные и в таком случае нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в «старой» и «новой» базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те «неожиданности», которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, быстрее освоить новую систему.
3. Третий вариант начала учета – это собственноручный ввод начальных остатков, а, возможно, и документов, и последующее ведение учета. Такой подход применим в том случае, если, например, вы ведете учет в совсем небольшой организации, документов немного, объем работ по вводу данных, позволяющих вести учет в программе, невелик. Подобный сценарий возможен как при переходе с более старых на более новые версии программ, так и в том случае, если ранее вы вели учет без использования специализированного ПО.
При работе в 1С: Бухгалтерии, если говорить о начале ведения учета «с нуля», можно выделить последовательность учетных работ, некоторые из которых производятся на этапе начальной настройки системы, некоторые являются периодическими. В частности, можно говорить о следующей последовательности действий:
1. Заполнение сведений об организации, учет хозяйственной деятельности которой ведется в системе. В одной базе можно вести учёт нескольких организаций. Удобство такого подхода заключается в том, что для учета по разным организациям могут применяться общие списки объектов. Например – контрагентов, товаров, материалов. Это экономит время на ввод данных. Нужно отметить, что учёт по нескольким организациям не поддерживают базовые версии 1С: Бухгалтерии. Однако, если учёт по нескольким организациям нужен пользователю базовой версии, он может вести учёт по ним в разных информационных базах.
2. Настройка параметров программы, параметров учёта и учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету. От этих параметров зависят особенности отражения операций в учете.
3. Заполнение сведений о контрагентах организации – то есть о её деловых партнёрах, ввод данных о сотрудниках, о товарах, материалах, основных средствах.
4. Ведение периодических учетных работ – ввод документов, построение периодически требующихся бухгалтерских отчётов.
5. Ежемесячное выполнение работ по закрытию месяца.