Бухгалтерский учет на компьютере
Шрифт:
Просматривая список баз и щёлкая по ним мышью, можно, в нижней части окна, видеть путь к базе. Знание пути к информационной базе позволяет нам создавать её резервные копии. Резервное копирование информационных баз можно осуществлять различными способами. Пожалуй, самый простой – это сделать копию папки информационной базы.
Резервное копирование рабочих информационных баз очень важно. Дело в том, что потеря информационной базы без наличия резервной копии обрекает бухгалтера на необходимость восстановления данных учёта. То есть, ему придётся восстановить каждый документ, который присутствовал в базе, каждую запись справочника (ниже рассмотрим эти объекты), а если речь идёт о конфигурации, доработанной с учётом особенностей учёта в организации, сложность восстановления учёта усложняется еще сильнее. Если в бухгалтерии делаются распечатки всех документов, вводимых в информационную базу, задача по восстановлению информационной базы, хотя и остаётся весьма трудоёмкой, имеет вполне обозримый масштаб. Если же большая часть документов хранится в электронном виде, потеря базы – это катастрофа. Причем, причины потери информационных баз часто кажутся совершенно невозможными. Когда теряются информационные базы? Вот несколько типичных примеров:
• В бухгалтерии украли компьютер.
• Система была заражена компьютерным вирусом, который уничтожил данные информационной базы.
• Этажом выше прорвало водопроводную трубу, бухгалтерию затопило, компьютер оказался безнадёжно испорченным.
• Бухгалтер, решив навести порядок на компьютере и удалить ненужные или учебные базы для того, чтобы освободить место, случайно удалил и рабочую базу.
• За компьютером бухгалтера кто-то учился работать с информационными базами, и, не вполне понимая последствия, случайно удалил рабочую
• Рабочий компьютер перегрелся, что привело к выходу из строя жёсткого диска.
• Бухгалтеру приобрели новый компьютер, системный администратор, который настраивал ему этот компьютер, не знаком с особенностями системы 1С: Предприятие. Он не перенес рабочую базу на новый компьютер. При этом жёсткий диск старого компьютера был отформатирован.
На самом деле, существует огромное количество причин потери информации. Многие полагают, что их это, уж точно, не коснётся, поэтому не уделяют внимания резервному копированию баз, а порой просто не знают об этом. Когда базы теряются – те, кто не заботится об их резервном копировании, обычно горько сожалеют о том, что не делали этого. Пожалуй, на каждом рабочем месте бухгалтера стоило бы повесть плакат с напоминанием: «Сделать архивную копию базы» . Не помешает и следить за наличием и актуальностью программного обеспечения для защиты компьютера от компьютерных вирусов и угроз интернета.
Частота, с которой стоит делать архивные копии, зависит от интенсивности работы. Например, если каждый день вам приходится вводить десятки документов, делайте резервную копию в конце каждого рабочего дня. Очень важно, чтобы резервная копия базы хранилась бы отдельно от компьютера, на котором расположена рабочая база. Тогда, что бы ни случилось с компьютером и с рабочей базой вы всегда сможете восстановить данные и спокойно продолжить работу. Если речь идёт о потере, вместе с базой, вашего компьютера, вам, для восстановления работы, понадобятся и установочные файлы платформы. Их всегда можно загрузить из пользовательского раздела на сайте 1С (при покупке программы организациям выдают данные для доступа к этому разделу) или получить в фирме-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию. Сфера вашей ответственности – информационная база, так как без наличия её резервной копии именно вам придётся восстанавливать учёт.
Сделать резервную копию информационной базы очень просто. Нужно убедиться в том, что 1С: Бухгалтерия не запущена, после чего перейти туда, где расположена рабочая папка базы (уточнить расположение можно в окне запуска 1С: Предприятие) и скопировать всю эту папку на внешний носитель информации. Если путь к базе кажется вам непонятным, просто откройте Проводник и внимательно введите путь в адресную строку. То есть, для перехода в папку, где хранится информационная база в нашем примере достаточно открыть Проводник и ввести в его адресную строку путь C:\Users\Admin\Documents\1C . Обратите внимание, на рис. 1.8. при щелчке по базе в нижней части окна выводится следующее: File=”C:\Users\Admin\Documents\1C\DemoAccounting”. Нас, во-первых, интересует то, что расположено в этой строке в кавычках. Во-вторых, нужно знать, что после последнего знака косой черты (\) располагается имя папки (DemoAccounting), в которой хранится информационная база. Там присутствует несколько файлов, нам можно не задумываться об их составе, мы можем создавать копию всей папки с файлами базы. Всё, что следует до имени папки базы – это путь к ней. Если вы знакомы с устройством операционных систем семейства Windows, вы поймёте, глядя на этот путь, что папка базы расположена в папке 1С, которая, в свою очередь, находится в папке Мои документы текущего пользователя. Итак, после перехода в эту папку мы видим следующее, рис. 1.9.
Обратите внимание на путь к папке в адресной строке Проводника – в таком виде он выводится при щелчке в этой строке мышью. Если вы не уверены, в нужную ли папку перешли – внимательно сравните этот путь с путём к базе, указанным в окне запуска. Иначе может оказаться так, что вы будете копировать не ту базу.
После того, как рабочая папка базы обнаружена, можно щёлкнуть по ней правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся контекстном меню команду Копировать, перейти в папку, в которую вы хотите вставить копию и выполнить команду вставки. Базу нужно копировать на съемный носитель информации. Вам следует сообщить руководству организации о том, что вы делаете резервные копии базы. Весьма вероятно, что вам нельзя будет выносить копию из организации – в таком случае нужно, например, запирать носитель с копиями баз в сейф.
Желательно, после копирования базы, переименовать её папку. Например, если папка базы называется DemoAccounting , её, скажем, после копирования 21 июля 2013 года, можно переименовать в DemoAccounting 21-07-13. Так вы сможете хранить в одной и той же папке на съемном носителе информации несколько копий базы за разные периоды. Наличие нескольких копий расширяет ваши возможности по восстановлению данных, так как вы можете вернуться не только к последней копии, но и к нескольким предыдущим. Так как файлы информационных баз могут иметь достаточно большой размер, для хранения архивов можно использовать внешний жёсткий диск, и, кроме того, сжимать резервные копии с помощью приложения-архиватора.
При использовании описанного подхода к резервному копированию, восстановление рабочей базы из копии сводится к следующему. Предположим, вчера вечером вы сделали резервную копию, убрали её в надёжное место, а придя утром на работу, обнаружили, что с вашим компьютером что-то произошло. Через некоторое время вам предоставили новый компьютер, на котором есть всё, что нужно для работы – кроме вашей рабочей базы. Вы подключаете к этому компьютеру тот носитель, на котором хранятся резервные копии базы и копируете папку с базой с носителя на жёсткий диск компьютера. Например, создали в папке Мои документы каталог Buh и скопировали папку базы туда.
После этого нужно запустить 1С: Предприятие и начать процесс добавления новой информационной базы (нажав на кнопку Добавить ). При этом в окне, которое можно видеть на рис. 1.3., нужно выбрать вариант Добавление в список существующей информационной базы . После этого вам будет предложено указать наименование информационной базы. Лучше всего в подобных ситуациях указывать в наименовании, наряду с наименованием конфигурации и дату резервной копии – для того, чтобы было понятно, с какой именно копией мы имеем дело. Именно так мы и поступили, рис. 1.10.
В следующем окне, рис. 1.11., нам нужно указать каталог информационной базы. Здесь мы нажали кнопку с тремя точками и перешли в каталог информационной базы, скопированный в каталог Buh в папке Мои документы.
Обратите внимание на путь к папке базы в соответствующем поле окна. Он выглядит как C:\Users\Admin\ Documents\Buh\DemoAccounting 21-07-13. В открытой папке DemoAccounting 21-07-13 можно видеть пару папок – 1Cv8FTxt и 1Cv8Log . Это – служебные папки, то, что мы видим их, говорит нам о том, что мы на правильном пути. Однако ключевую важность играют не они, а файл 1Cv8.1CD , расположенный в папке DemoAccounting 21-07-13. В этом файле и хранится база данных. Если в данном окне, в поле Тип файлов вместо параметра Только каталоги установить параметр Все файлы (*.*) , вы увидите и его.
После того, как нужная папка найдена, можно нажать на кнопку Открыть в окне её выбора, в окне средства добавления информационной базы достаточно нажать кнопку Далее , в появившемся после этого окне параметров запуска (оно аналогично рис. 1.7.) можно, при необходимости, указать особые параметры запуска базы. В нашем случае мы лишь ввели в поле Версия 1С: Предприятия номер версии: 8.2 и нажали на кнопку Готово . Вот как в итоге выглядит окно запуска, рис. 1.12. Обратите внимание на то, что в нижней части окна отображается путь к только что добавленной базе.
Перед переходом к изучению возможностей 1С: Бухгалтерии нам осталось рассмотреть еще один важный вопрос. Он касается команды Удалить , которую можно найти в окне запуска. Эта команда служит для удаления информационной базы из списка окна запуска. Её использование не приводит к удалению файлов базы с диска. Таким образом, если вам нужно не только удалить базу из списка, но и удалить её с компьютера (например, вам пришлось какое-то время работать на чужом компьютере, после того, как вы перестанете на нём работать, на нём не должно остаться ваших данных), нужно сначала удалить её из списка, предварительно запомнив или записав путь к ней, а потом – удалить папку с компьютера и очистить Корзину Windows. Если вы этого не сделаете, к вашим данным могут получить доступ посторонние люди. Нужно отметить, что если ваша база имеет для кого-то постороннего действительно высокую ценность, её можно будет восстановить (по крайней мере – частично) и после очистки Корзины. Рекомендуется отработать приемы, которые мы разобрали здесь, на базах, которые не содержат реальных данных.
Выводы
В этой главе состоялось ваше первое знакомство с платформой 1С: Предприятие и прикладным решением 1С: Бухгалтерия. Вы изучили способы работы с информационными базами, знаете, как их создавать, делать их резервные копии, добавлять в окно запуска системы и правильно удалять. В следующей главе мы приступим к рассмотрению особенностей устройства 1С: Бухгалтерии.
Глава 2 Начало работы в 1С: Бухгалтерии
В качестве иллюстраций рассматриваемых механизмов мы будем использовать демонстрационную базу, из предыдущей главы вы знаете, как создать эту базу. Для того, чтобы лучше разобраться в системе, рекомендуется поступить следующим образом. Создайте две информационных базы. Одну из них – демонстрационную, вы будете использовать как образец. Во второй – не содержащей учетных данных, вы будете воспроизводить то, что рассматривается на примере демонстрационной базы. Такой подход позволяет глубоко проработать материал, на практике увидеть особенности работы с системой, столкнуться с «подводными камнями», которые не видны при обычном рассмотрении информационной базы, в которой ведется учёт.
Если на практике вам придётся работать с системой, в которой уже велся учет, вам придётся выполнять лишь некоторую часть учётных действий. Обычно эти действия связаны с вводом в систему документов и формированием необходимых отчётов. Объем этой работы зависит от сферы вашей ответственности в бухгалтерской службе организации. В средних и крупных организациях на основные участки учёта обычно назначают различных сотрудников. Например, кто-то может заниматься основными средствами, кто-то учётом материалов, заработной платы и так далее. 1С: Бухгалтерия позволяет организовать одновременную работу с информационной базой нескольких пользователей с применением возможностей компьютерной сети. В небольших организациях, где объем учётных работы гораздо меньше, один бухгалтер обычно занимается всеми участками учёта.
Пользовательский интерфейс 1С: Бухгалтерии
Для того, чтобы начать ведение учета в 1С: Бухгалтерии, нужно, в уже знакомом вам окне 1С: Предприятие, выделить строку нужной базы и нажать на кнопку 1С: Предприятие . Рядом с этой кнопкой есть кнопка Конфигуратор . Она позволяет открывать базы в режиме конфигурирования. Этот режим предназначен для разработчиков, однако, иногда он полезен и для бухгалтеров. Например, если вы хотите узнать, по каким регистрам проводится некий документ, как именно происходит процедура проведения, это можно сделать в Конфигураторе. Для эффективного использования конфигуратора вам потребуются дополнительные знания об устройстве платформы 1С: Предприятие. Однако, даже имея начальные знания о системе и о её объектах, вы сможете, исследуя 1С: Бухгалтерию с помощью Конфигуратора, лучше понять её.
Если вы последуете нашему совету и будете, беря за образец демонстрационную базу, экспериментировать в новой пустой базе, то на данном этапе работы ваше окно запуска 1С: Предприятие будет выглядеть так, как показано на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Окно запуска 1С: Предприятие с двумя информационными базами
Если вы открыли в режиме 1С: Предприятие одну базу, вы можете открыть в том же режиме и вторую базу (а если нужно – то и большее количество баз). Для этого достаточно снова вызвать окно запуска (двойным щелчком по ярлыку на Рабочем столе) и, выбрав нужную базу, нажать на кнопку 1С: Предприятие .
Открывая демонстрационную базу (а так же реальные базы), вы, прежде чем попадёте в систему, увидите окно Доступ к информационной базе , рис. 2.2.
В поле Пользователь нужно, нажав на кнопку с треугольником, выбрать пользователя системы для входа в неё. В поле Пароль – ввести пароль.
При открытии обычной только что созданной базы в списке выбора пользователей будет присутствовать лишь пользователь Администратор .
В демонстрационной базе есть несколько пользователей, им заданы пустые пароли, то есть для входа в систему под конкретным пользователем достаточно выбрать его имя в списке Пользователь . Если вы работаете в базе реальной организации, где используется система разграничения доступа к базам, для вас создадут нового пользователя системы, сообщат вам имя пользователя и пароль. При этом если в организации серьезно подходят к вопросам разграничения прав, вы не сможете, например, создавать документы, относящиеся к тому разделу учёта, которым вы не занимаетесь.
Мы выбрали в окне входа в систему пользователя Любимов (администратор) . После нажатия на кнопку ОК мы попадём в демонстрационную информационную базу, рис. 2.3.
Здесь, в рабочей области окна программы, открыта закладка Путеводитель по демонстрационной базе , она содержит полезные справочные сведения по данной базе.
Интерфейс 1С: Бухгалтерии организован в соответствии с разделами учёта. Разделы учёта отражены в виде пиктограмм на Панели разделов. Здесь вы можете видеть пиктограммы Банк и касса, Покупки и продажи и другие.
Помимо разделов учёта, Панель разделов содержит команды для перехода к интерфейсу, содержащему набор часто используемых инструментов ( Рабочий стол ) и команды вызова интерфейсов настроек учёта и администрирования. При переходе в соответствующий раздел рабочая область программы не меняется, однако, меняется состав Панели навигации (она расположена слева и обычно содержит ссылки для быстрого доступа к журналам документов, справочникам, документам и другим объектам) и Панели действий (на рис. 2.3. она содержит группы команд Стандартные отчеты и Информация , обычно на ней располагаются команды создания отчётов соответствующего раздела учета). То есть, команды панели навигации обычно подразумевают организацию переходов, например, к списку неких объектов, а команды панели действий – создание объектов. Размеры панелей можно менять, перетаскивая разделительные полосы с тремя точками.
Выше мы упоминали документы, справочники и отчёты – это объекты системы, участвующие в организации учёта, ниже мы рассмотрим их подробно.
Обратите внимание на самую верхнюю часть окна программы. В правой её части расположены кнопки для быстрого вызова некоторых команд ( Сохранить, Печать, Предварительный просмотр и другие). Для настройки состава этих команд можно воспользоваться кнопкой с черным треугольником, которая расположена у крайней правой кнопки (сразу перед стандартными кнопками для управления окном), рис. 2.4.
Обратите внимание на кнопку О программе – она позволяет быстро узнать сведения о версиях платформы и конфигурации. Эти сведения нужны, если вы обратитесь за поддержкой в фирму-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию или позвоните на линию консультации фирмы 1С.