Бухгалтерский учет на компьютере

Заика Александр

6. Периодическое формирование различных отчётов – как для внутреннего использования, так и для передачи, например, в налоговые органы.

7. Ежегодное выполнение работ по закрытию года и формируется годовая отчётность.

В практическом учете обычно присутствую отклонения от вышеописанной процедуры. Например, сведения о новых контрагентах нередко вводят в процессе внесения в систему документов, отражающих взаимодействие организации с этими контрагентами.

Если речь идёт о варианте начала учета, когда в новую базу переносятся данные старой базы, то мы получаем некоторый набор исходных данных (сведения об организации, контрагентах, сотрудниках, номенклатурных позициях и т.д.), однако, система нуждается в первоначальной настройке. Если работа начинается с ручного переноса данных, то, помимо настроек и других действий, перечисленных выше, нужно выполнить ввод начальных остатков по счетам.

Выше мы упоминали о документах, справочниках, отчётах. Понимание назначения и особенностей этих и других объектов играет важную роль в успешном освоении 1С: Бухгалтерии. Рассмотрим особенности работы с основными объектами системы. Начнём с объекта, который можно назвать ядром любой учетной системы.

План счетов

Взгляните на рис. 2.6. Здесь приведено окно Все функции , в котором содержится перечень видов объектов, на которых строится работа 1С: Бухгалтерии. Среди них можно заметить группу Планы счетов . В этой группе присутствует один объект: План счетов бухгалтерского учета . Для его быстрого вызова можно воспользоваться командой План счетов бухгалтерского учета ,

расположенной в группе параметров Настройки учета на Панели навигации в разделе Справочники и настройки учета , рис. 2.10.

Рис. 2.10. План счетов бухгалтерского учета

В дальнейшем пути для вызова объектов мы будем приводить в следующем виде: Справочники и настройки учета > Настройки учета > План счетов бухгалтерского учета . Если в подобном пути вам встретится упоминание отчета, например Справочники и настройки учета > Стандартные отчеты > Шахматная ведомость , значит речь идёт о Панели действий (она, напомним, расположена сверху), если отчёты не упоминаются – речь идёт о Панели навигации (слева). В Панели действий в различных разделах программы расположены, преимущественно, команды вызова отчётов. В случаях, когда нам нужны другие команды из этой панели, об этом будет упомянуто особо.

В 1С: Бухгалтерии 3.0. имеется набор счетов, соответствующий законодательно утвержденному Единому плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Счета, которые представлены в Плане счетов новой конфигурации, заданы разработчиками. Обратите внимание на то, что в левой колонке списка счетов присутствует значок «Т», рядом с которым можно увидеть желтую точку. Эта точка означает, что перед нами предопределенные счета, заданные на этапе создания системы. Эти счета нельзя удалить в пользовательском режиме, однако, они могут подвергаться настройкам с вашей стороны в тех случаях, когда это необходимо, в пределах, заданных разработчиком. Если в стандартном Плане счетов не хватает какого-то нужного для вас счета – вы можете создать новый счет самостоятельно. Обычно в таких случаях речь идет о субсчетах, однако, может возникнуть необходимость включения в стандартный план счетов собственного счета первого порядка. При создании нового счета вам нужно будет настроить его свойства, от которых зависят возможности по использованию счета в учете. Рядом со значком счета, созданного в пользовательском режиме, нет точки.

Пользуясь Планом счетов , да и другими объектами, не пренебрегайте справочной системой программы. В случае с Планом счетов , обратите внимание на кнопку Описание счета , расположенную на панели инструментов. Если выделить интересующий вас счет и нажать на эту кнопку, вы получите краткую справку о свойствах счета и об особенностях его использования в бухучете.

Каждый счет, присутствующий в Плане счетов , имеет свойства, настройка которых и определяет особенности использования счета. Рассмотрим эти свойства. Для того, чтобы открыть форму счета, то есть, окно, где можно просмотреть и настроить свойства счета, можно сделать двойной щелчок по счету или, выделив его в списке счетов, нажать на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент . Кнопка расположена в верхней части окна плана счетов. Откроем карточку счёта 01 «Основные средства», рис. 2.11.

Рис. 2.11. Карточка счета 01 «Основные средства»

Рассмотрим свойства счета.

Код счета – это многоуровневый код, который имеет маску вида @@@.@@.@. Это – шаблон формирования номера. Данный шаблон означает, что код счета может состоять из любых символов, причем, для счетов первого порядка отводится первых три позиции в коде счета, две позиции после первой точки предназначены для нумерации субсчетов первого порядка, последний символ – для субсчетов второго порядка. Если вас интересует, откуда известны такие подробности о счетах (это касается и внутреннего устройства других объектов), вы можете открыть систему в Конфигураторе, найти в дереве конфигурации нужный вид объекта и изучить его свойства. Для того, чтобы это сделать, нужно вызвать окно запуска 1С: Предприятие, выделить информационную базу и нажать на кнопку Конфигуратор . После того, как Конфигуратор загрузится, нужно выполнить команду меню Конфигурация > Открыть конфигурацию. В левой части окна появится панель со списком типов объектов. Нас интересует группа Планы счетов , развернем её, после чего достаточно выполнить двойной щелчок мышью по объекту Хозрасчетный . На закладке Данные окна свойств объекта можно увидеть, какая маска кода к нему применяется, рис. 2.12.

Рис. 2.12. План счетов, открытый в Конфигураторе

Хотя конфигуратор предназначен для разработчиков, и бухгалтер может воспользоваться им для выяснения подробностей устройства объектов. Конфигуратор, после того, как вы нашли то, что искали, можно закрыть. По умолчанию конфигурация заблокирована от изменений, то есть, воспользовавшись конфигуратором при исследовании 1С: Бухгалтерии, вы не рискуете нарушить работу системы.

Кодировка счета соответствует кодировке, приведенной в законодательно утвержденном Плане счетов. Помимо «обычных» счетов в компьютерном Плане счетов присутствуют некоторые специальные счета, например, это счета с кодом счета первого уровня УСН, используемые для целей учета по упрощенной системе налогообложения и некоторые другие. Балансовые и забалансовые счета находятся в одном и том же Плане счетов.

Код быстрого выбора – предназначен для организации быстрого выбора счетов в формах при заполнении сведений о бухгалтерских операциях (проводках). У счетов первого уровня он обычно совпадает с кодом счета, счета второго уровня (то есть – субсчета первого уровня) имеют коды быстрого выбора, совпадающие с их кодировкой, но не содержащие точки. Коды быстрого выбора ускоряют заполнение полей в документах.

Наименование – здесь приводится наименование счета, как правило, в соответствии с Планом счетов.

Вид счета – это свойство зависит от отношения счета к балансу и может принимать значения Активный, Пассивный и Активный/Пассивный (для активно-пассивных счетов). На рис. 2.4. вы можете видеть карточку пассивного счета 80.01 «Обыкновенные акции».

Рис. 2.13. Карточка счета 80.01 «Обыкновенные акции»

В частности, активные счета, при нормальном порядке ведения учета, имеют дебетовое сальдо, пассивные – кредитовое (сальдо может и отсутствовать на различных видах счетов), активно-пассивные могут иметь остатки и по дебету и по кредиту. При формировании отчетов система анализирует данные свойства счетов и в случае появления «неправильного» сальдо показывает его в отчете со знаком «минус» и красным цветом. «Красные» остатки еще не позволяют сделать вывод о неправильном ведении учета – в реальном бухгалтерском учете возможны различные ситуации, однако, подобная ситуация, если она возникла неожиданно, а не стала следствием сознательного нарушения обычного порядка учета, является, как минимум, сигналом для анализа состояния учета на «проблемных» счетах.

Подчинен счету – эта настройка определяет иерархические взаимоотношения в Плане счетов. Именно от нее зависит, какой счет считать субсчетом для некоторого счета (а не от кода счета, код может быть любым, лишь для удобства коды организованы в понятной форме). Рассматриваемый

счет 01 «Основные средства» не подчинен никакому другому счету, он является счетом первого порядка. Счет 80.01 «Обыкновенные акции» подчинен счету 80 «Уставный капитал». Если счет имеет субсчета, это означает, что данный счет сам по себе использоваться в проводках не может, специально для запрета использования счета в проводках у счетов первого уровня устанавливают свойство Счет является группой и не выбирается в проводках . Данное свойство установлено, например, у счета 01 «Основные средства», у счета 80 «Уставный капитал». Дело в том, что остатки и обороты по счету, имеющему субсчета, должны быть равны остаткам и оборотам по его субсчетам. Это требование и приводит к недопустимости использования счетов, имеющих субсчета, в проводках.

Забалансовый – данный признак устанавливается для забалансовых счетов. Например, он установлен для счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», рис. 2.14.

Рис. 2.14. Карточка счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Учет на забалансовых счетах не ведется методом двойной записи, как это делается для балансовых счетов.

Счет является группой и не выбирается в проводках – данный признак устанавливается у счетов, имеющих субсчета для того, чтобы гарантировать равенство остатков и оборотов по счету и по всем его субсчетам.

Группа параметров Виды учета по счету включает в себя следующие опции:

Валютный – предусматривает ведение валютного учета по счету.

Количественный – включает и отключает количественный учет.

Учет по подразделениям – включает или отключает ведение учета по подразделениям.

Налоговый (по налогу на прибыль) – участие счета в налоговом учете для целей расчета налога на прибыль организаций.

Группа параметров Виды субконто , во-первых, содержит набор субконто счета, во-вторых, позволяет просматривать и настраивать виды учета по субконто.

Субконто в 1С: Предприятие – это аналитический разрез. Например, если у счета имеется субконто Номенклатура , это значит, что по данным, хранящимся на счете, можно узнать, какова стоимость различных видов номенклатуры (товаров, материалов и т.д.), имеющихся в организации. Если при этом у субконто Номенклатура еще и включен признак Количественный – мы сможем получить данные не только об общей стоимости номенклатуры, но и об ее количестве. На счете может присутствовать до трех субконто. Обычно состав субконто отдельных счетов меняется при выполнении некоторых настроек программы. Например, это относится к настройке учета запасов на складах, когда к некоторым счетам автоматически добавляется субконто Склады . Состав субконто можно настраивать и самостоятельно, однако, если вид субконто является предопределенным, его нельзя ни удалить в пользовательском режиме, ни отредактировать, то же самое касается и видов субконто, добавленных к счетам в ходе работы механизмов настройки системы. В некоторых организациях особенности учета диктуют использование большего количества субконто счёта, чем три. Для того, чтобы реализовать подобную функциональность в 1С: Бухгалтерии, требуется доработка конфигурации.

Обычно в качестве хранилищ значений субконто выступают справочники (подробнее о них мы поговорим ниже). Например, вид субконто Номенклатура соответствует справочнику Номенклатура , в котором уже хранятся конкретные номенклатурные позиции (скажем, Мука, Сахар, Бензин и т.д.), которые и выбираются при вводе в систему бухгалтерской записи. В качестве значений субконто могут использоваться не только справочники.

Обратите внимание на флаг Только обороты . Его установка для некоторого вида субконто приводит к тому, что система, для данного вида субконто, не будет выводить показатели остатков по отдельным объектам аналитики. В то же время, в целом по счету поддержка учета остатков сохраняется.

Виды субконто, которые можно назначать счетам, хранятся в плане видов характеристик Виды субконто хозрасчетные . При добавлении к счёту нового субконто (по кнопке Добавить в группе параметров Виды субконто ), после нажатия на кнопку с тремя точками в поле Наименование , открывается окно данного плана видов характеристик, рис. 2.15., из которого можно выбрать нужный вид субконто.

Рис. 2.15. Добавление к счёту нового субконто

Планы видов характеристик используются для описания и хранения видов характеристик объектов аналитического учета. В нашем случае здесь хранятся виды характеристик субконто. Каждый вид имеет наименование и тип значения (например, вид субконто Номенклатура имеет тип значения Номенклатура , который указывает на справочник с таким же названием).

Рассматриваемый план видов характеристик предназначен для того, чтобы указать на то, какие субконто могут использоваться для организации аналитического учета. По умолчанию в данном плане предусмотрено достаточно много видов характеристик, однако на практике может возникнуть необходимость расширить список видов характеристик. Например – для того, чтобы организовать аналитический учет по объектам, которых нет в списке по умолчанию.

При создании нового элемента (по нажатию на кнопку Создать ) для него нужно указать наименование и тип – а в качестве типа может быть использован любой из доступных типообразующих объектов (справочник, документ, перечисление).

В механизме создания видов субконто предусмотрена ситуация, когда нужно организовать аналитический учет по объектам, для которых не существует встроенных типов данных. Для таких целей предусмотрен специальный справочник, который называется Субконто . Этот справочник может содержать элементы, подчиненные элементу плана видов характеристик Виды субконто хозрасчетные .

Для того чтобы добавить в систему новый вид субконто, следует создать новый элемент плана видов характеристик и выбрать для него в качестве типа значения Субконто . Задать конкретные значения субконто можно будет в ходе создания бухгалтерских операций, в которых используется данное субконто. На рис. 2.16. вы можете видеть процесс создания нового вида субконто.

Рис. 2.16. Создание нового вида субконто

В поле Наименование достаточно ввести наименование субконто. А при заполнении поля Тип значения , после щелчка на кнопку с тремя точками в его правой части, появится список для выбора доступных типов. Для выбора нескольких типов в списке нужно установить флаг Составной тип данных .

После завершения редактирования объекта можно нажать на кнопку Записать и закрыть – тогда он будет записан в базу данных, окно будет закрыто. Если вы хотите сохранить данные и продолжить редактирование (это вполне оправдано, если, например, вы работаете с объектом, который имеет множество свойств и хотите сохранить работу), можно нажать на кнопку Записать объект (на ней изображена дискета). Если после редактирования объекта вы поняли, что сделали что-то не так и хотите отменить все изменения, то, если объект вы еще не сохраняли, вы можете закрыть окно редактирования с помощью обычной кнопки закрытия окна. При этом будет выведено окно с предложением сохранить изменения. Ответьте на него отрицательно.

Обратите внимание на то, что методы работы, применимые к одним объектам, обычно применимы и к другим. То есть, освоив какой-либо прием работы для одного вида объектов, вы, фактически, освоили его и для всех остальных объектов, к которым он применим.

Хотя план счетов можно считать ядром учетной системы, сам по себе он не хранит никаких данных о хозяйственных операциях. Для хранения таких данных используются другие объекты – регистры. В частности, для хранения информации о бухгалтерских операциях используется регистр бухгалтерии, который выполняет функцию журнала проводок.