Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Кабашов Сергей

СЕРТИФИКАТ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документ, используемый в составе доказательств при принятии декларации о соответствии любой продукции, за исключением случая, если для такой продукции техническими регламентами предусмотрена иная форма подтверждения соответствия.

СЕРТИФИКАТ СООТВЕТСТВИЯ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям

стандартов или условиям договоров.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – система факсимильной связи, обеспечивающая передачу изображений и воспроизведение их в черно-белом или цветном виде без точного восстановления градации полутонов оригинала.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

СИСТЕМА КОМ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – совокупность технических средств, обеспечивающих вывод информации из ЭВМ на микроформу.

СИСТЕМА ОБЯЗАТЕЛЬНОГО ЭКЗЕМПЛЯРА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.

СИСТЕМА ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом» – совокупность начертательных (графических) символов и приемов, принятая для фиксации на бумаге или другом материале текстов, высказываний, сообщений, составленных на некотором языке.

СИСТЕМА ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – система электросвязи, обеспечивающая передачу и воспроизведение на расстоянии неподвижных изображений.

СЛУЖЕБНЫЙ ПОДЛОГ, согласно статье 292 Уголовного кодекса Российской Федерации, – внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности.

ТАБЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ, согласно параграфу 2.1.12 ГСДОУ, – перечень разрешенных к применению документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля документов, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле документов, запрещается.

ТАБЛИЦА, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по

ряду признаков. Согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

ТЕКСТОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, согласно ГОСТ 7.73–96 «Поиск и распространение информации. Термины и определения», – база данных, записи в которой содержат (главным образом) текст на естественном языке.

ТЕРМОГРАФИЯ, согласно ГОСТ 13.0.002—84 «Репрография. Термины и определения», – способ репрографии, использующий носители, которые изменяют свойства под действием теплового излучения.

ТЕРМОПЛАСТИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – механическая запись, осуществляемая путем нагрева носителя записи при одновременном взаимодействии электрических зарядов и намагниченных областей, которые предварительно образуются в рабочем слое носителя записи в результате воздействия головки записи.

ТРАНСЛИТЕРАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – конверсия систем письма, при которой каждый графический элемент (знак) одной системы письма представляется (заменяется) одним и тем же графическим элементом другой системы письма.

ТРАФАРЕТ, согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ, согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ, – требования, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.

УНИФИКАЦИЯ, согласно ГОСТ Р 1.12—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения», – установление оптимального числа размеров или видов продукции, процессов или услуг, необходимых для удовлетворения основных потребностей.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.