Деловое общение. Курс лекций
Шрифт:
1) дата – число, месяц, год;
2) внутренний адрес – имя и адрес лица, которому адресуется письмо;
3) вступительное обращение – вежливое приветствие;
4) текст письма – изложение сути вопроса;
5) заключительная форма вежливости – вежливое «до свидания»;
6) подпись.
Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке справа.
В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.
Внутренний адрес должен
Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием должности.
Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через два интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).
Текст письма располагается ниже вступительного обращения через два интервала, и первое предложение начинается с небольшим отступом от правого поля.
Заключительная формула вежливости располагается через два интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.
Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо; можно также пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой. В большинстве деловых писем имя подписывающего письмо печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, причем оставляется место для подписи.
Письма должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.38–96 и ISO.
Письма-поздравления. Поздравления составляют, пожалуй, самый приятный и радостный вид делового письма. Поздравления могут присылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью, юбилеем. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения. Обычно стиль письма-поздравления носит менее официальный характер, чем другие письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести теплоту и искренность. Приведем некоторые примеры подобных писем.
Письма-приглашения. Эти письма могут посылаться либо организациям, либо отдельным гражданам, либо инофирмам. Рассмотрим три примера: приглашение организации, приглашение индивидууму и ответ на приглашение.
Письма-приветствия. Существует
Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1 – образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую, по мнению автора письма, его получатель должен обратить особое внимание.
Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. Письмо 2 – не очень удачное, так как в рекомендательном письме должно подтверждаться время встречи.
Рекомендательное письмо. Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице):… рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого). Можно добавить слова «как отличного, добросовестного, инициативного> и тому подобные прилагательные.
Но рекомендательное письмо может быть и более подробным. В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:
а) представление рекомендующего адресату («К вам обращается…») и повод для обращения;
б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности;
в) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность, тогда о наличии резюме упоминается в рекомендательном письме;
г) в заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, упомянутого в рекомендательном письме;
д) в конце письма – подходящая к ситуации «формула», в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.
Необходимо помнить, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:
• безупречный стиль;
• безупречное правописание;
• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;
• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);
• безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;
• страницы нумеруются, начиная со второй;
• письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче воспринимается.