Деловое общение. Курс лекций
Шрифт:
Обмен деловой информацией по факсу
Существуют определенные правила для отправления названных выше деловых писем по факсу.
Если письмо оправляется по факсу, то его первая страница такова:
Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.
И последнее: в современной деловой переписке на все письма принято обязательно
Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.
Кроме деловой корреспонденции, существует и внутриорганизационная переписка, для которой используются как фирменные бланки, так и простая бумага. Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:
• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно проставляется дата;
• никаких личных инсинуаций;
• следует осторожно и ответственно относиться к информации, которая, попав за пределы организации, может ей повредить;
• разборчивая подпись обязательна.
В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенными ранее.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. дается определение понятия «документ»: «Документ – это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования».
Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых состоит в обслуживании сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.
Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта – Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована. В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т. е. они значительно различаются по имеющейся в них информации.
В организации существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
организационные
распорядительные документы;
информационно-справочные документы.
В организации существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
В перечень реквизитов ОРД входят:
1. Государственный герб.
2. Эмблема организации/предприятия.
3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.
4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.
5. Наименование министерства.
6. Наименование организации.
7. Наименование структурного подразделения.
8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
9. Название вида документа.
10. Дата.
11. Индекс.
12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
13. Место составления или издания.
14. Гриф ограничения доступа к документу.
15. Адресат.
16. Гриф утверждения.
17. Резолюция.
18. Заголовок к тексту.
19. Отметка о контроле.
20. Текст.
21. Отметка о наличии приложения.
22. Подпись.
23. Гриф согласования.
24. Визы.
25. Печать.
26. Отметка о заверении копии.
27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о поступлении.
Реквизиты:
1. «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем углу в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.
2. «Наименование министерства» и «Наименование предприятия» указываются в полном соответствии с правовыми актами.
3. «Наименование структурного подразделения» применяется только внутри предприятия.
4. «Адресные данные предприятия» используются только при переписке.
5. «Название вида документа» – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т. д.) – указывается во всех служебных документах, кроме писем.
6. «Дата» оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
7. «Индекс» – регистрационный номер, который присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.
8. «Ссылка на индекс и дату входящего документа» проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.
9. «Место составления или издания» указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.
10. «Гриф ограничения доступа к документу» указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: «Для служебного пользования», «Секретно» и т. п.
11. «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа.