Деловое общение. Курс лекций
Шрифт:
• на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения);
• на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «подпись») копии отправляемого документа (письма).
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты,
25. Отметка о заверении копии необходима как знак соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:
Верно
Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градова
09.09.2002
Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».
26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Устинов
324 95 87
Или
Устинов Николай Петрович
324 95 87
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:
В дело 1–5. Отправлен факс от 01.04.2002 № 1297
Подпись 06.04.2002
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).
Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:
Вх. № 00001
Дата 08.01.2002
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Например:
DOCN / RASP / 06042002.doc DOCN –
Или менее сложный вариант LETTER 27. DOC
(Letter – вид документа, 27 – порядковый номер письма).
Такая отметка необходима для:
• исключения повторного ввода документа в ПК;
• быстрого поиска документа по имени файла;
• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
Технология работы с документами
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие на предприятие проходят:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.
ЛИТЕРАТУРА
Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М., 2003.
Документы и делопроизводство / Сост. Т.В. Кузнецова и др. М., 2001.
Документы. Делопроизводство: Практическое пособие. М., 2002.
Дороховский И.С., Прехуч Т.В. Бизнес и менеджер. М., 2002.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие. Ростов н/Д, 2002.
Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русских языках: Практическое пособие М., 2002.
Пастори Л. Коммерческая корреспонденция. М., 2002.
Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. М., 2000.
Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. М., 1994.