Деловое общение. Курс лекций

Мунин Александр Николаевич

• содержание поручения (конкретные действия);

• срок исполнения;

• подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

О.Р. Васильевой. Отправить факс о согласии до 04.03.2002. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок

к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• О чем (о ком)?

Например: в письме о сроках поставки продукции.

Чего (кого)?

Например: акт списания продукции.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, как правило, выравнивается по центру.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

19. Текст документа является основным элементом любого документа.

Документы оформляются в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, текст состоит из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило содержит причину или основание создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение, например: Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных «Кодекс».

Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника. В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например: В соответствии с постановлением правительства Москвы от 21.02.2002 № 240-П «О введении новые тарифов…»

В распорядительных документах организаций, действующих по принципу единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа

является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

И в совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например: «департаменты осуществляют функции…», «комиссия установила…».

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. При составлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 с 1–2 интервалами между строк текста.

20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Контракт от 20.07.2002 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки работ от 15.09.2002 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директоров ОАО «Эра»

от 01.04.2002 № 12

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: