Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Глотова Светлана

В соответствии с ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» государственная гражданская служба Российской Федерации – это вид государственной службы, представляющий собой профессиональную служебную деятельность на должностях государственной гражданской службы Российской Федерации, обеспечивающую реализацию полномочий различных государственных органов. Этот вид профессиональной деятельности имеет свою специфику, поэтому регулируется не только Трудовым кодексом РФ, но еще целым комплексом правовых актов, включая названный выше закон и указы Президента РФ.

ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»

является в некотором смысле аналогом Трудового кодекса РФ для этой сферы деятельности. Он раскрывает многие кадровые вопросы, включая порядок поступления на службу и прохождения службы, особенности заключений и прекращения служебных контрактов. Отдельные главы посвящены служебному времени и времени отдыха, оплате труда, поощрениям и дисциплине труда, формированию кадрового состава и персональным данным государственных гражданских служащих. Для кадровиков важна статья 44 данного закона. В ней перечисляются все составляющие кадровой работы, а также в п. 2 этой статьи говорится об обязательности утверждения Положения о подразделении государственного органа по вопросам государственной службы и кадров.

Ряд указов президента посвящен отдельным кадровым процедурам, совершаемым с государственными гражданскими служащими в процессе прохождения ими службы. Важно, что в этих правовых актах называется полный состав документов, которые должны быть оформлены в ходе этих процедур.

Это указы от 01.02.2005: № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации», № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)», № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации», № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим».

Двум обязательным кадровым документам – служебному контракту и Положению о персональных данных – посвящены следующие указы: Указ Президента от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» и Указ Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Этими указами утверждаются типовые формы контракта и положения, на основании которых разрабатываются индивидуальные служебные контракты на конкретные должности государственной службы и положения о персональных данных государственных гражданских служащих конкретных государственных органов.

Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» и названные указы Президента составляют основную нормативно-правовую базу, которой должны руководствоваться в своей деятельности сотрудники подразделений по вопросам государственной службы и кадров (кадровых служб государственных органов).

В том случае, если в этих правовых актах нет какой-либо нормы, регулирующей трудовые отношения с государственными служащими, кадровый специалист обращается к общей нормативно-правовой базе в сфере труда, начиная с Трудового кодекса РФ.

Кроме того,

важно помнить, что названными правовыми актами могут пользоваться организации любой формы собственности, привлекая их в качестве методических материалов. Например, ни в одном правовом акте, составляющем общую нормативную базу кадрового делопроизводства, не регламентируется вопрос ведения личных дел работников. Поэтому любая коммерческая организация, которая принимает решение вести личные дела, может ориентироваться на нормы Указа Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Обязательность ведения трудовых книжек на работников определена в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с этой статьей «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти».

Во исполнение этого пункта Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Этим правовым актом утверждены формы трудовой книжки и вкладыша к ней и сами правила.

В Правилах сформулированы основные требования к ведению трудовых книжек, внесению изменений, выдаче дубликатов, учету и хранению трудовых книжек. Кроме того, в пункте 4 Постановления дается распоряжение Министерству труда и социальной защиты утвердить Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Данная Инструкция была разработана в соответствии с Правилами и утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В ней дополнены и конкретизированы вопросы внесения записей в разделы трудовой книжки.

В приложениях к Инструкции приведены формы двух обязательных учетных кадровых документов – приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»

Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.

На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.

Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».