Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007
Шрифт:
Первый способ – поиск по ключевому слову. Можно воспользоваться кнопкой «Найти» на панели инструментов. В поле «Просмотреть» достаточно ввести фамилию интересующего вас человека либо его имя, название организации, часть электронного адреса и т.п. Можно использовать какое-то слово из тех, что вы могли вписать в поле заметок нужного вам контакта, например «футбол», «кошки», «дилеры» и т.п. В любом случае поиск выдаст все подходящие контакты.
Второй способ – группировка по контекстным
Чтобы увидеть контакты упорядоченными по категориям, найдите на панели задач небольшое меню со словами «Адресные карточки». Это меню переключения пользовательских представлений.
По умолчанию используются «Адресные карточки», максимально похожие на обычные бумажные визитки.
Но в этом меню мы можем выбирать и другие представления. Например, «По категориям» – где контакты будут сгруппированы в соответствии с контекстами, к которым мы их отнесли. Либо «Список телефонов» – просто алфавитный перечень всех контактов, как в телефонной книге. Либо «По организациям», когда мы сможем увидеть всех людей, относящихся к одной компании или учреждению. Наконец, «Недавно созданные контакты» – все внесенные нами в течение последних семи дней.
Третий способ – группировка по специальным категориям контактов. Контекстная группировка, которую мы уже рассматривали, дает возможность увидеть список всех клиентов, контрагентов, смежников и т.п. Но иногда бывает полезно завести отдельные категории специально для контактов, например:
– на праздники дарить подарок;
– на праздники достаточно поздравления письмом;
– приглашать на встречи нашего клуба;
– могут дать рекомендацию нашим потенциальным клиентам;
– могут заинтересоваться новым продуктом;
– могут дать комментарии для статей о нас в прессе.
Эти категории, не такие общие, как «Клиенты» или «По ставщики», нацелены на поиск людей, которые вам интересны в связи с какими-то событиями, проектами, процессами. Если вы решите создавать такие категории, обязательно нужно отделить их от основного списка. Как вы помните, категории оперативного планирования мы начинали с единицы («1-День», «1-Неделя»), контекстные категории – с двойки («2-Шеф», «2-Клиенты»), соответственно, специальные категории контактов можно начать с тройки («3-Пригла-шать на презентации», «3-Высылать анонсы новых продуктов»). Поскольку в любых списках категории всегда располагаются по алфавиту, мы никогда их не перепутаем.
Поиск дел, связанных с человеком
Часто нам бывает нужно в момент встречи или телефонного разговора с человеком найти какие-либо задачи и мысли, к нему относящиеся. Или вспомнить историю взаимоотношений:
Outlook дает такую возможность. В окне контакта мы можем открыть вкладку «Действия», на которой отображаются все наши взаимодействия с этим человеком. А именно – связанные с ним задачи, встречи, заметки, письма и прочее.
Для того чтобы это произошло, нужно производить одно простое действие – ассоциировать (связывать) встречи, задачи и т.п. с интересующим вас контактом.
Обратите внимание: в окне создания встречи, задачи, контакта внизу слева есть кнопка «Контакты». C ее помощью происходит связывание любого объекта Outlook с контактом. (В Outlook 2007 эта кнопка по умолчанию не видна; чтобы сделать ее видимой, нужно зайти в меню Сервис/Параметры, на вкладке «Настройки» нажать кнопку «Параметры контактов» и в открывшемся окне установить галочку «Отображать связи с контактами во всех формах».)
Например, вы планируете встречу с Василием Петровичем Сидоровым. В окне создания встречи нажмите кнопку «Контакты» и выберите Василия Петровича из списка. В окошке справа от кнопки «Контакты» появится его полное имя, причем подчеркнутое. Эта надпись является гиперссылкой – кликнув на нее, вы откроете контакт Василия Петровича.
Таким образом, вы убили нескольких зайцев. Во-первых, при подготовке к встрече (или при решении задачи) часто бывает нужно связаться с человеком, к ней относящимся, чтобы подтвердить время проведения встречи, уточнить нужные подробности и т.п. Теперь все это можно сделать, открыв контакт по гиперссылке прямо из окна встречи или задачи.
Во-вторых, при работе с человеком на вкладке «Действия» вы увидите все прошлые и будущие ассоциированные с ним встречи и задачи.
В-третьих, если речь идет о коллективной работе – всегда будет видно, кто именно работал с данным клиентом, с кем необходимо созваниваться по вопросу подготовки намеченной встречи и т.п. У каждой задачи и встречи обязательно будет свой «хозяин».
Есть два простых способа связать контакт с задачей, встречей или другим контактом.
Первый способ – в окне создания встречи (задачи, контакта) в поле справа от кнопки «Контакты» вписать вручную нужную фамилию. Outlook сам определит, о ком идет речь, и при сохранении встречи подставит вместо фамилии полную гиперссылку на соответствующий контакт. Этот способ удобен, когда в вашей адресной книге много контактов и проще ввести фамилию по памяти, чем выбирать ее из длинного алфавитного списка.
Второй способ (в Outlook 2003) – работая с самим контактом, в окне контакта в меню «Действия» (не путать с вкладкой «Действия») выбрать «Новая встреча с контактом» или «Создать задачу для контакта». Будут созданы встреча или задача, уже связанные с контактом, который у вас сейчас открыт.
Полезности для руководителя
Управление контактами в Outlook, в отличие от любых бумажных носителей, позволяет: