Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007
Шрифт:
Еще в далеком прошлом мореходы вели судовые журналы. Капитан корабля, идущего к далеким опасным берегам Вест-Индии, – человек смелый, крепкий, грубоватый. Его руки более привычны к шпаге и пистолетам, чем к перу и бумаге. Но каждый день, без исключений, он запирает двери своей каюты, достает из потайного ящика прочно прошитую тетрадь в кожаном переплете и делает записи. Были ли замечены по курсу острова, слышен ли ропот среди членов экипажа, каковы погода и «небесные знамения» – все это должно быть тщательно зафиксировано. Только благодаря этим записям в следующий раз можно будет проложить более удачный курс, не повторяя прошлых
В далеком будущем, несомненно, традиция ведения бортовых журналов на любых судах сохранится. Торить путь к новым звездам не менее опасно, чем бороздить земные океаны. Поэтому крупные и мелкие происшествия будут столь же тщательно, как и раньше, фиксироваться капитанами. Иногда эта рутинная работа будет спасать жизни людей, иногда – открывать будушим поколениям что-то жизненно важное о случившемся.
О будущем, о межзвездных перелетах писали и думали многие. Вспомним одного из героев таких повествований – пилота Пиркса из рассказа «Терминус» знаменитого писателя-фантаста Станислава Лема.
«Вам достался исторический корабль», – сказал агент Пирксу. Даже у много повидавшего пилота внешний и внутренний вид ракеты вызвал ужас. Устаревшее оборудование, латаный-перелатаный атомный реактор, половина приборов не работает… Кто же мог знать, что эта дряхлая развалина – корабль действительно исторический, когда-то бывший в центре внимания жителей обитаемых миров…
«Пиркс принялся один за другим выдвигать ящики стола и наконец нашел судовой журнал – большой, в залоснившемся кожаном переплете со стершимся тиснением и потускневшими металлическими застежками. Пиркс начал листать страницы в обратном порядке – может, удастся узнать что-нибудь из записей, сделанных до ремонта.
Груз – мелкие товары. Экипаж: первый офицер – инженер Пратт, второй – Вайн, пилоты Поттер и Нолан, механик – Симон. А командир? Еще страница – и Пиркс вздрогнул. Дата приемки корабля – девятнадцать лет назад. И подпись: первый навигатор – Момссен. Момссен! Пиркса бросило в жар. Как это Момссен? Ведь не тот же это Момссен? Ведь… ведь там… был другой корабль! Но дата совпадала: с тех пор прошло девятнадцать лет.
Он снова взялся за бортовой журнал. Размашистый, четкий почерк. Выцветшие чернила. Первый день полета. Второй, третий. Умеренная течь реактора: 0,4 рентгена в час. Наложили пломбу. Вычисления курса. Ориентация по звездам. Дальше, дальше! Пиркс не читал – глаза стремительно бегали по строчкам. Есть! Дата, которую он заучивал в школе еще мальчишкой, и под ней:
«В 16.40 по корабельному времени принято метеоритное предупреждение Деймоса об облаке, идущем с юпитеро-вой пертурбации Леонид со скоростью сорок километров в секунду встречным курсом. Прием метеоритного предупреждения подтвержден. Объявлена тревога. При постоянной течи реактора 0,4 рентгена в час начат обходной маневр полной тягой с ориентировочным выходом на Дельту Ориона».
Ниже, с новой строки: «В 16.51 по корабельному времени на…»
Больше на странице ничего не было. Ничего – никаких знаков, каракулей, пятен, ничего, кроме непонятно почему удлиненной, а не закругленной, как положено, вертикальной черточки последней буквы «а». В извилистой линии длиной в несколько миллиметров, которой, сползая со строки на белую равнину листа, обрывалась запись, было все: грохот попаданий, воющий свист вырывающегося из корабля воздуха, крики людей…»
Дряхлый корабль раскроет пилоту Пирксу часть своей загадки. Но Пиркс никогда не смог бы разобраться в происходящем, не веди капитан судовой журнал…
Дневник усилий
В Outlook есть специальный раздел для ведения нашего «судового журнала», для учета значимых дел. В русском переводе он называется «Дневник», в английском оригинале – Journal, то есть в буквальном переводе как раз «путевой журнал». Наш судовой журнал будет отличаться от журналов капитанов каравелл и звездолетов тем, что кроме самих событий в нем можно фиксировать их длительность, то есть вести хронометраж. (Как это выглядит, вы можете увидеть в разделе «Примеры».)
Что именно стоит фиксировать в дневнике? Можно вести полный хронометраж своих действий, но это довольно жесткая технология. Мы начнем с самого простого. У каждого из нас, как правило, есть три категории расходов времени, требующие для своего регулирования наибольших усилий и самодисциплины.
1. Тяжелые, сложные, энергоемкие проекты – в тайм-менеджменте их принято называть «слонами». Разработать бизнес-план, защитить диссертацию, написать книгу, составить и утвердить технические регламенты по продукции, наладить регулярные занятия спортом, выучить английский язык и т.п.
2. Самые важные и сложные направления постоянной работы: звонить клиентам, общаться с трудными людьми, решать технические проблемы – одним словом, именно те постоянные аспекты рабочих обязанно стей, за которые труднее всего заставить себя взяться.
3. Поглотители времени – такие отвлечения и расслабления, которым бывает трудно противостоять. У каждого они различны: это могут быть «перекуры», Интернет, телевизор, непроизводительные разговоры с коллегами и т.п.
И для важных дел, на которые времени обычно не хватает, и для поглотителей, на которые, наоборот, расходы нужно сократить, очень полезно фиксировать реальные затраты времени. Ведь «три часа работы над отчетом» на поверку могут оказаться пятьюдесятью двумя минутами. Остальное ушло непонятно куда: ответил на несколько телефонных звонков, решил пару вопросов с забежавшими подчиненными… в итоге за три часа написал полторы страницы. Так же и с поглотителями: казалось бы, ну сколько времени в день занимают эти небольшие, время от времени, загляды-вания в Интернет для отдыха? Бывает, что человек с ужасом обнаруживает: 2—2,5 часа…
Раздел «Дневник» не всегда виден на панели переходов. Чтобы вывести его туда, нажмите стрелочку в нижнем правом углу панели переходов. В появившемся меню выберите «Добавить или удалить кнопки», и в следующем меню справа – раздел «Дневник».
Раздел «Дневник» позволяет фиксировать затраты времени на такого рода дела, причем автоматически считать их с помощью встроенного секундомера. Затем эти данные можно копировать в Excel и анализировать. Давайте разберемся, как это делается.