Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

Архангельский Глеб Алексеевич

По умолчанию Outlook проверяет почту раз в 5 минут. Лучше эту слишком частую проверку отключить и при необходимости установить вашу частоту – например, раз в час.

Чтобы установить частоту проверки почты:

1. Зайдите в меню Сервис / Параметры. В появившемся окне выберите вкладку «Настройка почты».

2. Нажмите кнопку «Отправить и получить».

3. В появившемся окне «Группы отправки и получения» задайте требуемую частоту автоматической проверки почты.

2.

Время проверки почты. Во-первых, это краткая проверка в начале рабочих периодов (начало рабочего дня; возвращение в офис после обеда или выездной встречи). В ходе этой проверки вы просматриваете новые сообщения и, возможно, кратко отвечаете на некоторые из них. Главная задача краткой проверки – узнать, есть ли существенные изменения в ваших рабочих планах (возникли новые задачи, отменились старые и т.п.). Ее длительность – не более 10—15 минут.

Второй род проверки почты – собственно ответ на большинство сообщений. Это лучше делать не в начале рабочих периодов, как полагают многие, а, наоборот, в конце. Например, в последний оставшийся час до обеда, в последний час до конца рабочего дня. Таким образом, сдвигая «текучку» на конец рабочего периода, вы помогаете себе потратить меньше времени на нее и больше – на приоритетные сложные задачи.

3. Общий бюджет времени на почту. Если он не определен твердо – он будет заведомо больше оптимального. Стоит выделить в день около 1—1,5 часа на плановые проверки почты и еще около 2—3 часов в неделю – на расчистку накопившихся несрочных писем. Эти 2—3 часа можно жест ко привязать ко времени (например, вторая половина дня в пятницу) либо выделить в любое удобное время. Например, если у вас есть ноутбук, расчищать несрочную почту удобно во время ожидания, в поездках и т.п.

Автоматическая обработка пришедших писем

Для того чтобы легче ориентироваться в приходящих сообщениях электронной почты, стоит поручить Outlook их предварительно обработать.

Во-первых, полезно регулярно добавлять в Outlook новые параметры для отсева нежелательной почты (спама). Это можно делать с помощью меню Сервис / Параметры / Настройки / Нежелательная почта.

Во-вторых, если вы получаете новостные рассылки, сообщения с интернет-форумов и тому подобную информацию, явно не требующую немедленного реагирования, ее полезно автоматически отсортировать в отдельную почтовую папку.

В-третьих, если вас достаточно часто ставят в поле «Копия» просто для сведения, такие письма также полезно автоматически сбросить в отдельную папку. Раз это вопрос «к сведению», значит, он не требует предпринятия каких-либо определенных действий. Правда, многое зависит от корпоративной культуры компании, в которой вы работаете: иногда в поле «Копия» вас могут ставить и как соисполнителя. Тогда отсортировывать такие письма не стоит.

Создавать папки и автоматически отфильтровывать в них почту можно следующим образом:

1. В панели переходов выберите пункт «Список папок».

2. В открывшемся списке кликните правой кнопкой мыши на папке «Входящие» и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку».

3. В появившемся окне «Новая папка» введите в поле «Имя папки» ее название (например, «Рассылки»), нажмите «ОК».

Теперь

настроим фильтрацию почты в созданную папку.

1. Зайдите в меню Сервис / Правила и оповещения. В открывшемся окне щелкните на кнопку «Новое» в левом верхнем углу.

2. В появившемся окне «Мастер правил» выберите пункт «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» и нажмите «Далее» в нижней части окна.

3. В появившемся внизу списке кликните гиперссылку «Отправители или список рассылки».

4. Появилось окно «Адрес для правила». В поле «От» напишите e-mail рассылки, например, [e-mail]. Щелкните «ОК».

5. Вы вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите на гиперссылку «переместить их папку <имя>».

6. В появившемся окне «Правила и оповещения» выберите папку «Рассылки» и нажмите «ОК».

7. Вы снова вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите «Готово».

8. Теперь перед вами окно «Правила и оповещения». На вкладке «Правила для электронной почты» появилось только что созданное нами правило «[e-mail]».

Письма «к исполнению»

Как правило, приходящая к нам в письмах информация требует от нас определенной реакции. Разные письма требуют разных действий, а именно:

– ответа – то есть сообщения какой-то информации или принятия решения;

– размышления – когда для принятия решения вам требуется некоторое время;

– постановки на контроль – вам необходимо через некоторое время вспомнить об этом письме, чтобы проверить состояние вопроса;

– принятия к исполнению – когда в письме содержится некая задача для вас.

Начнем с писем «К исполнению» как самых важных, требующих от вас большого количества действий. Для работы с такими письмами в Outlook есть специальный инструмент – флаг «К исполнению». Он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце.

Поставив на письме один из флагов к исполнению (их несколько, разных цветов), вы фактически превращаете письмо в задачу. С этого момента в Outlook 2007 оно видно в панели задач при календаре, его так же, как и любую задачу, можно помещать в категории «1-День» и «1-Неделя» и контекстные категории («Шеф», «Клиенты», «Поставщики» и т.д.). Письмо становится полноправным элементом вашей системы управления задачами.