Информационные технологии и управление предприятием
Шрифт:
Анализ ТСО
В настоящее время успех или неудачная деятельность многих высокотехнологичных компаний во всем мире связаны с использованием информационных технологий (ИТ). Развитие информационных технологий требует от организаций постоянного увеличения расходов на эти цели. В этой связи отечественные компании не являются исключением: инвестиции в развитие информационных технологий составляют или должны составлять значительную часть общего бюджета организации. При этом, принимая решения о будущем развитии информационной системы, руководство должно
При выполнении этих задач со стороны высшего звена управления и ИТ-менеджеров возникает ряд вопросов, требующих решения:
• Какие средства затрачиваются на информационные технологии?
• Оптимальны ли они для нашего бизнеса?
• Насколько хорошо работает ИТ-служба по сравнению с другими?
• Как мне управлять инвестированием в информационные технологии?
• Какие выбрать направления развития ИТ-инфраструктуры?
• Как обосновать ИТ-бюджет?
• Как доказать эффективность существующей информационной системы и ИТ-службы?
• Какова оптимальная структура ИТ-службы?
• Сколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению информационных технологий?
• Как оценить эффективность нового ИТ-проекта?
Для ответа на данные вопросы требуется проведение мероприятий по оценке текущего уровня инвестиций в информационные технологии и анализу его адекватности бизнесу, а также обеспечению управляемости процессом инвестирования. В основе решения этой задачи может лежать методология оценки совокупной стоимости владения (ТСО). Методология оценки ТСО предназначена:
• для получения полной информации о среде распределенных вычислений и совокупной стоимости владения;
• для сравнения подразделений организации между собой, а также с другими организациями, аналогичными по функциональным возможностям;
• для оптимизации инвестиций путем непрерывного повышения качества инвестиций, технологии, организации, процессов, степени удовлетворенности конечных пользователей.
ТСО представляет собой набор методологий, моделей и средств для изучения совокупных затрат какой-либо ИТ-системы, которая поддерживает выполнение определенной деятельности на качественном уровне обслуживания (уровне услуг). Основные компоненты ТСО – «прямые» и «непрямые» затраты.
Прямые затраты включают как капитальные компоненты (ассоциируемые с фиксированными активами или собственностью), так и трудозатраты, которые учитываются в категориях операций и администрирования. Сюда же относят затраты на услуги удаленных пользователей, аутсорсинг и др., связанные с поддержкой деятельности организации.
Непрямые затраты отражают влияние системы на пользователей посредством таких измеримых показателей, как простои и «зависания» системы, затраты на операции и поддержку (не относящиеся к прямым затратам). Очень часто непрямые затраты играют значительную роль, так как они не задействуются бюджетом, не выявляются явно в анализе затрат, что в конечном счете может привести к росту «скрытых» затрат пользователя.
Концепция ТСО была выдвинута Gartner Group в 1986–1987 гг. Для некоторого
В настоящий момент концепция ТСО является общепринятой для оценки эффективности информационных технологий, и работы по управлению ТСО считаются частью плановой работы ИТ-менеджеров (ИТ-департамента) западных компаний.
Некоторые специалисты приводят целый ряд аргументов в пользу данного подхода, которые рассмотрены ниже.
Измерение ТСО применяется как для «наведения порядка» в существующих ИТ-активах, так и при рассмотрении будущих проектов. ТСО является одним из важных критериев при выборе одного из нескольких технических решений, так как дает экономическую обоснованность этого решения. Однако при принятии решения необходимо учитывать многие качественные и количественные технологические, управленческие, кадровые и финансовые моменты. Не всегда наименьшее ТСО идет на пользу проекту.
Даже если рассматривать только прямые расходы на информационные технологии, то в большинстве случаев учитываются не все составляющие прямых расходов. Многие компоненты, например расходы на управление или обучение или техническую поддержку, упускаются из виду. В результате реальные прямые затраты на ИТ-проекты оказываются существенно выше. Как показывает практика западных компаний, доля стоимости оборудования и ПО в прямых расходах составляет менее или около 50 %. Другие составляющие прямых расходов представляют существенный интерес, так как могут быть уменьшены в результате управленческих мероприятий (то есть практически без инвестиций), что очень важно, если компания действительно стремится снизить свои издержки.
Структура прямых расходов важна при различных проектах. Часто даже внутри затрат на покупку оборудования, ПО и услуг наблюдается нерациональное распределение ИТ-бюджета. Еще в большей степени это относится к другим составляющим прямых расходов, и особенно к косвенным расходам на информационные технологии. Значит, организация ИТ-проектов в компании находится не на должном уровне и может быть улучшена путем управленческих решений (то есть без инвестиций). Более рациональное использование ИТ-бюджета может сократить общую стоимость ИТ-проектов.
Вы никогда не сможете определить эффективность ваших ИТ-проектов без расчета затратной части, а именно ТСО. Даже если прямой экономический эффект от внедрения информационных технологий определен, его всегда надо сравнивать с затратной частью, то есть ТСО.
Косвенные расходы, которые в ТСО для западных компаний составляют более 50–60 %, обычно не учитываются и не определяются, хотя они реально существуют и поглощают финансовые и прочие ресурсы компании. Они являются очень важным показателем надлежащей организации работы корпоративных информационных технологий и степени удовлетворенности конечных пользователей работой.