Компьютер для бухгалтера
Шрифт:
Рис. 20.4. Оформление больничного листа
Оформление отпускных
Порядок оформления этого вида документов следующий. Сначала оформляется приказ об отпуске. Открыть такой приказ можно командой Документы -> Прочие отклонения -> Помощник ввода отклонений. Ответив на вопросы помощника, можно быстро, а главное безошибочно оформить приказ об отпуске.
Затем откройте документ о начислении отпускных и проведите начисление командой Документы -> Отпуск. При оформлении этого документа важно точно определить количество дней, за которые начисляется отпуск. Решите, как будет рассчитываться средняя заработная плата. Кроме основного заработка при расчете среднего заработка учитываются годовые премии. Это тоже можно указать при начислении отпуска. Кажется, все предусмотрено в такой процедуре, как расчет отпускных. Например, если количество дней, на которые предоставляется отпуск, не совпадает с количеством дней из приказа по отпуску, программа подскажет об этом противоречии. Поэтому внимательно следите за сообщениями.Данный вид документов тоже фиксируется в общем журнале документов.
Прочие отклонения
К этой группе относятся такие отклонения, как невыходы, работа в праздничные дни. В удобной форме можно ввести сотрудника, по которому производится ввод отклонений, указать количество отработанного времени по измененному графику, ввести количество невыходов на работу. Все это изменяет обычную схему оплаты сотруднику. Открыть эту группу документов можно командой Документы -> Прочие отклонения.
Оформленные документы обязательно будут найдены в общем журнале документов.
Начисление заработной платы
Документ Начисление заработной платы предназначен для ввода всех отклонений и удержаний и оформляется перед расчетом заработной платы. В поле Способ должно быть выбрано Ввод всех начислений и удержаний по сотрудникам. Для подбора сотрудников используйте кнопку Подбор или Заполнить. При использовании кнопки Заполнить в документ будут выбраны сразу все категории сотрудников. Документ записывается в общий журнал документов.
Учет отработанного времени
Учет отработанного времени ведется с помощью календарей. У каждого сотрудника при приеме на работу определен график работы. В качестве основного календаря для построения графика работы организации используется пятидневная 40-часовая рабочая неделя, которая определена в календаре Пятидневка (Регламенты -> Календари -> Календарь-Пятидневка).
Для описания многосменных графиков работы в программе имеются другие календари (Регламенты -> Календари -> Прочие календари). Дополнительные календари заполняются, если на предприятии имеются сотрудники, работающие по сменному графику.
При подготовке к расчету зарплаты следует открыть и откорректировать календари, если в расчетном месяце были переносы выходных дней в связи с их совпадением с праздничными днями.
Табель отработанного времени
Для тех сотрудников, отработанное время которых не поддается регламентированию при помощи календарей, предназначен документ Табель отработанного времени. Чтобы открыть документ, щелкните в Общем журнале документов на кнопке Ввод новой строки и в открывшемся списке найдите пункт Табель отработанного времени. Открыть документ можно также командой Документы -> Начисление зарплаты -> Табель отработанного времени.
Заполняется этот документ по общим правилам. Для оформления табеля достаточно щелкнуть на кнопке Подбор и выбрать сотрудников в табель или воспользоваться кнопкой Заполнить, указав все категории сотрудников. В табель будут внесены не только фамилии, но и отработанные за расчетный период часы. Для коррекции табеля дважды щелкните в графе и введите количество отработанных часов.
После оформления документа щелкните на кнопке ОК. В документ будут выбраны сотрудники, у которых в приказе указана система оплаты труда По табелю отработанного времени (см. табл. 20.1).
Документ будет сохранен в общем журнале документов. Существует и итоговый документ Табель отработанного времени. Его, как и другие отчеты, можно открыть и сформировать с помощью меню Отчеты.
Расчет заработной платы
После ввода всех отклонений и удержаний можно приступить к расчету заработной платы. У вас есть две возможности: использовать помощника расчета заработной платы или рассчитать заработную плату с помощью специальной формы для расчета заработной платы.
Перед расчетом зарплаты необходимо также оформить документ Табель отработанного времени.
Период начала расчетов
Для изменения периода начала расчетов используйте команду Регламентные -> Изменение периода начала расчетов. В открывшемся окне можно установить новый период. Это особенно актуально, когда программа не эксплуатировалась некоторое время и период расчета, который предлагает программа, не совпадает с календарным.
Смена текущего периода производится с помощью помощника установки периода расчета. Нажмите кнопку Далее и перейдите ко второму шагу. На втором шаге выберите, какие проверки выполнять. Если известно, что зарплата, начисленная за текущий месяц, будет выплачиваться в следующем месяце, снять флажок режима Выполнять проверку полной выплаты заработной платы. Если известно, что в расчетном месяце не было увольнений сотрудников, снять флажок режима Выполнять проверку наличия сальдо у уволенных сотрудников. Щелкните на кнопке Далее. Если кому-либо из сотрудников в расчетном месяце не была начислена зарплата, появляется шаг Проверка начислений заработной платы. В этом случае можно проигнорировать сообщение системы, щелкнув на кнопке Далее. Если принято решение начислить зарплату, выберите фамилии сотрудников и щелкните на кнопке Начислить или Начислить всем. Появится документ Начисление заработной платы. Нажмите в нем кнопку ОК.
На следующем шаге открывается журнал Зарплата. Щелкните в нем на кнопке Все объекты, чтобы расчет проводился для всех сотрудников, включенных в журнал, затем нажмите кнопку Рассчитать запись одного документа. Нажмите кнопку Далее и перейдите к следующему шагу.
Если сотрудникам зарплата начислялась, но не была выплачена, появляется окно Проверка выплаты зарплаты. Если на предприятии принято выплачивать зарплату в следующем месяце, следует проигнорировать сообщение системы и нажать кнопку Далее, если принято выплачивать зарплату в текущем месяце, щелкните на кнопке Выплатить всем и проведите документ Платежная ведомость. На шаге Установка очередного периода расчета снимите флажок у поля Ввести документ Накопленная задолженность. Щелкните на кнопке Готово. Ввод документа Накопленная задолженность требуется, только если зарплата должна быть выплачена в расчетном месяце, но выплата была задержана. После смены периода в строке состояния (справа) после слова Период появится новое значение.
Расчет
Для проведения расчета удобнее всего воспользоваться помощником. На первом шаге необходимо выбрать сотрудника, на следующем шаге ввести доплаты и удержания. Следует обратить внимание на то, что для введения отклонений можно использовать кнопку Открыть и указать заранее введенные документы (больничный, алименты). Другой способ – щелкнуть на кнопке Добавить и приступить к оформлению новых документов, подтверждающих изменения в начислении заработной платы.
Для перехода к следующему диалоговому окну используйте кнопку Далее. Очень важно правильно определить средний заработок сотрудника. Одним из последних шагов помощника является расчет необходимых налогов и ЕСН. Результат расчета – оформление платежной ведомости. Произведенный расчет фиксируется в журнале расчета заработной платы. Открыть журнал можно из меню Документы.