Конференц-анатомия
Шрифт:
Колоссальный эффект на индустрию встреч оказывают и политико-правовые факторы: условия въезда в страну, визовая политика, особенности налогового законодательства, уровень поддержки отрасли федеральными и региональными властями, определение отрасли как приоритетной, создание условий и программ для ее развития, сопровождающееся финансированием, антимонопольное законодательство, внешняя политика государства.
Прогресс развития информационных технологий в мире сегодня колоссален. Эксперты едва успевают оценивать темпы его роста в различных отраслях. Индустрия встреч – зеркало этого прогресса. Наиболее ярко это проявляется в сегменте корпоративных и правительственных мероприятий. Научные конгрессы в общей массе более консервативны. Регулярные исследования подтверждают этот факт. Международные ассоциации активно используют интернет для продвижения своих мероприятий и коммуникаций с делегатами, внедряют интерактивные коммуникационные сервисы при проведении мероприятий, однако пока не в полной мере пользуются всеми высотехнологичными информационными разработками.
Участники
Любое мероприятие изначально имеет своих «родителей», организаторов – тех, кто придумал идею, определил стратегию, поставил цели, решил, каким оно должно быть, как и где проходить, какими силами должно быть подготовлено. Так и в семье происходит, можно провести забавную аналогию: задача матери – родить, любить и воспитать ребенка, задача отца – принимать важные решения в семье, руководить, передавать свой опыт, учить, сделать, как говорят, всё возможное, чтобы сын стал «настоящим мужчиной».
Вот и в семье, где рождается наша Конференция, происходят похожие процессы: инициатор мероприятия, его условная «мама» – рождает идею, представляет себе, с какими целями мероприятие проводится, для кого, каким оно должно стать, и каких результатов необходимо достичь. Оператор мероприятия, его «папа» – решает, как из «маминой» идеи вырастить зрелого человека – как идею мероприятия воплотить наилучшим образом, какой формат проведения конференции выбрать, где провести, чтобы достичь максимального эффекта, как выстроить деловую программу, организовать финансовые потоки (где взять деньги на «воспитание», да и «заработать» их для мероприятия, собственно, тоже его непосредственная функция). Операторы – это компании, специализирующиеся на профессиональной организации конференций – РСО (Professional conference organizer). Однако, как случается в жизни, к сожалению, семьи бывают неполные, и часто мать берет на себя функции отца. Так и с мероприятиями – инициатор часто выступает и оператором тоже. Когда ребенок подрастает, он идет в детский сад, где у него появляются друзья и воспитатели – они уже оказывают, как мы понимаем, часто даже большее влияние на формирование личности ребенка, чем родители. В нашем случае, «друзья и воспитатели» – это непосредственные поставщики конференц-услуг – место проведения, конгрессный центр, конференц-оборудование, рестораны, типографии – вот они-то и определяют конечный облик нашего мероприятия, они делают мероприятие таким, каким его увидят делегаты, участники.
Чаще всего инициатор – научная/общественная ассоциация, бизнес/правительственная структура привлекает для управления всеми процессами подготовки и проведения мероприятия – оператора (РСО), который занимается планированием всего мероприятия, но в свою очередь, самостоятельно, или с помощью координатора (DMC), управляет логистическими процессами подготовки конференции, услугами, предоставляемыми поставщиками
Мама-инициатор
Итак, посмотрим внимательнее на нашу «маму» – инициатора мероприятия – его же часто называют «заказчиком», «владельцем» мероприятия. Основные функции инициатора заключаются в предложении идеи мероприятия, формировании концепции, постановке финансовых и маркетинговых целей. Сопутствующие функции: формирование деловой программы мероприятия, содействие организаторам в PR-кампании мероприятия и так далее. Инициаторами мероприятий могут стать представители науки и общественных организаций, бизнеса и правительства.
Научная или неправительственная ассоциация, общественная организация – это добровольное общественное объединение представителей определенной отрасли знаний для осуществления совместной деятельности, поддержания и развития данной отрасли. Подразделяются они обычно на национальные и международные. Есть, например, международная ассоциация по углеводам (ассоциация мирового уровня), есть ассоциация по углеводам в России (национального уровня). Национальные ассоциации плотно взаимодействуют с международными, участвуют в совместных мероприятиях, представляют свои достижения, выявляют направления дальнейшего развития отрасли науки. Мероприятия ассоциаций представляют собой в основном международные и национальные конгрессы и конференции, а также ассамблеи, совещания, заседания управляющих органов, проводимые регулярно, в разных городах и странах. Место проведения часто выбирается на конкурсной основе, как Олимпиада или Чемпионаты мира по футболу, хоккею и т. д. Целью таких мероприятий становится обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации, PR ассоциации, коммерческая прибыль. Финансирование таких мероприятий осуществляется из множественных источников: организационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственные субсидии. Инициаторами научных мероприятий также могут выступать не только ассоциации, но и отдельные научные организации, НИИ, вузы и т. д
Под бизнесом здесь мы понимаем коммерческие структуры, корпорации. в этом случае можно встретить разнообразие вариантов целей и видов мероприятий. Наиболее часто встречающиеся – внутренние мероприятия корпораций – дилерские конференции, совещания советов директоров, инсентив-мероприятия, совещания руководителей филиалов и подразделений, презентации новых продуктов и т. д. Такие встречи, как и встречи ассоциаций, могут проводиться в разных точках мира. Целью этих мероприятий часто становится налаживание коммуникаций с партнерской сетью, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала и т. д. Финансирование, как правило, осуществляется полностью самим инициатором из бюджета организации.
Отдельная тема – организация коммерческих конференций, когда организация мероприятий является основным видом бизнеса компании. Такая практика существует, но, по моему мнению, характеристики этих мероприятий (внешняя цель, финансирование) скорее схожи с характеристиками мероприятий международных ассоциаций.
Правительство и правительственные структуры также проводят деловые мероприятия. Как правило это формат форумов, съездов, заседаний комиссий и т. д. Целью таких мероприятий становится обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов. Финансирование правительственных встреч осуществляется, как правило, также, как и в случае с бизнес-мероприятиями, самим инициатором из федерального или регионального бюджета.
Папа-оператор
Оператор занимается «полировкой» идеи инициатора о проведении мероприятия, планирует и просчитывает ее воплощение, управляет всеми процессами реализации идеи – подготовки и проведения делового мероприятия.
В международной практике существуют специализированные компании – PCO (professional congress organizer) – организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций. Такое содействие, как правило, включает в себя в большей степени тактическое планирование, управление проектом, консультации и рекомендации по более эффективному проведению мероприятия для достижения его целей, финансовый менеджмент, планирование бюджета, подготовку деловой программы, коммуникации со спикерами, прием тезисов, планирование и поддержку веб-среды мероприятия, предварительную регистрацию участников и аккредитацию, делегат-менеджмент мероприятия, планирование и реализацию PR-кампании мероприятия.
Из опыта зарубежных РСО, выдержки из кейс-стади AIM Group International Milan Office, Всемирная конференция по хирургии грыжи брюшной стенки (25—29 апреля 2015, Милан, Италия):
Вызов: подготовка и проведение Первой Всемирной конференция по хирургии грыжи брюшной стенки.
Инициаторы хотели достичь очень высокого уровня подготовки научной программы, создать всемирную платформу для общения абдоминальных хирургов, оперирующих грыжи, собрать и продемонстрировать мировой опыт, накопленный этими специалистами. При всем прочем, важно было объединить и учесть интересы, амбиции и возможности всех инициаторов – пяти международных ассоциаций (European Hernia Society, Americas Hernia Society, Asia Pacific Hernia Society, Afro Middle East Hernia Society, Australian Hernia Society).
Решение: Международная РСО компания – AIM Group International Milan Office сформировала опытную команду профессионалов, которые и работали в плотной связке с организационным комитетом. Главной задачей стало достижение целей мероприятия общими усилиями, с использованием знаний и опыта всех участников процесса. Решение пришло, и каждая ассоциация объявила своё ежегодное мероприятие в даты проведения конгресса, объединив таким образом на одной площадке пять региональных конференций. Все ассоциации привлекли свои самые лучшие научные ресурсы, инновационные разработки. Подход к формированию логики общей программы и выбор спикеров был очень жестким.
Результат: 2708 делегатов из 96 стран мира, 44 спонсора, 324 постерных доклада (из 800 предложенных статей), приконгрессная выставка площадью более 4000 м2. В программу вошли уникальные лекции и доклады, а также – 17 трансляций из операционных в прямом эфире, 70 видеосессий.
Накануне гала-ужина на стадионе Stadio San Siro, самом популярном стадионе, построенном в 1926 году, принимавшем матчи Чемпионата мира по футболу, состоялся матч 1st World Hernia Soccer Challenge. В нем впервые за всю историю стадиона приняли участие не профессиональные команды, а участники конференции. Это позволило делегатам не только получить уникальный опыт, а помогло действительно сформировать командный дух, укрепить связи между коллегами в новой ассоциации – World Hernia Network.
Конференция прошла с огромным успехом, и сейчас организаторы уже готовят следующую – 2 Всемирную Конференцию по хирургии грыжи брюшной стенки.
Источник: Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter, Issue №73, Q3 2015
Существуют также компании DMC (destination management company) – это принимающая сторона, то есть организация, которая по сути работает в сфере въездного туризма. Такие компании занимаются продвижением своей дестинации, выступают в роли координатора действий по оказанию туристских услуг, экскурсионных программ, взаимодействуют в рамках мероприятия с транспортными компаниями, отелями, кейтеринговыми компаниями и другими поставщиками. Является связующим звеном между клиентом и поставщиками услуг. К услугам таких компаний прибегает большинство российских инициаторов конференций. При этом инициаторы часто берут на себя часть организационных функций, обычно касающихся формирования деловой программы мероприятия и коммуникаций с делегатами, а управление всеми процессами логистики делового мероприятия, координацию работы поставщиков поручают DMC.