Конференц-анатомия
Шрифт:
Основные отличия мероприятий в зависимости от инициатора (по версии IAPCO, National IAPCO Seminar, Москва, 2014)
Сразу оговорюсь, что под правительственными мероприятиями я здесь понимаю в большей степени мероприятия, проводимые Правительством не для широкой аудитории, а именно ориентированные на внутреннюю аудиторию. Когда чиновники встречаются с чиновниками, главы государств – с главами государств. Узким кругом. В то же время Правительство может инициировать и крупный форум. Финансироваться он будет не только бюджетными средствами, мероприятие должно широко освещаться в СМИ, на нем присутствует выставка и так далее. Поэтому нам важны и прочие характеристики, в частности – формат и целевая аудитория
Характеристика №2. Формат, или Кого ждем – мальчика или девочку? Какими бывают мероприятия.
У детей всё просто – бывают мальчики и девочки. В нашей истории с деловыми мероприятиями ситуация несколько сложнее. Существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53524—2009, где скупым официальным языком перечислены и описаны различные форматы деловых мероприятий. Независимо от профессиональной принадлежности инициатора мероприятия могут быть различных типов, ключевые же отличия заключаются в архитектуре встречи:
По определению Национального стандарта – конгрессы и конференции – это «организованные встречи представителей стран, отраслей бизнеса, профессий или учреждений, организаций для обмена знаниями и опытом, поиска необходимых решений, проводимые самостоятельно или сопровождаемые выставочными мероприятиями». Тем не менее, конгрессами и конференциями часто называют разные деловые мероприятия, хотя отличия бывают достаточно существенные, почти как у мальчика от девочки.
Деловое мероприятие может быть проведено в формате
съезда, когда участники приезжают на один день, заседают в огромном зале и слушают доклады. Как правило, такие мероприятия собирают более 100 человек – это однозначно, чаще же всего – это несколько сотен, порой – тысяч человек. Целью съездов является, как правило, предоставление отчета о достижениях той или иной отрасли науки, экономики, политики;
конгресса, конференции, форума, когда участники проводят на мероприятии несколько дней, тема мероприятия достаточно широка, деловая программа насыщенна и построена по классическому принципу «параллельных мероприятий»: пленарные заседания + секционные заседания/ круглые столы/ воркшопы/ (темы которых более узкие и являются составляющими частями общей темы мероприятия) + работа презентационных зон, конкурсных комиссий и т. д. Собирают конференции, как правило, более 100 человек. Секционных заседаний может быть много, они все проходят параллельно в разных залах одного конференц-центра. На очень крупных мероприятиях, бывает, что они проходят на дополнительных площадках. Классический конгресс/конференция/форум обычно длится 3—4 дня и состоит из пленарного заседания, на котором собираются одновременно все участники мероприятия и секционных заседаний, круглых столов, семинаров и т. д. С пленарного заседания может начинаться каждый день, оно длится полтора-два часа, затем участники расходятся на секционные заседания. Либо другой вариант – пленарное заседание проходит в первый день, вся последующая работа – это секционные заседания. Кроме пленарного заседания и секций на конгрессе/ конференции/ форуме также могут проходить постерные сессии, выставки, дополнительные презентационные программы, конкурсы молодых специалистов, отдельные программы для молодых специалистов, социальные мероприятия, workshop`ы и т. д. Если попробовать всё-таки разделить эти понятия, то под конгрессом чаще понимают мероприятие масштабное как по количеству делегатов, так и по насыщенности деловой программы, нацеленное на обмен опытом между делегатами. Форум может быть по этому показателю идентичным, но его основное отличие – направленность на выработку рекомендаций и предложений от участников органам государственной власти. Конференция – это действительно, чаще всего, менее масштабное мероприятие как по степени насыщенности деловой программы, так и по количеству делегатов. Конференция в отличие от конгресса часто имеет более узкую тему с практической направленностью;
семинара, куда участники приезжают в небольшом количестве (20—100 человек) для изучения какого-то конкретного вопроса. Главная цель такого мероприятия – обучение;
саммита, ассамблеи, которые представляют собой официальную встречу руководителей государств или членов международной ассоциации для решения вопросов текущей политической, правовой, финансовой деятельности. Количество делегатов может быть совершенно разным, в зависимости от масштаба ассоциации (организации, объединения).
Национальный стандарт
Особняком, отдельной группой, стоят выставки — «публичное представление достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни». Для них даже существует свой Национальный стандарт по выставочной деятельности. Понятие «выставка» может обозначать как само мероприятие, так и место проведения этого мероприятия. Различают выставки: местные, национальные, международные и всемирные, а также всеобщие, охватывающие все отрасли человеческой деятельности (например, Выставка достижений народного хозяйства СССР ВДНХ), и специализированные, посвящённые только одной области деятельности человека. К последним относятся художественные, промышленные и сельскохозяйственные. Также различают выставки периодические (временные) и постоянные.
На сегодняшний день выставочная индустрия имеет колоссальный размах. Советское наследие оставило неизгладимый след в этой отрасли экономики. В международном сообществе основным органом, аккумулирующим информацию о мировом выставочном рынке, ведущем аккредитацию существующих выставок, лоббирующим интересы выставочной отрасли является UFI – Всемирная ассоциация выставочной индустрии. В России такие функции осуществляет РСВЯ – Российский Союз выставок и ярмарок.
Существует также «приконгрессные выставки», которые являются сопутствующими мероприятиями в рамках конгрессов, имея своей целью демонстрацию достижений той или иной отрасли (в зависимости от тематики основного мероприятия). Такие выставки также являются значимым источником для пополнения бюджета конгресса, информационным поводом для PR- акций, а также реализуют и другие функции.
В отдельную группу часто выделяют совещания, презентации, корпоративные мероприятия, инсентивы — это встречи специалистов с целью налаживания коммуникаций, обсуждения отдельных вопросов и принятия конкретных решений, представления продукции, формирования команды. В переводе с английского слово «incentive» означает «стимул». Инсентив – это поощрительная (мотивационная) поездка, организуемая для сотрудников компании, клиентов, дилеров, торговых агентов, топ-менеджеров и т. п. за достижения в работе (например, за повышение общего объема продаж, за эффективную рекламу, за помощь в обучении персонала и т. д.). Как правило, такие поездки предоставляются или на льготных условиях, или бесплатно, в качестве премии за высокие достижения. Инсентив-мероприятие может преследовать разные цели: презентация и продвижение нового продукта или услуги; повышение производительности и качества; создание дилерской и агентской сети; формирование лояльной и сплоченной команды. В зависимости от целей специалисты выделяют разные виды инсентив-программ: поощрительные программы; мотивационные программы; построение команды (team building). Соответственно и составляющие элементы таких мероприятий по своей приоритетности будут распределены совершенно иначе, чем в конгрессах и конференциях.
Существует три основных блока активностей в рамках практически любого делового мероприятия: деловая программа; нетворкинг и коммуникации; демонстрационные элементы и экспозиция. На конгрессах и конференциях в приоритете деловая программа, на выставках – экспозиция, на совещаниях и презентациях – нетворкинг и коммуникации.
Характеристика №3. Целевая аудитория и состав участников, или «Кому это надо – никому не надо, кому это нужно – никому не нужно»
Чтобы ситуация из этой забавной песенки не материализовалась на деловом мероприятии, нужно сразу осознавать – для кого проводится мероприятие. Кому оно должно быть важно и почему. Кто они – потенциальные участники и спикеры, каковы их профессиональные интересы, должностной статус, где они живут. Мероприятие может проводиться исключительно для специалистов той или иной сферы деятельности, для топ-менеджеров, или наоборот, для молодых специалистов. По региональному охвату —может быть городским, национальным/всероссийским, международным.
Профессиональные интересы и должностной статус делегатов и спикеров обязывает организатора проводить мероприятие на соответствующем уровне.
Понимание регионального охвата позволяет спланировать объем работ по делегат-менеджменту, необходимости организации перевода, по туристской логистике, а также – по срокам подготовки мероприятия. На практике не существует жестких критериев оценки качества мероприятия по составу его участников, однако Национальный стандарт РФ предлагает определенную классификацию для конгрессных мероприятий.