Международный деловой этикет на примере 10 стран мира
Шрифт:
Если письмо отправлено на адрес фирмы, но должно быть прочитано определенным лицом, то делают пометку Attention of или в сокращенной форме Attn (вниманию такого-то).
Если известна официальная должность получателя письма в компании, целесообразно указать ее после, что будет более вежливо.
Attn.: Mr.Black, Head of Department – Вниманию мистера Блэка, начальника отдела
После указания адресата может быть дано уточнение содержания письма.
Re.: your letter 02.03.2007 – Относительно Вашего письма от 02.03.2007
Если
Этикетом деловой международной переписки предусмотрены следующие правила оформления почтового адреса получателя: название компании, номер дома, улица, город, штат (графство), почтовый индекс, страна.
В заключение письма принято писать стандартные вежливые фразы – своеобразные формулы хорошего тона. В официальных случаях употребляется Very truly yours, в других случаях Yours faithfully, Yours respectfully, Yours sincerely (с уважением, искренне Ваш). В ответном письме используют те же формы вежливого обращения.
Подпись под письмом – полное имя автора, его должность или звание.
Sir Jeffry, Editor-in-Chief
Jon Black, Head of Department
Если письмо подписано кем-то другим, то должно быть указано pp – per pro (по поручению, от имени такого-то).
Jones and Co pp A. Smith – по поручению Джонс и K° подписал А. Смит
Относительно требований к оформлению конверта письма.
Во всем мире сначала пишут «кому», а потом «куда». Адрес получателя пишется в следующей последовательности:
– название компании,
– номер дома,
– название улицы,
– название города, штат (графство и т. д.),
– почтовый индекс,
– название страны.
Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз – в левом верхнем углу письма. Письмо складывают таким образом, чтобы адрес оказывался как раз в прозрачном окне.
После адреса нужно указать имя получателя: сокращенная форма вежливого обращения (см. выше), инициалы, потом фамилия.
В большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, указывают фамилию, затем имя.
Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения Mr. (господин) указать звание или титул.
Во всех западноевропейских странах и в США не указывать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «господин + титул + имя и фамилия» принято только в Германии.
1.5. Деловой этикет в сети Интернет (электронные письма)
E-mail не воробей: вылетит – не поймаешь
Если этикет – это правила хорошего тона, принятые в той или иной социальной группе или среде, то сетевой этикет – это набор предписаний, как себя вести в сети Интернет.
Сетевой этикет означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при общении в Сети. Он регламентирует нормы поведения в форумах, блогах, чатах и т. д. И конечно, уже сложились определенные требования к переписке по электронной почте. В частности, рекомендуется соблюдать общие правила составления деловых писем при ведении переписки по электронной почте.
«У меня были случаи, когда серьезные деловые письма, отправленные по электронной почте, воспринимались как спам (нежелательная реклама или рассылка), – рассказывает один из ведущих менеджеров компании «АльфаЮвелир», – только потому, что некоторые из моих партнеров не указывали тему письма или адресата. Но как только такие письма стали оформлять в соответствии с принятыми правилами при бумажной переписке, проблемы с получением писем закончились».
Стоит отметить, что в компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающий в себя порядок составления письма, правила обращения к клиенту, реквизиты, подписи (Ф. И. О., должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на интернет-сайт компании). В таком стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере (сердечки, розочки и т. д.).
Порядок составления электронного письма может быть следующим:
– «шапка» письма в корпоративном стиле,
– приветствие,
– содержание письма,
– прощание,
– контакты,
– ссылка на интернет-сайт компании.
Одно из главных правил при составлении электронных писем – грамотность и логика построения письма. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что переписка может быть небрежной!
Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте запятые, точки.
Используйте пропуски (пустые строки) для отделения одной мысли от другой: в электронном письме пропуск строки, как правило, играет роль абзаца.
Имена и названия должны начинаться с заглавных букв. Текст, написанный только строчными буквами, без точек и других знаков препинания, трудно читать. Одни прописные буквы в сетевом этикете означают повышенный тон или даже НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
В менее официальном послании деловому партнеру можно использовать смайлики – графические изображения, передающие ваши эмоции. Наиболее распространенные:
:) – улыбка,
:(– уныние, огорчение,
:(((– это уже отчаяние.
При составлении электронного письма необходимо заполнять поле Subject (тема). Указание темы значительно облегчит работу с письмами.
Заполненное поле From (от кого), в котором помимо электронного адреса указано имя и фамилия отправителя, позволит идентифицировать автора письма значительно быстрее, чем только по указанному e-mail.
Сетевым этикетом определено, что электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию большого объема, лучше составить краткий сопроводительный текст электронного письма, а саму информацию отправить либо во вложенном файле, либо указать ссылку, где эту информацию можно найти и скачать.