Международный деловой этикет на примере 10 стран мира
Шрифт:
Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 межстрочных интервала.
При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах – вверху посередине страницы.
На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один. Реквизиты, состоящие из несколько строк, печатаются через
В нашей стране порядок оформления документов регламентируются нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».
ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.
Такие требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но можно соблюдать их и при составлении деловых писем зарубежным партнерам.
В зависимости от того, какие у вас отношения с адресатом, обращение может начинаться со слов «Уважаемый» плюс фамилия (имя, отчество) или «Дорогой» плюс имя и отчество (имя) и заканчиваться словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью принято писать «С уважением…» или «Искренне Ваш…».
При обращении в письме такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т. д., следует писать полностью. В противном случае получатель может подумать, что вы на самом деле не сильно его уважаете.
Не стоит писать «Ув. г-н директор». Такое сокращение неуместно и звучит непочтительно.
В официальных письмах не принято обращение к адресату на «ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.
Алексею американская привычка обращения на «ты» стоила потери высокооплачиваемой работы. Проработав в США достаточно долгое время и привыкнув обращаться к своему американскому начальнику просто «Джонни», Алексей в письме к потенциальному российскому работодателю обратился на «ты»: «Дорогой Николай!» Такое приветствие глава российской компании воспринял как фамильярное и панибратское. В России обращение по имени-отчеству – это знак уважения и способ соблюдения определенной дистанции и субординации. После получения письма дальнейших контактов со стороны работодателя не последовало, а соискатель долго думал, в чем проблема.
При оформлении делового письма российскому партнеру важно соблюдать
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «АльфаЮвелир»
В. А. Лагунину
или
АО «БетаЮвелир-Холдинг»
главному бухгалтеру
В. М. Кочетову
В случае если вы используете сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.
При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.
ООО «ГаммаЮвелир»
Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
117393
При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Образцову О. П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
В состав реквизита «подпись» входят:
– указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании;
– личная подпись;
– расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
Генеральный директор
ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов
На фирменном бланке компании:
Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов
На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после его получения.
На послания, полученные по факсу и по электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных.
Существуют также особенности оформления писем, сопроводительной документации и делового письменного общения с зарубежными партнерами.
В англоязычной переписке чаще всего используются следующие обращения:
При обращении к человеку, не имеющему титула:
– Mr. – мужчина;
– Mrs. – замужняя женщина;
– Miss – незамужняя женщина.
При обращении к конкретному лицу обычно употребляется неформальное Dear (дорогой/дорогая).
Dear Madam, Dear Sir, Dear Mr. Black, Dear Miss Pink
При официальном обращении к работникам фирмы или государственным служащим:
– Gentlemen: (США);
– Dear sirs… (Европа).
Обратите внимание, что после обращения
– в Европе ставят запятую
– в США – двоеточие
– в России – восклицательный знак.
Если название фирмы состоит из нескольких имен, например Black&Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messers – для мужчин и Mesdames (Mmes) – для женщин.
Messers Black and Jones Ass
Mmes Janes and Car Ass