Международный деловой этикет на примере 10 стран мира

Игнатьева Елена Сергеевна

Готовя такое письмо, объемом больше 200–500 килобайт, необходимо предупредить об этом получателя письма и предварительно обсудить варианты пересылки. Возможно, адресату необходимо очистить почтовый ящик, удалив лишнюю почту. Лучше всего не пересылать большие вложения в письмах. Существуют альтернативные способы передачи текстов, фото, звуковых или видеофайлов больших «размеров», минуя электронную почту. Например, через ftp-сервер или через веб-интерфейс.

Невежливо посылать письмо с уведомлением о получении. Это означает, что вы не доверяете адресату, считаете, что

он не знает сетевой этикет. Иногда на это приходится идти, но стоит помнить, что это может вызывать недовольство вашего партнера по переписке.

На электронные письма необходимо отвечать. Как правило, время ответа на e-mail не должно превышать двое суток. Если для ответа на письмо требуется больше времени, стоит объяснить причины задержки. Также обязательно нужно отвечать на письма с нечитаемой или сбившейся кодировкой. В этом случае лучше вложить файл, в котором текст будет написан в таком редакторе, чтобы ваш партнер по переписке его обязательно сумел прочесть.

Нужно отвечать на письма с вложениями: подтвердить, что все дошло и нормально открылось. Заканчивать диалог должен его инициатор – при переписке по e-mail это одно из основных правил.

При ответе можно цитировать письмо партнера по переписке в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст вопроса или обсуждаемой темы. Включение нужных частей текста из исходного письма в сообщение поможет получателю быстрее понять, о чем идет речь. Лучше цитировать действительно нужные фразы, необходимые для поддержания и пояснения смысла.

В конце электронного письма принято использовать шаблон подписи – небольшой блок текста, который однозначно идентифицирует отправителя письма. Как правило, это несколько возможных способов связи с отправителем письма (номера телефонов и факса). Рекомендуемая длина подписи – 4–7 строк, максимум.

И в заключение хотелось бы еще раз сказать о необходимости всегда откликаться на письма, бумажные или электронные, даже в том случае, если вы затрудняетесь ответить на поставленные вопросы.

В деловом мире тот, кто не отвечает на письма, считается безответственным и легкомысленным и, как вы понимаете, такому человеку не доверяют.

1.6. Правила подготовки к деловым переговорам

Переговоры лучше всяких войн находить умеют компромиссы

Георгий Александров

1.6.1. Правила встречи делегации и представлений

Любая внешнеэкономическая деятельность связана с ведением переговоров и общением с деловыми партнерами, потенциальными поставщиками, заказчиками или потребителями продукции и услуг. Результатом делового общения должно стать решение ряда стратегических и тактических задач и дальнейшее обоюдовыгодное сотрудничество.

Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие, неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного мнения о компании, которое впоследствии будет довольно сложно изменить.

При

деловом общении необходимо знание правил, связанных с подготовкой и проведением переговоров.

Деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступает с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Если вторая сторона принимает такое предложение, наступает один из важных периодов – подготовка к переговорам. От того, насколько тщательно будет проведена подготовка к переговорам, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс проведения переговоров.

Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных вопросов и проработку самого процесса переговоров. К организационным вопросам относятся: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.

Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Ответственное за прием делегации лицо, как правило, утверждается руководством компании, и на него возложены обязанности составления такой программы.

Программа включает следующие пункты:

– встреча и проводы делегации,

– организация питания, обслуживания, размещение членов делегации в гостинице,

– предоставление транспорта,

– деловая часть,

– культурная программа,

– состав участников переговоров как с одной, так и с другой стороны,

– ответственные лица за проведение мероприятия.

В обязательном порядке разработанную программу необходимо согласовать с приезжающей стороной. При разработке программы следует учесть, что во время пребывания делегации принято проводить неформальные встречи как принимающей, так и приглашенной стороной, несмотря на то что визит носит деловой характер. Для того чтобы гости могли организовать ответную встречу, необходимо учесть в плане один свободный день.

Согласно правилам делового этикета состав переговорной группы с принимающей стороны не должен значительно превышать количество гостей зарубежной делегации.

Так, если группа гостей в составе троих человек, целесообразно, чтобы с принимающей стороны в процессе переговоров участвовало не более пяти человек, например: руководитель компании, финансовый директор, коммерческих директор, переводчик и секретарь, который ведет протокол переговоров. Если в составе приглашенной делегации есть женщина, то и с принимающей стороны правильнее участие в переговорах женщины.

Одно из главных правил при работе с иностранной делегацией – ранг и должность лица, встречающего гостей, должны соответствовать рангу и должности приезжающей делегации, то есть если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен тоже руководитель принимающей компании. Встречать гостей, как правило, приезжает ответственное за прием делегации лицо в сопровождении двоих-троих человек.

Если гость приезжает с супругой, то руководитель с принимающей стороны также должен встречать гостей с супругой.