Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы
Шрифт:
• Проведение аудита ряда специфичных процессов – существуют процессы, при аудите которых использование фото– и видеосъемки является едва ли не обязательным условием успешного проекта. К ним в первую очередь относятся: 1) управление запасами (включая организацию складского хозяйства); 2) управление активами; 3) ремонт и техническое обслуживание; 4) инвестиции. В ходе аудита по тематике этих процессов необходимо так или иначе анализировать информацию о наличии и техническом состоянии объектов имущества. Наличие одного-единственного снимка может избавить от необходимости многословных рассуждений. Например, в соответствии с данными учета запечатленная на рис. 8 единица техники находилась на момент съемки в рабочем состоянии и активно использовалась в производственной деятельности предприятия.
Рис. 8. Пример
Формирование выборки
Процедура выборки является неотъемлемым этапом проекта внутреннего аудита. Она подробно описана в различных источниках, посвященных теме аудита. Однако во многом такие описания носят академичный характер. Предлагаю заострить внимание на тех нюансах, с которыми практик внутреннего аудита обязательно сталкивается в реальной жизни.
Нюанс 1. Многие красивые пируэты из теории проведения выборок весьма затруднительно использовать на практике. Например, для случайного отбора теория предписывает использовать генератор случайных чисел или таблицы случайных чисел. Однако найти такие данные, к которым можно применить данный метод отбора, очень сложно, поскольку на практике редко встречаются достаточно однородные генеральные совокупности.
Нюанс 2. Очень часто формирование выборки требует существенных затрат ресурсов, ключевым из которых является время. Особенно это актуально, когда аудитору требуется выборка данных в таком аналитическом разрезе, который отсутствует в учете предприятия. Например, аудитор анализирует деятельность автотранспортного предприятия и ему для оценки обоснованности величины затрат на единицу техники нужны данные по затратам в разбивке по каждой единице техники и в разрезе статей затрат. В большинстве случаев такого рода затраты собираются и учитываются котловым методом. По этой причине, чтобы провести тест, аудитору придется сначала собрать данные в требуемом аналитическом формате.
При выборе между необходимостью сформировать требуемую выборку и вписаться в лимиты ресурсов проекта у аудитора нет иного выхода, кроме как положиться на свое суждение. Ключевым критерием оценки в данном случае является сопоставимость объема затрат и уровня существенности предполагаемого результата анализа выборки.
Нюанс 3. Среди руководства российских компаний встречаются персонажи, которые весьма саркастично воспринимают выводы аудитора по результатам анализа выборки на том основании, что это анализ всего лишь выборки, а не всей совокупности. Особенно это касается руководителей, страдающих комплексом неполноценности, а также имеющих грешок-другой в отношении активов компании. В любом случае, какой бы статистически продвинутый метод ни использовал аудитор, всегда найдется тот, кто поставит под вопрос его адекватность. К таким поворотам необходимо быть готовым.
Нюанс 4. Чем проще сформирована выборка, тем проще окружающим поверить в то, что она является представительной. Нужно руководствоваться уровнем профессионального и личностного развития конкретных персоналий объекта аудита и пользователей аудиторского отчета. Также существует определенная категория руководителей, которых раздражает излишне научный подход к деятельности предприятия.
Нюанс 5. Многие склонны путать понятия «репрезентативность» и «ошибка выборки». Аудитор должен понимать, что репрезентативная выборка не обязательно большая. Точнее сказать, репрезентативная выборка имеет те же ключевые качественные параметры, что и генеральная совокупность. В свою очередь величина ошибки выборки должна определять степень легитимности экстраполяции. Однако величина ошибки выборки носит очень часто умозрительный характер. Это означает, что большинству значение ошибки выборки ни о чем не говорит (это много или это мало?). Поэтому, если аудитор хочет поступить хитро в определенных случаях,
Нюанс 6. Как известно, результаты, полученные по итогам анализа выборки, можно отождествить не только с выборкой, но и с генеральной совокупностью. Это происходит в результате экстраполяции. По классическим канонам для обеспечения легитимности экстраполяции необходимо, чтобы выборка была репрезентативной. Кроме того, ошибка выборки не должна превышать некоего предельного значения. Однако ввиду того, что далеко не все руководители российских предприятий разбираются в статистике хотя бы на базовом уровне, нередко возникают претензии к легитимности экстраполяции, даже если все сделано в полном соответствии с теорией. Часто речь идет не о том, правильно ли применена экстраполяция, а о том, считают ли ее правильной руководители объекта аудита и пользователи аудиторского отчета.
В любом случае использование экстраполяции как минимум повышает интерес к результатам работы команды внутренних аудиторов. Одно дело, когда речь идет, допустим, об отклонении в 5 руб., другое дело, когда в результате экстраполяции отклонение превращается в 5 млн руб.
Еще один существенный плюс использования экстраполяции – возможность оценки масштаба обнаруженной проблемы, а значит, более оперативного решения, что делать с проблемой. Побочным положительным эффектом является то, что экстраполяция может обеспечить сопоставимость данных по различным объектам аудита.
В целом можно сформулировать простое правило – экстраполяцию однозначно стоит применять, если основная цель – это вызов эмоций руководителей объекта аудита и пользователей аудиторского отчета. Для стимулирования конструктивных действий экстраполяцию следует применять осмотрительно.
Нюанс 7. Довольно часто аудитор вынужден работать с ограниченной выборкой. В таких случаях выборки с формальной точки зрения ставят под сомнение легитимность экстраполяции. Данное обстоятельство чрезвычайно будоражит руководителей объекта аудита. Особо неблагодарных и порой весьма гнусных начинает переполнять радость, и они готовы взахлеб рассуждать об ущербности как аудиторов, так и используемых ими методик. Все аудиторы рано или поздно оказываются в подобной ситуации. Однако правильные аудиторы, честно и профессионально выполняющие свою работу, должны помнить правило – «один факт – случайность, два – преднамеренность, три – тенденция». Во многих случаях даже выводы на основе анализа малых выборок доказывают свою жизнеспособность на практике, особенно со временем, когда фактов становится больше.
Нюанс 8. Возможно, с точки зрения человеческого восприятия статистическая (случайная) выборка выглядит более объективно, чем нестатистическая. Однако не стоит забывать маленький нюанс – один из вариантов случайной выборки может соответствовать варианту нестатистической выборки.
Как бы то ни было, во многих случаях использование нестатистической выборки приводит к более весомым результатам, чем использование случайной выборки. В первую очередь это связано с улучшением результата в пересчете на единицу затраченных ресурсов, чаще всего времени. Единственным существенным препятствием в использовании нестатистической выборки является степень развития аудиторского суждения, а также просто профессионального чутья. Малоопытные аудиторы получат немного дополнительной пользы от использования данного метода. Одним из следствий этого является необходимость участия опытных аудиторов в процедуре определения выборки или, как минимум, проверки, сформированной выборки, даже если ее анализ будет проводиться менее опытным аудитором. Это намного полезнее, чем переделывать работу.
Нюанс 9. При запросе аудитор должен стремиться максимально точно определять параметры выборки. Например, лучше запросить данные «…за январь, июль и декабрь … года», чем данные «…за три месяца … года». Абсолютно недопустимо предоставлять сотрудникам объекта аудита право делать выборку. Однако, если есть возможность использовать сотрудников объекта аудита для «причесывания» выборки (например, изменения формата данных, чтобы упростить анализ), надо незамедлительно этим воспользоваться.