Настоящий джентльмен. Правила современного этикета для мужчин

Вос Елена

Стиль общения с помощью SMS не требует лишних слов, в переписке с друзьями и родственниками активно применяются смайлы, выражающие эмоции и чувства. Однако, если вы используете SMS в деловом общении, продолжайте общаться с собеседником на «вы» и в том же стиле, как в жизни, не забывайте написать имя и отчество. Начинать деловое общение с SMS не рекомендуется, о возможности такого общения следует сначала договориться. В виде SMS часто пересылается такая информация как номера телефонов, адреса.

Для удобства использования изучите язык SMS: принятые сокращения и замены букв и цифр, так вы сможете быстрее отправить короткое сообщение и понять полученное. Однако стоит учитывать, что чрезмерные и придуманные самостоятельно сокращения могут исказить смысл, также как лишние или отсутствующие знаки препинания.

Не рекомендуется приглашать на праздники, а также сообщать неприятную информацию с помощью SMS. Допустимо поздравить близкого друга или родственника или уточнить время начала праздника после того, как вы договорились по телефону. Официальное приглашение, ответ на приглашение, а также сообщение для руководства или важного партнера

также не отправляются в виде SMS.

С помощью коротких сообщений не выражают соболезнования; если вы не можете прибыть на церемонию прощания или позвонить, лучше пришлите письмо или открытку.

Быстрота ответа на полученное сообщение диктуется ситуацией и здравым смыслом, однако если вы не можете ответить быстро, оповестите собеседника о том, что его сообщение получено и укажите примерное время ответа.

Если вы не можете дозвониться до собеседника или не получаете ответа, не стоит закидывать его или ее ежеминутными вопросами: «Ты где?», «Когда ответишь?» Лучше отправить сообщение, что вы ждете ответ и набраться терпения.

Если информация слишком важна, лучше сообщить ее по телефону. Выключив, забыв или отложив мобильный телефон, человек может не заметить пришедшее сообщение.

В целях безопасности отвечать на SMS с неизвестных номеров не стоит. Угроза по SMS воспринимается также негативно, как и личная.

В связи с тем что сообщение может быть случайно или по желанию получателя прочитано третьим лицом, следует следить за его лексикой и содержанием.

В театре, во время траурной церемонии, на свадьбе, банкете, юбилее и на совещании желательно отключить звук и не отвлекаться на написание сообщений. Если вы получили сообщение во время разговора, подождите с ответом, пока не закончите беседу, или, извинившись перед собеседником, ответьте кратко.

Конфиденциальность SMS важна так же, как и в личной переписке, читать чужие сообщения без разрешения неприлично.

Вступив в длительную переписку, сообщите собеседнику, если вы вынуждены прервать разговор.

Телефон (мобильный телефон)

Общение по телефону, тем более мобильному, не должно доставлять неудобств окружающим. Рекомендуется выключить звук телефона в театре, на презентации и конференции, принимая участие в свадебном торжестве, на банкете, траурной церемонии.

Приоритет телефонного звонка во время личной беседы определяется статусом собеседников и необходимостью. Согласно общему правилу телефон не должен надолго прерывать личную беседу. Извинившись перед собеседником, снимите трубку и назначьте другое время звонка.

Если звонок более важен, чем текущая беседа, то извинитесь и сообщите, что на звонок обязательно должны ответить: «Извини, это займет несколько минут, затем мы продолжим наш разговор».

Руководителю допустимо попросить сотрудника зайти к нему немного позднее: «Извините, мы продолжим позже». Подобной фразы должно быть достаточно, чтобы сотрудник покинул кабинет. Выпроваживать жестами из кабинета позволительно лишь друзей-коллег, равных по рангу.

Если важный звонок застал вас во время совещания, придется, извинившись, выйти из кабинета самому. Прерывать совещание позволительно лишь руководителям высокого ранга.

В домашней обстановке позволительно покинуть комнату для ведения разговора, если в ней шумно или там находятся гости или дети, однако если вы не хотите вести разговор при партнере, следует извиниться и найти повод, иначе разговор может вызвать лишние подозрения.

Использование мобильного телефона в общественном транспорте не должно доставлять неудобство окружающим. Не говорите слишком громко, обсуждайте лишь важные вопросы – место и время встречи, срочные покупки.

Не стоит превращать разговоры по телефону в развлечение, особенно в маршрутном такси. Нетактично обсуждать личные и интимные, финансовые и политические темы.

На время свидания телефон по возможности следует отключить. Если вы ждете важный звонок, разговор должен быть кратким, иначе он отвлечет вас от партнерши.

Если звонок застал вас в лифте, извиняться перед другими пассажирами не требуется, но учтите, что ваш разговор будет услышан. В общественном месте прервать разговор лучше вежливо, даже если вы рассержены на звонящего. Возле кассы разговор лучше прервать, а не собирать покупки в корзину одной рукой.

Стоит учитывать, что если вы разговариваете по гарнитуре в магазине, общественном транспорте или на улице, не исключено, что прохожие воспримут реплики на свой счет.

Интонация

Особенность телефонного общения состоит в том, что вы не видите собеседника, в связи c чем на результат разговора влияют тон, тембр, громкость и четкость голоса. Эмоциональную окраску и настроение передает интонация.

Поза говорящего, его действия во время разговора и манера говорить играют решающую роль. Из практики известно, что голос человека, развалившегося на диване или в кресле, звучит иначе, чем у сидящего прямо. Зевки передадут скуку и незаинтересованность собеседника. Не рекомендуется совмещать деловой и важный разговор с чашечкой кофе.

Разговор с набитым ртом – моветон. Редким исключением может стать краткое общение «на бегу» с близким, понимающим ситуацию человеком. Во время разговора не рекомендуется курить и жевать жвачку, все это слышит собеседник.

Удары по клавишам слышны в трубке и демонстрируют собеседнику вашу занятость чем-то другим, так что печатать при разговоре допустимо лишь в случае, если это необходимо.

Следите за дыханием: учащенное дыхание сбивает ритм и меняет тембр голоса. Известно, что сознание человека лучше воспринимает низкие тона, в связи с чем не рекомендуется повышать голос. Нежелательные высокие тона возникают в момент рассерженности и возмущения. Повышению тона голоса также способствует быстрота разговора.

Следите за четкостью и скоростью произнесения слов, особенно имен, адресов и другой важной информации. Если вас переспросили, спокойно продиктуйте слово по буквам. Немного медленнее следует говорить с детьми и пожилыми людьми, так они лучше вас поймут.

Не кричите, крик дополнительно искажается при разговоре по телефону. В случае необходимости откашляться, извинитесь. Смягчить горло поможет глоток воды, сделайте его незаметно, во время реплики собеседника.

Разговор

Набирая чей-либо номер, оцените, насколько удобно будет разговаривать вашему собеседнику. Если вы позвоните в момент, когда он занят или собирается уходить, обсудить тему подробно не удастся. Будет правильно уточнить, есть ли у собеседника время для разговора. Если он занят, уточните, когда вам стоит перезвонить или предложите связаться с вами в удобное время.

Приветствие и прощание важны в каждом разговоре, даже коротком. Психологи советуют заменить приветствие «Здравствуйте» на «Добрый день» и «Доброе утро».

Не обижайтесь, если секретарь спросит ваше имя, это его обязанность. Подобное уточнение в частном разговоре считается нетактичным, словно желаемого собеседника могут и не пригласить, однако спорить не стоит, лучше назвать свое имя, если вы еще не представились сами.

Представиться следует в случае делового звонка, а также приветствуя знакомых людей. Обращаясь к незнакомым людям представляться не обязательно, лучше действовать по ситуации.

Рекомендуется записывать важные моменты – адреса, имена, даты. Ведению конструктивного разговора помогают уточняющие и подводящие итог вопросы.

Перед началом делового разговора рекомендуется записать имя собеседника, обозначить в нескольких словах цель разговора.

Заканчивает разговор позвонивший. Если позвонили вам, то завершить разговор поможет обобщающая, подводящая итоги фраза.

Если разговор случайно прервался, перезванивает позвонивший.

Важным элементом доверительного разговора является понимание собеседника, позитивную атмосферу создадут утвердительные фразы: «И я так думаю», «Согласен», «Я бы поступил так же». Тишина в трубке смущает собеседника. Ваше молчаливое, сосредоточенное внимание может вызвать вопрос о том, не отвлеклись ли вы от разговора. Междометия помогают поддерживать разговор: «Да-да», «Как интересно», однако односложное «угуканье» желательно исключить.

Особую дружескую атмосферу создают фразы, отражающие ваш эмоциональный настрой: «Очень рад», «Да что ты говоришь!», «Как неожиданно!».

Не торопитесь перебивать собеседника, даже если вы уже знаете, о чем он вам хочет сообщить, тактично дайте договорить.

Если вам необходимо подумать перед ответом, не молчите, сообщите, что размышляете над ответом: «Над этим надо хорошо подумать», «Сейчас, я проанализирую варианты».

Во время разговора не отвлекайтесь на посторонние дела, лучше сначала закончить разговор.

Электронная почта

Электронная почта сейчас стала одним из главных способов общения. Она применима как в деловой, так и в частной обстановке. Стиль общения зависит от статуса собеседников, продолжительности и частоты переписки.

Нормы использования электронной почты упрощаются и становятся более демократичными. Если раньше нетактичным было отправлять по электронной почте приглашения и сообщения о важном событии, то сегодня она все чаще используется для рассылки самой разной информации. Главное, чтобы собеседники общались вежливо и тактично.

Отправлять письма-соболезнования по электронной почте близким людям, знакомым и родственникам категорически не рекомендуется. Однако если вы случайно узнали об утрате в семье коллеги, с которым общаетесь редко, допустимо высказать свое сожаление в контексте письма.

При деловом общении составление электронного письма соответствует правилам, аналогичным принятому деловому стилю: письмо требует уважительного обращения к собеседнику по чину, имени и отчеству. В конце сообщения указывается должность и имя отправителя и адрес для ответа.

Популярна также электронная подпись, включающая ссылку на сайт фирмы и ее контакты. Такой стиль общения подразумевает соблюдение правил орфографии и пунктуации, не предполагает сокращений, опечаток и смайлов.

Частная или ежедневная переписка между хорошо знакомыми людьми менее формальна – достаточно поздороваться в начале дня и общаться в обычном разговорном стиле. Однако в этом случае рекомендуется предупредить собеседника, если вы заканчиваете беседу или должны отлучиться.

Использование кнопки «сообщить о прочтении» допустимо и в частной, и в деловой переписке, однако злоупотреблять ей и помечать каждое сообщение не стоит. Информацию о получении коммерческого предложения лучше сообщить по телефону, подобный ответ по электронной почте можно и пропустить.

Не дождавшись ответа по электронной почте, не забрасывайте собеседника повторными сообщениями или вопросами. Уточнить по электронной почте о получении сообщения достаточно один раз, возможно, ваши письма не доходят, попадают в папку со спамом или не привлекают внимания.

Общение с помощью программы Skype и в других электронных сетях является более кратким и прямым. Но даже в подобном упрощенном формате, отвечая на вопросы и общаясь с клиентами от имени организации, стоит придерживаться формальных норм: здороваться, обращаться на «вы».

Не отказывайтесь в электронной переписке от слов благодарности, не забудьте поблагодарить за присланную информацию.

Указание темы сообщения поможет собеседнику быстрее найти и идентифицировать ваше письмо. В переписке можно оставить тему вопроса, если вы хотите изменить тему – укажите это в строке.

Нетактично без надобности использовать знаки, сообщающие о важности письма, даже если для вас оно кажется важным. Сообщения, составленные только в нижнем или только в верхнем регистре трудночитаемы, соблюдайте правила письма.

Получив письмо по электронной почте, оцените, как скоро нужно ответить. В том случае, если вы заняты, вежливо сообщите о получении сообщения и примерной дате ответа: «Мы получили ваше сообщение и ответим в течение трех дней».

Электронная почта – хороший способ напомнить о себе, осведомиться о делах знакомого, однако не стоит закидывать занятого на работе человека письмами ежеминутно, так же как и отвлекать беспечными разговорами. Отправлять объяснение в любви по электронной почте не всегда удобно. Не получив ответ, вы не будете знать, получен ли отказ или просто произошел сбой связи. Назначать и отменять свидание по электронной почте можно в том случае, если вы уверены, что собеседница вам ответит.

Просматривать чужие письма невежливо, не стоит перегибаться через плечо коллеги в надежде изучить содержание его почтового ящика.

Не торопитесь использовать рабочий электронный адрес в личных целях. Службы компании имеют доступ к электронной почте сотрудников и могут проверить ваши отправления. Даже удаленные сообщения могут остаться в памяти отдела контроля вашей фирмы.

Будьте вежливы, не участвуйте в рассылке и пересылке спама и не передавайте электронные адреса третьим лицам.

Отправив сообщение не по адресу или сообщив неверную информацию, извинитесь, кратко объясните причину ошибки, исправьте ситуацию. Чем быстрее вы это сделаете, тем лучше.