Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса
Шрифт:
Все дело в том, куда отправляется расходная сумма. Если на тот же счет, откуда она поступила, – это тоже может быть ошибкой: кто-то случайно перевел на счет вашей фирмы деньги, затем спохватился, позвонил вашему бухгалтеру и попросил вернуть средства, что ваш бухгалтер и сделал. А если на другой – то не исключено, что представители какой-то организации, которой необходимо обналичить деньги, не захотели отправлять их напрямую на счет компании, занимающейся обналичиванием, чтобы не попасть в поле зрения правоохранительных органов: не секрет, что с такими фирмами, а также с их клиентами у налоговых органов разговор особый. Поэтому представители этой организации связались с вашим бухгалтером и попросили его за определенное вознаграждение использовать счет вашей компании для «транзитного» перевода денег. С помощью такого
Если какая-то сумма в банковской выписке вызывает у вас сомнения, следует потребовать у бухгалтера весь пакет документов, которыми она оформлялась (договор, товарно-сопроводительные документы, счет-фактура и т. д.). При этом не стоит забывать, что иногда на момент совершения платежа могут быть готовы не все документы: например, если вносится предоплата за товарно-материальные ценности либо работы (услуги), то, разумеется, товарно-сопроводительные документы (акты выполненных работ/оказанных услуг) будут готовы только при закрытии сделки.
При проверке документов особое внимание следует уделить своим подписям: во-первых, подписывали ли вы вообще тот или иной документ, а во-вторых – действительно ли ваша, а не поддельная подпись стоит на конкретном документе.
Многие руководители ошибочно полагают, что в банковской выписке внимание следует уделять только расходным суммам. Это далеко не так: приходные суммы, поступления которых вы не ожидали, также могут быть интересны, и их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Например, не исключено, что ваш бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от нее безналичные деньги, чтобы затем вернуть их в наличном виде. Возникает вопрос: как он их обналичит? Все просто: бухгалтер снимет эти деньги наличными в банке, заберет свое вознаграждение и оставшуюся сумму передаст по назначению. Наверняка документальное оформление такой «сделки» либо будет вообще отсутствовать, либо будет чисто символическим – какой-нибудь стандартный договор и акт выполненных работ или что-то в этом роде. А вот как будут списаны снятые наличные деньги – это уже другой вопрос, и здесь многое зависит от суммы. Относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или командировочные расходы, а вот более-менее крупную сумму списать сложнее. Не исключено, что бухгалтер просто оставит ее как есть, без оформления, и поспешит уволиться. В таком случае при проведении налоговой проверки предприятие будут ждать серьезные неприятности.
Директору рекомендуется вести на своем компьютере хотя бы самый простой учет безналичных денежных средств, например по такой системе: «остаток на начало дня – общая сумма прихода – общая сумма расхода – остаток на конец дня». Для такого несложного учета удобно использовать редактор электронных таблиц Microsoft Excel.
Не стоит забывать, что в банковской выписке остаток денежных средств на начало дня обязательно должен равняться остатку денежных средств на конец предыдущего дня.
Контроль «белой» наличности
Помимо того что время от времени проверку соблюдения кассовой дисциплины может проводить обслуживающий банк (такое право предоставлено ему законодательно), руководителю предприятия также рекомендуется контролировать наличные денежные средства компании.
Комплексная проверка кассы
Предположим, что вы решили проверить, каким образом поступали и расходовались наличные деньги вашего предприятия в прошлом месяце. Первое, что для этого нужно сделать, – это спросить у вашего бухгалтера, сколько раз, когда и какие суммы наличных денег он получал в банке, из каких других источников поступали наличные деньги и какой остаток был в кассе на начало и на конец месяца.
Суммы, полученные бухгалтером в банке, можно проверить путем просмотра банковских выписок за прошлый месяц (как отмечалось выше, желательно, чтобы каждый день бухгалтер предоставлял руководителю копию банковской выписки). При этом нужно обращать внимание на то, какие суммы комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание банк списывает со счета предприятия при получении каждой суммы. Обычно сумма полученных наличных денег и сумма комиссионного вознаграждения находятся в банковской выписке рядом.
После этого нужно попросить у бухгалтера, чтобы он представил вам приходный кассовый ордер на каждую полученную в банке сумму. Причем отрывной корешок приходного кассового ордера в данном случае должен храниться в папке с банковскими документами (а именно – с платежными поручениями), поскольку он является документом, подтверждающим факт списания денежных средств со счета в банке. Сам приходный ордер – это документ, подтверждающий факт поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
Печать на приходном кассовом ордере и на отрывном корешке приходного кассового ордера должна совпадать. Суммы, указанные в приходном кассовом ордере и на отрывном корешке, должны также быть идентичными и совпадать с соответствующими позициями банковской выписки и кассовой книги. Рекомендуется проверить правильность написания этих сумм прописью.
Затем следует проверить поступления денежных средств из других источников (при наличии таковых). Подобными источниками могут являться: выручка от реализации товаров, работ и услуг за наличный расчет, возврат неизрасходованных подотчетных сумм, поступление наличных денег от контрагентов в счет погашения задолженности и др. Во всех случаях следует проверить правильность оформления приходных кассовых ордеров, а также отражение соответствующих сумм в кассовой книге.
После того как вы закончили проверять поступление наличных денежных средств, нужно посчитать итоговую сумму прихода за проверяемый месяц, а затем попросить бухгалтера принести вам ведомость или журнал-ордер по кассе и сверить полученную сумму прихода с суммой, указанной в ведомости (журнале-ордере).
Далее можно приступать к проверке расходования наличных денежных средств. Документом, подтверждающим выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия, является только расходный кассовый ордер. Некоторые руководители в силу недостаточности знаний ошибочно полагают, что выдачу наличных денег из кассы может подтвердить, например, копия чека из магазина или платежная ведомость на выдачу заработной платы. Это заблуждение: указанные документы являются подтверждением факта расходования наличных денег, но не выдачи их из кассы. На итоговую сумму, которая указана в платежной ведомости по заработной плате, выписывается отдельный расходный кассовый ордер; в нем в качестве получателя денег выступает бухгалтер или кассир, который будет выплачивать деньги сотрудникам предприятия.
Итак, попросите бухгалтера принести вам все расходные кассовые ордера за проверяемый период времени. Если бухгалтер по каким-то причинам не может этого сделать, знайте: здесь что-то не так. Расходный кассовый ордер должен обязательно оформляться в момент выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Любые отклонения от этого правила с точки зрения действующего законодательства рассматриваются как нарушение кассовой дисциплины, а за это предусмотрены достаточно суровые санкции, которые могут быть наложены не только на работников бухгалтерии, но и на руководителя, а также на само предприятие.
Все расходные ордера должны быть сложены в хронологическом порядке. В первую очередь следует обратить внимание на дату выдачи денежных средств, указанную в ордере: соответствует ли она проверяемому периоду.
Затем посмотрите, кто указан в качестве получателя денежных средств по расходному кассовому ордеру. Является ли этот человек сотрудником предприятия? Если нет, уточните у бухгалтера, кому и на каком основании были выплачены денежные средства по данному документу. В расходном кассовом ордере должны бытьы обязательно указаны паспортные данные получателя. В принципе, при наличии желания и возможности их можно проверить. Если у вас есть хороший знакомый в органах внутренних дел, то можно попросить у него уточнить, действительно ли владельцем такого-то паспорта является такой-то человек; правда, официально такую информацию вам никто не предоставит. При отсутствии нужного знакомства можно попытаться самостоятельно найти данные об этом человеке или его паспорте.