Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса
Шрифт:
Теперь у вас есть все необходимые документы для проведения выборочной проверки правильности ведения кассовых операций.
В первую очередь следует сверить приходные ордера с соответствующими им отрывными корешками. При этом не забывайте обращать внимание на то, чтобы печать на ордерах и корешках совпадала. Все данные, указанные в ордерах и на корешках, также должны совпадать: сумма цифрами и прописью, фамилия лица, сдавшего денежные средства, название организации, дата и др. Нередко именно на этом этапе бухгалтер может сфальсифицировать данные: например, в приходном кассовом ордере указывается сумма меньшая, чем на соответствующем ему корешке. Разница, само собой, прямиком направляется в карман бухгалтера. Если вы
Затем нужно сверить данные приходных ордеров с соответствующими им данными кассовой книги. Разумеется, они должны полностью совпадать, причем следует обращать внимание не только на сумму, но и на дату оприходования наличных денежных средств.
После этого следует проверить соответствие данных книги кассира-операциониста с соответствующими отрывными корешками приходных кассовых ордеров. Не исключено, что в книге кассира-операциониста будет указана одна сумма выручки от реализации, а в отрывном корешке – совсем другая, намного меньшая. Разница направляется в карман недобросовестных работников (это может быть как бухгалтер, так и сотрудник торговой точки, сдающий выручку в бухгалтерию, а возможно, они действовали в сговоре и делили «навар» пополам).
Контроль «черного нала»
Не секрет, что в условиях отечественной экономики многие субъекты хозяйствования функционируют с использованием так называемого «черного нала», то есть наличных денежных средств, не проходящих по учету и невидимых для налоговых органов. С помощью такой «налички» выплачивается заработная плата «в конвертах», осуществляется оплата товаров, работ и услуг, приобретаются подарки «нужным людям» и т. д.
Если на предприятии используется «черный нал», то перед руководителем возникает серьезный вопрос: как обеспечить контроль за поступлением и расходованием «налички»? Ведь по сравнению с «белыми» наличными деньгами здесь ситуация намного сложнее: если «белые» должны оформляться бухгалтерией, то с «черным налом» все по-другому: приходный ордер не выпишешь, в кассовую книгу информацию не занесешь, в сейф остаток не положишь.
Кстати, в некоторых случаях имеет смысл не поручать ведение «черного нала» бухгалтеру – в бухгалтерии и без того работы достаточно. Можно доверить эти функции другому сотруднику – например, начальнику отдела продаж.
Отчетность по поступлению и расходованию «черного нала» должна составляться ежедневно. В конце каждого дня сотрудник, который работает с «черным налом», приносит руководителю подробный отчет, который должен включать в себя следующие данные: остаток «налички» на начало дня, приход денег за день, расход денег за день и остаток денег на конец дня. Данные по приходу и расходу должны предоставляться в разрезе каждой операции: от кого, за что и сколько поступило, кому, за что и сколько уплачено. Остаток денег должен быть предъявлен руководителю для пересчета.
Многие руководители для контроля «черного нала» практикуют несложный прием – внезапную проверку. Для этого следует вызвать к себе сотрудника, работающего с «черной кассой», и попросить его показать остаток по кассе, а также подробно рассказать, какой с начала дня был приход и расход. Если сотрудник не дал вам вразумительного ответа, у вас есть все основания сомневаться в его честности.
Проверка складского учета
Складской
Среди злоупотреблений, встречающихся на складе, в первую очередь нужно отметить следующие: прямое хищение товарно-материальных ценностей; необоснованное (без наличия уважительных причин) списание их по акту; «липовая» усушка, утряска и естественная убыль; неполное оприходование или излишнее списание товарно-материальных ценностей, несоответствие учетных и отпускных единиц измерения и др. Наиболее распространенные виды мошенничества рассмотрены выше, в разделе «Операции с материальными ценностями».
Какие же проверки может проводить на складе руководитель предприятия, если учесть, что ему нужно сделать это как можно быстрее, чтобы оперативно получить нужную информацию?
В первую очередь это должны быть выборочные и тематические проверки. Очевидно, что проведение комплексной проверки складского учета или полной инвентаризации товарно-материальных ценностей – это не та работа, которую должен выполнять руководитель предприятия. Но если, например, в результате выборочной или тематической проверки выяснилось, что на складе далеко не все в порядке, то директор может назначить проведение внеплановой полной инвентаризации.
Проведение выборочной проверки
Выборочная проверка складского хозяйства – это проверка, при которой отслеживаются движение и остатки лишь некоторых, выбранных в произвольном порядке товарно-материальных ценностей за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения проверки: в таком случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета.
Основная цель выборочной проверки – в первую очередь проследить движение и остатки следующих категорий товарно-материальных ценностей:
– наиболее ходовые и востребованные у покупателей;
– являющиеся в настоящее время дефицитными товарами на рынке;
– эксклюзивные;
– сырье, материалы и товары, в состав которых входят драгоценные металлы и камни или которые сами по себе являются драгоценными металлами и камнями.
Допустим, вы определились, движение и остатки каких именно товарно-материальных ценностей вы хотите оперативно проверить и какой период времени должна охватывать эта проверка. В первую очередь вам нужно запросить в бухгалтерии все документы, имеющие отношение к выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку (хотя это и не обязательно), накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих ценностей покупателям, накладные на их внутреннее перемещение, акты на списание товарно-материальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Как отмечалось в разделе «Неполное оприходование», копии складских ордеров должны передаваться в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами (приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что создает благоприятные условия для мошенничества.