Номер 1. Как стать лучшим в том, что ты делаешь
Шрифт:
Такими поглотителями времени я считаю, например, конференц-звонки, в которых участвует более трех человек и которые длятся более 15 минут. Я старался не принимать участия в таких телефонных дискуссиях (точно так же я ценил и время своих менеджеров: сам никогда не инициировал ни одного конференц-звонка).
Другим моим поглотителем времени была неудачная система организации архивов. Я мог 5–10 минут потратить на поиски какого-то документа в своем компьютере. После того как я перенял систему архивации у одного из своих коллег и научился в совершенстве владеть функцией поиска, проблема была решена.
Всегда просите людей, у которых нет, как вам кажется, проблем с управлением временем, поделиться своими секретами. Я делаю это постоянно и часто открываю для себя что-то новое.
Однажды я спросил коллегу, которая успевала проделывать колоссальный объем дел за рабочий день и сохраняла удивительную работоспособность до самого позднего вечера, в чем ее секрет. Ответ меня удивил. «Я никогда не ухожу домой, пока не отвечу на все письма и на все звонки», – сказала она. Я сделал
Используйте время с максимальной эффективностью.
Вы едете в машине? Слушайте новости, аудиокниги, думайте, делайте звонки (я специально назначал звонки на то время, когда планировал ехать на работу или с работы).
Общественный транспорт дает возможность что-то прочитать по пути.
Летом мы живем на даче. Поэтому утром я выезжал на работу тогда, когда дороги еще пустые (на этот маршрут у меня уходит 30 минут). Обратная дорога просто убивала меня, так как на это уходило уже 1 час 20 минут (не меньше). Шесть часов каждую неделю! Почти сутки в месяц! Когда я подсчитал это, то ужаснулся и в тот же день начал слушать аудиокниги (мне они даются хуже, чем чтение, но все лучше, чем слушать музыку).
Приходится что-то или кого-то ждать? Носите с собой книгу или папку «Для чтения».
Научитесь начинать. Практика показывает, что это одна из основных причин нехватки времени. Мы затягиваем все до последней минуты, не зная, с чего начать или как начать.
Проект может вызывать у вас тоску, но, сколько бы вы ни скучали над ним, ваш начальник не подойдет к вам и не скажет: «Я вижу, что тебе не нравится эта работа, давай я поручу тебе что-то более приятное».
Тот, кто может быстро стартовать и быстро работать, обычно не жалуется на нехватку времени.
То, как вы относитесь ко времени, как вы им распоряжаетесь, многое может сказать о вас.
В общем, вам наверняка будет над чем поработать в вопросе управления временем. Но чем лучше будут ваши результаты в этом вопросе, тем в лучшей ситуации по сравнению с другими вы окажетесь.
Начинайте быстрее и лучше.
Двигаться к цели будете быстрее – факт.
И финишируете первым – факт.
Вот вам небольшой бонус на эту тему.
Я попросил Глеба Архангельского – №.1 в российском тайм-менеджменте – поделиться советами с читателями книги «Номер 1».
Глеб – генеральный директор ОАО «Организация Времени», кандидат экономических наук, автор бестселлера «Тайм-драйв».
Его сайт: www.ov1.ru и твиттер www.twitter.com/glebarhangelsky
Совет 1. Ставьте четкие цели.
Создайте свою «стратегическую картонку» – список ключевых целей (как личных, так и рабочих) на текущий год. Это может быть закладка в ежедневнике, категория в Outlook, заметка в Evernote и т. п. Цели – это 3–5–7 важнейших достижений, которые вы по-настоящему хотите реализовать в ближайшие несколько месяцев. Ставя цели, используйте конкретные, измеримые формулировки: «Повысить личный доход на 20 % к сентябрю», «Снизить вес на 4 кг в течение 2-го квартала» и т. п. Начинайте планирование дня со взгляда на свою «стратегическую картонку». Подумайте: «Какой шаг я могу сделать сегодня, чтобы достичь этих целей?»
Совет 2. Боритесь с неприятными делами, встающими на пути к целям.
Вспомните: есть ли у вас «лягушки»? Это маленькие, не требующие много времени, но неприятные и откладываемые дела. Каждое утро съедайте натощак одну «лягушку», не приступая к другим делам. Заряд бодрости на весь день обеспечен! Вы удивитесь, насколько сильно вскоре приблизится достижение ваших целей.
Совет 3. Делите больших «слонов» на маленькие «бифштексы».
«Слоны» – это огромные, долгосрочные задачи, для выполнения которых нужно делать небольшой шаг каждый день: например, написание дипломной работы, покупка/обмен квартиры, снижение веса, изучение иностранного языка. Каждый день планируйте себе съедение небольшого бифштекса – кусочка слона. Формулируйте бифштексы результато-ориентированно. Например, не «читать правила дорожного движения», а «решить 10 экзаменационных карточек». Для сложных слонов нарисуйте обзорную «схему разделки туши»; заштриховывайте выполненные части.
Совет 4. Планируйте день по жестко-гибкому алгоритму.
Разделите день в ежедневнике на две колонки: слева – «жесткие встречи», справа – «гибкие задачи». В Outlook слева – Календарь, справа – Задачи. В колонку «Жесткие встречи» ставьте события, привязанные к определенному, заранее известному времени. Жесткие встречи не должны занимать более 50–60 % рабочего дня. Остальное – для гибких задач и неожиданных обстоятельств. В колонку «Гибкие задачи» выписывайте все, что нужно сделать сегодня, но непринципиально, в какое время. Гибкие задачи выполняйте в порядке приоритетности: самым важным уделяйте лучшее время.
Совет 5. Выявляйте личные ценности с помощью «Мемуарника»
В конце дня оглянитесь назад и вспомните Главное событие дня. Запишите его в ежедневнике или в отдельном блокноте. Подумайте, какая ваша жизненная ценность сделала именно это событие главным событием дня? «Успех», «Благосостояние», «Семья», «Красота», «Азарт», «Признание», «Любовь»?.. В конце недели перечитайте ваши Главные события дня и сформулируйте Главное событие недели. С ценностями из «Мемуарника» сверяйте ваши повседневные дела и цели, которые ставите.
Совет 6. Привязывайте дела не
Многие дела привязаны не к жесткому времени, а к «контексту», например: «Люди» – задачи, которые удобно решить в момент общения с каким-либо человеком; «Места» – в момент нахождения в определенном месте; «Проекты» – в момент работы по определенному проекту.
Заведите в ежедневнике или Outlook отдельные разделы для таких задач. Заглядывайте в них в момент общения с человеком, находясь в соответствующем месте, и т. п. Продумайте и используйте собственные контексты, например «Регионы», «Филиалы», «Поставщики», «Друзья», «Учеба» и т. п.
Совет 7. Награждайте себя «промежуточными радостями».
Выпишите в отдельный раздел ежедневника те награды, которыми побалуете себя за достижения по «слонам» и «лягушкам». Например: «Допишу 2-ю главу диплома – схожу в любимый ресторан», «Съем 15 “лягушек” – куплю себе (что-нибудь приятное)». В качестве радости не назначайте себе то, что вы и так делаете регулярно. Выделите какие-то приятные занятия, которые используются именно и только как награда за выполненные важные дела.
Совет 8. Заведите «Творческую картотеку».
Если вы много работаете над творческим продуктом (статьи, документы, презентации, бизнес-идеи…), заведите творческую картотеку – единое хранилище ваших мыслей. Это могут быть блокнот, коробка с бумажными карточками, заметки в Outlook, Evernote и т. п. Первый принцип картотеки: любая мысль должна быть материализована, не оставаться в голове. Второй принцип: каждой мысли – свой материальный носитель. Третий принцип: карточки нужно регулярно просматривать, особенно когда вы впадаете в «творческий ступор».
Совет 9. Спланируйте и организуйте отдых в течение рабочего дня.
Раз в 1–1,5 часа обязательно делайте мини-перерыв на отдых. Чтобы не забывать об этом, поставьте напоминалку в Outlook или мобильный телефон. Во время перерыва переключайтесь по максимуму. Выйдите из помещения, сделайте небольшую разминку, подышите воздухом.
Старайтесь полностью «отключить мозг» от рабочих проблем во время перерыва. Например, прочитайте вслух какое-нибудь стихотворение; найдите неожиданную новую деталь в привычном пейзаже.
Совет 10. Практикуйте ТМ-техники ежедневно.
Подпишитесь на мой твиттер www.twitter.com/glebarhangelsky. Читайте в нем ежедневные #ТМсоветы и #ТМцитаты, делитесь опытом и получайте опыт других людей в #ТМкейсах.
Задавайте мне вопросы – твиттер я читаю ежедневно и на интересные вопросы отвечаю быстро. Используйте соцсети не для пустой траты времени, а для получения ежедневной порции ТМ-техник!
Ну что, за работу быстрее и без проволочек?
Глеб Архангельский. Тайм-драйв. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.
Лотар Зайверт. Если спешишь – не торопись. М.: АСТ, Астрель, 2007.
Даниил Гранин. Эта странная жизнь. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
Роберт Блай. 101 способ заставить каждую секунду работать на вас. М.: Рипол Классик, 2007.
Дэвид Аллен – все книги.
Пунктуальность
Важный навык.
Редкий навык.
Быть пунктуальным с каждым годом все сложнее и сложнее.
С одной стороны – пробки.
С другой стороны – некое всепрощение: мол, «как же с этими пробками и многозадачностью» успеть прийти вовремя?
Но для №.1 важно быть пунктуальным по жизни, быть пунктуальным всегда и везде:
• вовремя приходить на встречу, работу, переговоры;
• вовремя сдавать работу;
• вовремя делать звонок;
• вовремя закрывать проект;
• вовремя отправлять письмо.
У японцев есть концепция управления производством just in time – точно в срок. Возьмите ее на вооружение.
Делайте все точно в срок.
Приходите всегда точно в срок.
Будьте японцем, станьте настоящим самураем, когда дело касается времени.
Если у вас не получается быть пунктуальным, придумайте себе мотивацию.
Например, я, когда опаздываю на встречу, всегда плачу за всех ее участников, сколько бы их ни было.
Однажды я «попал» на очень большие деньги – и с тех пор не опоздал ни разу.
Лучше прийти раньше на 15 минут, чем опоздать на всего лишь одну минуту (могут не простить).
В компании Procter & Gamble есть замечательное правило: если ты не пришел на пять минут раньше, ты на пять минут опоздал.
Это должно быть и вашим правилом.
Лучше сдать работу на несколько часов раньше.
Иногда это не получается: проект большой, много вовлеченных сторон, согласований…
Тогда высший пилотаж – сдать в срок.
Однажды клиент ждал от меня отчет «сегодня».
В 19 часов он позвонил мне сам. Отчет не был готов (было много нюансов), но я успокоил его и сказал, что отчет будет.
В 23:58 (без преувеличений!), за две минуты до окончания «сегодня», я отправил ему письмо с отчетом.
В 23:59 я получил ответное письмо: «Сражен».
Лучше отправить письмо на пять минут раньше.
А вот звонить нужно точно в срок.
Меня удивляют люди, которые дозвонятся до меня и спросят: «Удобно вам сейчас поговорить?»
Я прошу перезвонить через 15 минут, а мне перезванивают через два часа.
Удивите меня!
Если я попросил перезвонить через семь минут, перезвоните через семь минут!
В общем, будьте пунктуальны. Всегда.
Будете пунктуальны вы – другие будут подтягиваться, будут пунктуальными по отношению к вам.