Офисный компьютер для женщин: Изучаем Word, Excel, Outlook, PowerPoint
Шрифт:
Рис. 1.101. Вот такой указатель
Кнопка Обновить указатель
Таблица ссылок
Это аналог списка литературы, но для юридических источников, прав и законов.
Выделяете
А потом кнопкой Таблица ссылок
Рассылки
Эта вкладка в меню создана для облегчения электронной и обычной переписки.
Создать
В эту группу входят следующие кнопки.
Конверты. Позволяет создать и распечатать шаблон конверта. Чтобы долго не объяснять, посмотрите на Образец на вкладке Конверты в окне Конверты и наклейки, которое открывается при нажатии этой кнопки (рис. 1.102). От вас требуется только ввести нужные данные и правильно подать конверт на печать (рядом с образцом есть область Подача, в которой показано, как именно вам нужно засовывать конверт в принтер).
Рис. 1.102. Конверты
Наклейки (рис. 1.103). Посмотрите на образец и введите нужные сведения. Печатать можно на «самоклейке».
Рис. 1.103. Наклейки
Начать слияние
Эта группа для тех, кто ведет активную переписку. Выполнить слияние – это значит составить письмо, которое нужно разослать многим людям (организациям). Часть текста в этом письме будет одинакова для всех, а часть Word сам будет менять для каждого отдельного получателя.
Откройте список кнопки Начать слияние и выберите строку Пошаговый мастер слияния. Вам довольно подробно объяснят, что нужно делать.
С помощью Word вы можете сделать свою записную книжку. Щелкните на кнопке Выбрать получателей и выберите команду Ввести новый список. Откроется окно (рис. 1.104).
Теперь ввести все ваши контакты – дело времени. Стрелка в заголовках столбца потом поможет вам отсортировать данные, так что вводить их можно в любом порядке.
В этом окне еще есть такие кнопки:
• Создать запись – для создания новой строки;
• Удалить запись – соответственно, для удаления строки;
• Найти – если у вас список разрастется до неприличных размеров, воспользуйтесь этой кнопкой, когда вам нужно будет что-то найти в списке;
Рис. 1.104. Создаем адресную книгу
• Настройка
А еще в списке кнопки Выбрать получателей есть строка Выбрать из контактов Outlook. Outlook – это почтовая программа пакета Microsoft Office, мы ее рассмотрим в гл. 4. Приятно, что все программы пакета работают вместе и что можно вот так запросто переносить сведения из одной программы в другую.
Составление документа и вставка полей
Эта группа в меню позволяет составить документ, который вы потом разошлете многим адресатам.
Представьте себе письмо (рис. 1.105).
Часть письма одинакова для всех, кому оно предназначено, но имя и адрес нужно вписать каждому свой.
Область документа, которая для всех адресатов разная, называется полем слияния. Имя поля всегда заключается в кавычки («»).
Рис. 1.105. Письмо для рассылки
С вашего позволения, остальные подробности я оставлю вам на самостоятельное изучение. Не забывайте, что вы всегда можете воспользоваться справкой, которая открывается при нажатии клавиши F1.
Просмотр результатов
Если вы ведете деловую переписку (точнее, рассылку, то есть отправляете свои письма большому количеству адресатов одновременно), то желательно не делать ошибок в адресах и именах тех, кому вы пишете ваши обращения.
Для этого и существует группа Просмотр результатов. Перед тем как окончательно выполнить слияние, вы можете вручную просмотреть все письма и исправить в них случайные ошибки.
Завершить
В этой группе находится единственная кнопка – Найти и объединить. С ее помощью можно завершить процесс слияния. Вы создадите отдельные документы для каждого письма, чтобы потом отправить их на принтер или разослать по электронной почте.
Рецензирование
Эта вкладка для редакторов (в смысле, тех самых, которые книги редактируют), а также для всех, кто работает с текстом. Правят, оставляют замечания и примечания.
Правописание
Проверка правописания – очень полезная вещь, к тому же она постоянно включена. Все неправильные слова сразу подчеркиваются, то есть все ошибки и опечатки тут же можно исправить. Но учтите, что это не панацея. Русский язык настолько богат и могуч, что далеко не все ошибки можно выловить.
Расскажу о возможностях проверки правописания подробнее.
Все неправильно написанные слова подчеркиваются красной волнистой линией (это орфографические ошибки), а предложения – зеленой (это грамматические ошибки).
Если слово подчеркнуто, а вы не понимаете, в чем ваша ошибка, щелкните на нем правой кнопкой мыши. Теоретически в меню вам должны предложить правильный вариант написания слова, который можно выбрать из списка (рис. 1.106). На практике такого слова может просто не оказаться в словаре. Например, нет в словаре слова «комп», но его можно туда добавить (если выполнить команду Добавить в словарь).