Основы деловой риторики, или Король говорит
Шрифт:
Еще один небольшой пример: положим, у вас намечается конфиденциальная встреча с важной персоной на вашей рабочей территории; постарайтесь всеми силами эту конфиденциальность и поддержать, избегая посторонних вторжений, звонков и иных отвлекающих моментов; не забудьте приготовить необходимые документы, чтобы потом не искать их в судорогах; позаботьтесь о воде, кофе или чае – подобные атмосферные моменты можно смело отнести к технической части, хотя и душевный комфорт они тоже обеспечивают.
Сложнее обстоит дело с морально-психологическими условиями контакта хотя бы потому, что число компонентов влияния здесь куда больше, да и все они требуют не только коммуникативных навыков, но и знаний в области психологии управления. Остановимся на ключевых ошибках при организации рабочей атмосферы.
– Чуждая коммуникативная среда – ею будет любая территория, которая не принадлежит вам
– Чрезмерная ритуализированность общения – это в первую очередь перегруз процесса коммуникации нефункциональными ритуалами, усложненными нормами и правилами, которые ничего не решают, а лишь отвлекают внимание собеседника и в ряде случаев весьма раздражают. На одном из корпоративных тренингов на такую вот ритуализированность мне пожаловался персонал: руководитель, желая ежеминутно подчеркивать свой статус и привлекать внимание к своей персоне, вменил в обязанность подчиненным вставать, как только он входит в какой-либо кабинет. При этом сотрудники могли быть заняты клиентом, телефонным разговором, важными бумагами – не суть; сколько бы раз ни зашел руководитель, изволь встать по стойке смирно! Как вы думаете, насколько разумна эта норма? Насколько она функционально обусловлена и полезна? Какую задачу решает этот ритуал? Скорее, эта норма вредоносна и отчасти абсурдна, ведь в условиях экономии времени и растущей динамики жизни служебный этикет должен быть максимально демократичным (не путать со вседозволенностью!) и разумным. Иначе мы утонем в придворных ритуалах и бесконечных «пардонах».
– Нарушение паритетности сторон – довольно частая ошибка, продиктованная в первую очередь неумением менять роли (помните, мы говорили о ролях в первом разделе?). И хуже всего смена ролей дается именно руководителям: пригласив своих подчиненных на встречу, совещание, переговоры, они по-прежнему продолжают лидировать и «командовать парадом», даже если вопрос – за пределами их ответственности или компетентности. Такая модель поведения переносится и во внешнюю среду, где люди равных статусов продолжают выяснять, кто из них равнее. Чаще всего в таких случаях идет давление авторитетом, возрастом, заслугами, материальными возможностями, опытом. А тем временем выигрывает тот, кто умеет слушать и поддерживать равенство хотя бы на время совместной коммуникации и решения вопроса. Для соблюдения паритета нужно совсем немного: поставить интересы дела выше амбиций! Попробуйте доверять вашему собеседнику, невзирая на разницу положений, и ценить любую его попытку найти оптимальное решение рабочих вопросов.
– Неуместные замечания и комментарии чаще всего становятся результатом тех самых нездоровых амбиций, невысокого уровня культуры или намеренной провокации. Застраховаться от них на сто процентов нельзя, даже если вы неплохо изучили публику. А вот реагировать или нет – выбирать вам! И прежде чем выдать ту самую реакцию, задайте себе вопрос: зачем человек себя так ведет? Это позволит вам отключить эмоцию и рассуждать логически. Да, истинных намерений вы можете сразу и не понять, но вот на провокацию точно не среагируете, а этого мы и добивались! Иногда, получая некорректную реплику из зала (поверьте, мне тоже доставалось не раз), я стараюсь даже усугубить ситуацию, замедляя свою реакцию и давая собеседнику вдоволь «поглумиться». Он наивно наслаждается минутой славы, я же тем временем пытаюсь понять его намерение и заготовить достойный ответ.
– Низкий уровень готовности считаю самой недостойной моделью поведения спикера! Никакие должности, звания и боевые заслуги не могут послужить оправданием такого поведения. Либо мы готовимся и общаемся на соответствующем уровне, либо переносим встречу по причине неготовности к ней. Во всяком случае, это лучше, чем оправдываться или агрессировать, как загнанный зверь, когда вас уличат в некомпетентности. Понятие готовности распространяется и на обстановку, в которой вы выступаете, и на вас самих (личностная готовность, готовность профессиональная, моральная, предметная и т. п.). Нередко люди берут на себя смелость рассуждать публично о вещах, в которых мало смыслят. При этом они не дают себе труда предварительно подготовиться, что-то изучить, с кем-то посоветоваться, а уповают на тот же статус и прошлые заслуги. Это в корне неправильно и небезопасно для вашей репутации! Публично проколовшись один раз, вы можете больше никогда не вернуться в прежнее состояние равновесия, помните об этом.
– Ожидания слушающих не оправданы – это печальный результат коммуникации, построенной на ваших амбициях, но без учета всех остальных параметров. Что чаще всего раздражает и разочаровывает публику? Догадаться нетрудно: высокомерие оратора, его отстраненность от слушателей, игнорирование их интересов и мнений, некомпетентность, неподобающие условия среды. Иными словами, все то, о чем мы говорили ранее. Стоит ли повторяться? Скажу лишь одно: публика простит вам перебои с техникой, но никогда не простит пренебрежительного отношения к себе (даже если не покажет этого открыто)!
7. С каким эффектом вы говорите?
Ожидаемые эффекты, или результаты коммуникации мы уже затрагивали, когда учились работать с целями взаимодействия и переводили наши желания и ожидания в действия других людей – партнеров по общению. Помните? Даем информацию – ожидаем осведомленности; побуждаем к действиям – ждем активности и т. д. Чем конкретнее при этом будет представлен в вашем понимании результат (в деталях, сроках, цифрах, мерах, моделях поведения), тем четче будет простроен и путь к нему. Напомню еще об одном моменте – факторе аудитории, решающем и предопределяющем! Результат, планируемый в отрыве от аудитории и без учета ее особенностей, будет слишком обобщенным, но отнюдь не универсальным. В классической риторике есть один весьма полезный постулат: «Нет двух одинаковых аудиторий, значит, не может быть и двух одинаковых речей!». Мои коллеги-педагоги, как никто другой, ощущают на себе верность этих слов, ведь с каждым новым курсом, новым потоком студентов нам приходится все больше перекраивать материалы наших лекций (сказывается и разница поколений, и фактор устаревания информации, и количественный состав, и гендерное наполнение). Тех, кто ленится обновляться, сразу настигает «меч правосудия», ибо аудитория голосует ногами за преподавателя (кстати, как и за политика!), то есть приходит его послушать или нет. В управленческой среде все будет несколько проще, если речь идет о внутренней коммуникации с коллективом, который вам хорошо знаком; и так же сложно и хлопотно, как нам, педагогам, если речь идет о коммуникации внешней с малознакомым партнером или массовой аудиторией. Примите к сведению и не ленитесь заморачиваться на аналитику и подготовку: все ваши усилия будут с лихвой компенсированы устойчивым ожидаемым результатом!
От чего еще зависит эффективность и результативность вашего общения? Логично, что от качества информации и способа ее подачи, правильности организации коммуникативных условий и учета закономерностей потери или искажения информации (что неизбежно в любом случае!). Что имеется в виду? В процессе коммуникации любого типа, даже непосредственной, невозможно на 100 % быть уверенным в правильности подачи или приема информации. Безусловно, хорошо организованная обратная связь увеличивает уровень понимания и восприятия сказанного, но все равно не позволяет довести эту систему до абсолюта, проверено! Процесс искажения и потери информации шутливо проиллюстрировал А. Моль на примере коммуникативной цепочки «капитан – адъютант – сержант – капрал – рядовые солдаты». Не стану утомлять вас всеми текстовыми метаморфозами и приведу в пример только исходный текст и его конечный вариант. Вы и так все поймете сами!
Капитан – адъютанту:
Как вы знаете, завтра произойдет солнечное затмение, а это бывает не каждый день. Соберите личный состав в 6 утра на плацу в походной одежде. Они смогут наблюдать это явление, а я дам им необходимые объяснения. Если будет идти дождь, то наблюдать будет нечего, в таком случае оставьте людей в казарме.
…………………….
Капрал – солдатам:
Завтра в самую рань, в 6 часов, солнце на плацу произведет затмение капитана в казарме. Если будет дождливо, то это редкое явление состоится в походной одежде, а это бывает не каждый день.