Ресторан выездного обслуживания (кейтеринг): с чего начать, как преуспеть

Погодин Кирилл

Первые кирпичики в фундамент успешного мероприятия закладываются на этапе переговоров: от того, насколько удачно был выбран способ коммуникации, зависит эффективность взаимодействия с клиентом. Если перед вами частный заказчик, желающий устроить банкет в честь свадьбы, юбилея или любого другого события, то вам предстоят устные, гораздо более длительные и подробные, чем с корпоративным клиентом, переговоры. Как правило, «непрофессиональные» заказчики задают больше вопросов, зачастую с недоверием относятся к контраргументам, им требуется больше времени на обдумывание, принятие решения.

В работе с корпоративным заказчиком также существуют свои нюансы. Например, следует учитывать, что представитель клиента чаще всего не является лицом, принимающим решения. Обычно это менеджер среднего звена, в компетенцию которого входят сбор информации и донесение ее до руководителя. В таком случае перед вами стоит двойная задача: найти контакт с посредником и через него – с тем, кого он представляет. Соответственно возрастает роль презентационных материалов и письменной коммуникации, хорошо сформулированного предложения с детальным описанием возможностей и услуг вашей компании.

К сожалению, именно в части создания коммерческого предложения многие отечественные кейтеринг-службы работают наиболее слабо. Объясняется это тем, что большинство из них – выходцы из ресторанного бизнеса, для которого часто синонимом предложения является само меню. Грамотное коммерческое предложение должно быть емким, но не перегруженным, и непременно содержать следующие части.

• Изложение преимуществ и выгод, которые получит клиент, если выберет вас в качестве подрядчика.

• Предложение по выбору площадки – на тот случай, если клиент не определился с местом проведения мероприятия. Обычно кейтеринг-службы имеют свою базу площадок.

• Сопутствующая информация по меню – что включено в его стоимость, что предлагается дополнительно.

• Конечно же, меню.

• Блок о напитках – холодных, горячих, алкогольных и безалкогольных.

• Блок о дополнительных услугах, если таковые имеются, – украшение цветами, воздушными шарами, приглашение артистов и т. д. Однако большинство кейтеринг-компаний рано или поздно, частично или полностью отказываются от предложения дополнительных услуг как от непрофильной и скорее обременительной для себя деятельности.

• Дополнительная информация о способах оформления мероприятия – сервировки столов, о вариантах одежды персонала и т. д.

Традиционно в стоимость меню помимо себестоимости продуктов включаются их доставка до места проведения мероприятия, работа поваров и официантов, аренда оборудования – столов, стульев, скатертей, посуды и приборов. Иногда в стоимость меню включаются также безалкогольные напитки, чай и кофе. Реже к общей стоимости меню добавляют алкоголь.

Спиртные напитки, как правило, оплачиваются дополнительно. Это происходит в том числе и потому, что кейтеринговые компании в большинстве случаев не отказывают заказчикам, желающим закупить и привезти алкоголь самостоятельно. В этом случае взимается так называемый «пробковый налог» – плата за сервировку (клиентского алкоголя. Плату «сверх» общей стоимости меню в кейтеринге также берут за праздничный торт, меню коктейля для встречи гостей и прочие дополнительные составляющие обслуживания.

В большинстве случаев кейтеринг стремится получить с заказчика 100 %-ную предоплату, но, в общем-то, здесь тоже возможны варианты. Размер предоплаты зависит от комплекса условий:

• если клиент частный и особенно если заказ при этом сложный, связанный с множественными коррекциями меню и т. д., желательно договориться о внесении 100 %-ной предоплаты;

• если клиент корпоративный, являющийся постоянным заказчиком либо имеющий солидную репутацию, допустимо ограничиться просто гарантийным письмом;

• если корпоративный заказчик – новый, неизвестный ни вам, ни на рынке, разумнее всего работать с ним на тех же условиях, что и с частным лицом. Не секрет, что кейтеринговые компании и ивент-агентства работают с одним и тем же целевым клиентом. На практике с каждым годом доля агентских заказов у большинства кейтеринг-служб планомерно растет. Да и бюджеты этих заказов стабильно превышают заказы прямых клиентов. Оно и понятно: там, где есть бюджет на услуги агентства, там и на кейтеринг денег будет выделено больше.

На долю ивент-агентств приходится 25 % и более проводимых кейтеринг-конторами мероприятий. Конечно же, кейтеринг заинтересован в работе с агентствами. Во-первых, это крупные проекты с хорошим бюджетом. Во-вторых, агентства знакомы со спецификой работы кейтеринга и при подготовке к мероприятию зачастую лучше учитывают потребности РВО. Основная масса работы, конечно же, приходится на корпоративные мероприятия. Это, наверное, около 90 % от общей доли совместных с агентствами проектов. И большинство высокобюджетных заказов поступает, само собой, от агентств. Крупным компаниям проще работать с одним подрядчиком – агентством, организуя мероприятия «под ключ». Потом агентства привлекают кейтеринг уже как своего подрядчика. Большинство специалистов по кейтерингу согласятся, что нужно платить агентскую комиссию. Обычно ее размер варьируется от 10 до 15 %. Но все зависит от проекта; конечно же, всегда бывают исключения и размер комиссии иногда увеличивается и вдвое. Иногда ивен-торы перепродают кейтеринг и помимо комиссии еще и завышают ваши цены перед заказчиком. Порой кейтеринг выступает как подрядчик агентства и практически никогда не видит финальную смету, которую агентство выставляет клиенту. Чаще всего такая надбавка все-таки есть. А поскольку кейтеринг обычно до последнего момента не общается с клиентом, не видит смету, то соответственно и не имеет возможности отследить завышение цен для заказчика. Клиент в случае такого завышения цен фактически переплачивает за меню. К тому же существует практика, когда клиент сам проводит мониторинг рынка кейтеринга и даже может обратиться в кейтеринговую компанию напрямую как частное лицо и попросить рассчитать похожее меню. При этом если агентство «накрутило» на стоимости меню, то у клиента может сложиться отрицательное мнение об агентстве, но это, конечно же, не останавливает ивенторов.

Самым важным преимуществом в работе с ивент-агентством, пожалуй, считаются надежность и порядочность кейтеринговой компании. Только потом можно говорить о размере комиссии, ценах на услуги и доступе к заказчику в процессе переговоров.

Стоит понимать, что агентства не работают с одной-единственной кейтеринговой компанией. Всегда необходимо искать для заказчиков что-то новое. У агентства может быть несколько партнеров, работающих в разных ценовых сегментах. Ведь работа только с одной кейтеринг-службой лишает заказчика возможности выбора.

Маркетинг

Несмотря на то что на рынке кейтеринга довольно высокая конкуренция, в большинстве случаев клиент из коммерческого предложения кейтеринг-фирмы не получает ответа на вопрос, почему он должен предпочесть именно ее. Только недавно крупные компании стали акцентировать свои преимущества, впрочем, достаточно расплывчато – «прекрасный сервис», «отменная кухня», «гибкость в работе с клиентом» и т. п. Но и так очевидно, что кейтеринг с сомнительным сервисом, невнятной кухней и отсутствием гибкости в работе на рынке просто не выживет. Коммерческими предложениями и информацией на сайтах следует заниматься более эффективно и особенно четко формулировать их.